Co zawiera dokumentacja pracownicza?

Do dokumentacji pracowniczej zalicza się:
-akta osobowe pracowników (zawierają informacje i dokumenty zgromadzone
w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy),
-pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami).

Jak zmienić dotychczasową, papierową dokumentację na wersję elektroniczną?

Pracodawca, który zamierza zmienić dokumentację pracowniczą z wersji papierowej na elektroniczną musi zrobić jej skany, lub w inny sposób sporządzić jej odwzorowanie cyfrowe. Co istotne takiej zamianie mogą podlegać akta obecnych pracowników, jak i byłych, niezależnie od tego kiedy rozpoczęli pracę i jak długo należy przechowywać ich dokumentację pracowniczą. Zgodność wersji elektronicznej dokumentacji pracowniczej z dokumentacją papierową potwierdza się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Należy jednak zaznaczyć, że pracodawca po zmianie dokumentacji na elektroniczną nadal może powrócić do przechowywania dokumentów w wersji papierowej. Aby tego dokonać pracodawca musi:
-wydrukować wszystkie dokumenty,
-podpisać wydruki (jako pracodawca albo przez osoby przez niego upoważnione, potwierdzając zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym, zrób to na każdej stronie dokumentu (w celach bezpieczeństwa),
-poinformować pracowników o zmianie formy przechowywania dokumentów,
-umożliwić odbiór dokumentów po upływie wyznaczonego 30 dniowego terminu.

Czy należy poinformować pracownika o zmianie formy przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca powinien:
-poinformować obecnych jak i byłych pracowników o zmianie postaci przechowywania ich dokumentacji,
-poinformować o możliwości odbioru poprzedniej wersji dokumentacji w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie formy ich przechowywania.
Warto wspomnieć, że w przypadku śmierci pracownika, prawo odebrania jego dokumentacji w wyżej wskazanym terminie mają:
-dzieci, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
-przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka
-małżonek (wdowa i wdowiec),
-rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposobione.
W przypadku nieodebrania przez pracownika dokumentacji zachowanej w poprzedniej wersji pracodawca może ją zniszczyć po upływie 30 dni od nie poinformowania pracowników o możliwości jej odbioru.

W razie pytań skontaktuj się z naszym specjalistą od prawa pracy i kadr, który chętnie odpowie na wszystkie Twoje pytania, a także sporządzi niezbędną dokumentację.