Co do zasady sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Oczywiście od tej zasady istnieje wyjątek wyrażony w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z kasy, w którym wskazane są warunki, w jakich sytuacjach podatnik ma prawo korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Na przykład, gdy przedsiębiorca, który dokonuje sprzedaży na rzecz osób prywatnych otrzymuje zapłatę za pośrednictwem rachunku bankowego i sprzedaż tę (otrzymane za nią wynagrodzenie) można powiązać z konkretnym nabywcą nie jest on obowiązany do prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej. Jednak, co należy zrobić, gdy klient poprosi o wystawienie do danej transakcji faktury?

Kiedy sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury na rzecz osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej?

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Powyższe oznacza, że nabywca towaru lub usługi, niebędący przedsiębiorcą chcąc otrzymać fakturę z tytułu zakupu ma obowiązek zgłosić sprzedawcy takie żądanie.

Procedura wystawienia faktury do paragonu dla osoby fizycznej

W przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Zasady tej nie stosuje się, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. Jeżeli jednak faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Jaki jest termin na wystawienie faktury osobie fizycznej?

Jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Jeżeli natomiast przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, albo dokonano całości lub części zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania.