Kto musi składać deklarację VAT-26?

Co do zasady przedsiębiorcy chcący użytkować w działalności gospodarczej samochody osobowe, motocykle oraz pojazdy o masie całkowitej poniżej 3,5 tony, którym zgodnie z ustawą nie przysługuje prawo do pełnego odliczenia, chcący mimo wszystko korzystać z odliczenia od nich 100 % VAT są zobowiązani do:
-złożenia w ustawowym terminie deklaracji VAT-26,
-prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu oraz
-ustanowić regulamin używania pojazdu w przedsiębiorstwie.

Termin na złożenie deklaracji VAT-26

Wraz z przyjętym pakietem SLIM VAT 2 ustawodawca wydłużył termin na złożenie deklaracji VAT-26. Zgodnie z obowiązującymi do 1 października 2021 roku przepisami, podatnik zgłaszający samochód na formularzu VAT-26 jest obowiązany to zrobić w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesie pierwszy wydatek związany z pojazdem wykorzystywanym wyłącznie w działalności gospodarczej. Jeżeli podatnik nie dochowa wyżej wskazanego terminu i dokona złożenia deklaracji VAT-26 w późniejszym terminie, od wydatków poniesionych w związku z używaniem tego samochodu do dnia złożenia zgłoszenia może odliczyć tylko 50 % VAT. Po dokonaniu formalności związanych ze zgłoszeniem we właściwym urzędzie skarbowym samochodu wykorzystywanego wyłącznie w działalności gospodarczej będzie mu przysługiwało prawo do pełnego odliczenia podatku VAT.

Powyższe jednak ulegnie zmianie. Od 1 października 2021 roku, zgodnie z obowiązującym od tego dnia brzmieniem art. 86a ust. 12 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 (tj. JPK_V7/V7-K).

Zmiana terminu aktualizacji deklaracji VAT-26

Oprócz wydłużenia terminu na złożenie deklaracji VAT-26, ustawodawca przewidział również zmianę w zakresie zgłaszania aktualizacji zawartych w niej danych. Dotychczas, w przypadku zmiany sposobu wykorzystywania pojazdu podatnik był obowiązany zaktualizować informację VAT-26 najpóźniej przed dniem, w którym dokonał tej zmiany.

W nowym stanie prawnym termin ten ulegnie modyfikacji i w przypadku obowiązku zaktualizowania VAT-26 przedsiębiorca będzie miał na to czas do końca miesiąca, w którym zaszły zmiany.
Ponadto jak wynika z opublikowanego projektu Rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, od 1 października 2021 roku miałby obowiązywać również nowy wzór deklaracji VAT-26.

Przepisy przejściowe

Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo bankowe, przepisy art. 86a ust. 12-14 ustawy zmienianej, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej, poniesionych od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy.

Kiedy samochodu firmowego nie trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?

Nie wszystkie pojazdy podlegają obowiązkowi składania deklaracji VAT-26. Co do zasady unormowania te nie dotyczą samochodów o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony, a także pojazdów, których konstrukcja wyklucza użycie ich do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą bądź powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne, do których należą:
-pojazdy samochodowe posiadające jeden rząd siedzeń oddzielony ścianą/trwałą przegrodą od części przeznaczonej do przewozu ładunków, -klasyfikowane jako pojazd wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
-pojazdy samochodowe posiadające kabinę kierowcy wraz z jednym rządem siedzeń, a nadwozie ze względu na konstrukcję stanowi oddzielny element pojazdu,
-pojazdy specjalne (jeżeli wynika to z przepisów o ruchu drogowym), które mają szczególne przeznaczenie (np. koparka, żuraw samochodowy).