Wynagrodzenia oraz inne świadczenia na rzecz pracowników stanowią istotny element kosztowy w firmie. Na podatnikach zatrudniających pracowników z tytułu wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń ciążą również obowiązki wobec urzędu skarbowego i ZUS. To w jaki sposób ewidencjonujemy  tego typu rodzaju koszty jest więc istotny zarówno ze względu na prawidłowe prowadzenie ksiąg podatkowych, jak i na wykonywanie wspomnianych obowiązków.

Wynagrodzenie za pracę to obowiązkowe świadczenie pracodawcy na rzecz pracowników w zamian za wykonywaną pracę. 

Istotna kwestią są składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne finansowane przez pracowników oraz podlegające potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy.

Przewidziany w ustawie został szczególny moment zaliczania wynagrodzeń do kosztów podatkowych. Z jego uregulowań wynika, że należności ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszt uzyskania przychodu tego miesiąca, za który są należne. Zasada ta obowiązuje jednak tylko  wtedy gdy TY Pracodawco, wypłaciłeś swoim pracownikom przysługujące im wynagrodzenie w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony zgodnie z określonym terminem wypłaty takiego wynagrodzenia. 

Natomiast jeżeli nie zostanie dokonana zapłata w terminie należnym to należności te podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów dopiero w chwili ich faktycznej wypłaty tych świadczeń.

Za dzień wypłaty uważa się datę obciążenia rachunku płatniczego pracodawcy kwotą wynagrodzeń pracowniczych, a jeżeli wynagrodzenia wypłacane są w kasie firmy – dzień odbioru tego wynagrodzenia przez pracownika.

W podatkowej księdze koszty z tytułu wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom zatrudnionym w ramach stosunku pracy ujmuje się wpisu kosztów wynagrodzeń w księdze dokonuje się na podstawie:

• listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze – w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
   
• innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika – jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Szczególne zasady ustalania momentu powstania kosztów odnoszą się również do wynagrodzeń pracowników produkcyjnych. Przy rozliczaniu tych kosztów nie stosuje się więc przepisów dotyczących potrącalności kosztów bezpośrednio związanych z przychodami. Tak wyjaśniają organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 6 marca 2015 r., nr IBPBI/2/423-1475/14/AK oraz z 8 września 2015 r., nr IBPB-1-3/4510-97/15/SK. Pogląd ten podzielają także sądy. Przykładowo WSA we Wrocławiu w wyroku z 18 października 2012 r., sygn. akt I SA/Wr 1003/12 stwierdził, że: „(…) ogólną zasadę, wyrażoną w art. 15 ust. 4-4c updop (art. 22 ust. 5-5b updof – przyp. red.) można stosować tylko o tyle, o ile dla danej kategorii wydatków nie zostały przewidziane szczególne reguły dotyczące zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Takie właśnie regulacje szczególne ustawa o podatku dochodowym zawiera w odniesieniu do wynagrodzeń oraz innych świadczeń pracowniczych (…).

Sporne wynagrodzenia z narzutami należą zatem do powyższej kategorii wydatków, w stosunku do których ustawodawca zrezygnował z oparcia się na metodzie poszukiwania ich związku z przychodem, dla ustalenia momentu ich rozliczenia w czasie (…)”.

Pochodnymi wynagrodzeń wypłacanych pracownikom za pracę świadczoną w ramach stosunku pracy są składki na: 

• ubezpieczenia społeczne.
  
• Fundusz Pracy (FP), 
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP),

które na podstawie odrębnych przepisów pracodawca finansuje z własnych środków.

Koszty z tego tytułu kwalifikuje się do kosztów uzyskania przychodów, składki na ubezpieczenia społeczne od należności pracowniczych, w części finansowanej przez płatnika czyli Ciebie Pracodawco składek , oraz składki na FP i FGŚP są kosztami uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne. Warunkiem koniecznym do takiego rozliczenia jest opłacenie składek:

• z tytułu należności wypłacanych w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
• z tytułu należności wypłacanych w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15 dnia tego miesiąca (tj. miesiąca, w którym są wypłacane)

Stosownie do art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.), Pracodawca składek zatrudniający pracowników opłaca składki za dany miesiąc nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca. Przy czym powołany wcześniej przepis ustawy o PIT przewiduje inny termin na zapłatę tych składek, gdy dotyczą one wynagrodzeń wypłacanych (terminowo) w następnym miesiącu. Aby móc rozliczyć te składki w kosztach miesiąca, za który należne są wynagrodzenia, konieczne jest ich opłacenie o miesiąc wcześniej niż przewiduje to ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych- to ważne aby o tym pamietać.

A TY Pracodawco  płacisz wynagrodzenia i składki dot. obowiązkowego ubezpieczenia ?

 WAŻNE!

Informację przekaż swojej księgowej aby ona prawidłowo naliczyła i ujęła to w koszty. Jeżeli zostaną ujęte w/w jako koszty niezgodnie z zakwalifikowaniem ich w odpowiednim miesiącu to możesz spodziewać się korekty podatku należnego Urzędowi Skarbowemu.