W erze komputeryzacji, pracując coraz więcej czasu spędzamy przed ekranami komputerów, tabletów i smartfonów, na czym cierpi wzrok. Jak wygląda podatkowe rozliczenie zakupu okularów przez pracodawcę, a jak w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej?

Czy pracodawca jest obowiązany do zrefundowania okularów pracownikowi?

Zgodnie z § 8 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Należy jednak zaznaczyć, że powyższy przepis jest bardzo ogólny i nie wskazuje on dokładnych informacji w zakresie między innymi częstotliwości refundacji okularów oraz jej wysokość. Takie dane powinny znaleźć się bowiem przepisach wewnętrznych przedsiębiorstwa np. w regulaminie.

Czy pracodawca za każdym razem jest obowiązany do refundacji zakupu okularów przez pracownika?

Jak już wskazano wcześniej, częstotliwość i wysokość refundacji okularów korekcyjnych pracodawca ustala w przepisach wewnętrznych firmy. Należy jednak zaznaczyć, że w przypadku, gdy pracownik przed upływem ustalonego przez pracodawcę w regulaminie okresu używalności okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze otrzymuje nowe orzeczenie lekarskie z zaleceniem stosowania okularów o takich samych parametrach, pracodawca nie ma obowiązku ich refundacji. Inaczej byłoby, gdyby pracownik na podstawie zaświadczenia lekarskiego wykazał zmianę wady wzroku uniemożliwiającą korzystanie z dotychczasowych okularów i polecenie zakupu nowych okularów o innych niż dotychczas parametrach. Powyższe wynika z tego, że pracodawca realizując obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów do pracy przy komputerze wynikających z przepisów rozporządzenia ma obowiązek umożliwienie mu wykonywania czynności, do których niezbędna jest odpowiednia ostrość wzroku. Mając na uwadze powyższe należy wskazać, że jeżeli zostaną spełnione przesłanki związane ze zmianą stanu wzroku pracownika, pracodawca ma obowiązek dofinansowania zakupu nowych okularów przez pracownika.

Czy zakup soczewek kontaktowych można rozliczyć w ten sam sposób?

Przepisy cytowanego powyżej Rozporządzenia nie odnoszą się w żaden sposób do soczewek kontaktowych, dlatego też odpowiedzi na pytanie, czy pracodawca może również refundować soczewki należy poszukać w orzecznictwie. I tak zgodnie z Interpretacją Indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 31 marca 2017 r., sygn., 0461-ITPB2.4511.78.2017.1.HD „jeżeli lekarz specjalista, w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, zaleci pracownikowi stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów szkieł korekcyjnych (soczewek kontaktowych) pracodawca ma obowiązek je zapewnić.”.
Powyższe oznacza, że pracodawca ma obowiązek dokonać refundacji soczewek kontaktowych jedynie w przypadku, gdy lekarz specjalista wskaże, że ze względu na rodzaj wykonywanej pracy przy ekranie pracownik powinien zamiast okularów stosować właśnie soczewki.

Jak podatkowo należy rozliczyć dofinansowanie okularów/ soczewek dla pracownika?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Mając na uwadze zacytowane wyżej przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – do których, jako odrębnych przepisów odsyła art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – stwierdzić należy, że kwestią zasadniczą jest, aby pracownik – względem którego stwierdzono, na podstawie badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, potrzebę stosowania przy obsłudze monitora okularów korygujących wzrok – został zaopatrzony w okulary zgodne z zaleceniem lekarza, tj. o określonych parametrach (odpowiednich do stanu wzroku pracownika), przeznaczone do pracy przy monitorze.
Ponadto, zauważyć należy, że art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera limitu kwoty, która podlega zwolnieniu z opodatkowania. Jednakże należy mieć na uwadze, że wysokość środków finansowych, jakie pracodawca przeznacza na szkła korekcyjne (soczewki kontaktowe lub okulary), powinna być tak skalkulowana, aby umożliwiała ich zakup zgodnie z zaleceniem lekarza.
Sfinansowanie zakupu okularów korekcyjnych lub soczewek dla pracownika, pracodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, gdyż wydatki te są uznawane do kategorii kosztów pracowniczych, a ich ponoszenie wynika z przepisów prawa i są dokonywane w celu zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy.

Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatek na zakup okularów dla przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą?

Nie. Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych zgodnie przyznają, ze wydatek na zakup okularów lub soczewek mieści się w kategorii wydatków osobistych, i nie zależy on od faktu prowadzenia działalności gospodarczej. Do takiego wniosku doszedł m.in. dyrektor izby skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 10 marca 2016 r., nr ILPB1/4511-1-1645/15-2/AK, czy też interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 stycznia 2009 r. sygn.. IPPB1/415-1312/08-2/EC.