Niewielu pracodawców poszukujących osoby w celu ich zatrudnienia, zdaje sobie sprawę, że już na etapie przeprowadzania rekrutacji przetwarza dane osobowe. Proces poszukiwania kandydatów do pracy zawsze wiąże się z pozyskiwaniem danych osobowych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych np. CV, czy listach motywacyjnych. O czym więc należy pamiętać podczas prowadzenia rekrutacji?

Ograniczenie ilości przetwarzanych danych

Potencjalny pracodawca powinien przetwarzać tylko takie dane osobowe, które są niezbędne w celu podjęcie przez niego decyzji o zatrudnieniu nowego pracownika. Innymi słowy, pracodawca nie może żądać od kandydata danych nadmiarowych, które nie są niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji. Istotne przy tym jest to, że dane osobowe nie mogą być zbierane na zapas, czy też „na wszelki wypadek” bez wykazania zgodnego z prawem celu ich pozyskania i wykazania ich niezbędności dla realizacji tego celu przez administratora. Ponadto pracodawca nie może żądać od kandydatów do pracy informacji wykraczających poza to, co przede wszystkim przewidują przepisy Kodeksu pracy. Zestaw danych, które pracodawca może pozyskać od potencjalnego pracownika został wymieniony w art. 221 ustawy Kodeks pracy i należą do nich dane:
-identyfikacyjne (imię, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia);
-kontaktowe (adres zamieszkania) oraz
-o wykształceniu, umiejętnościach, doświadczeniu zawodowym (ukończonych szkołach oraz studiach, przebytych szkoleniach i kursach, poprzednich pracodawcach, zajmowanych stanowiskach oraz obowiązkach zawodowych).

Dane, których bezwzględnie nie można żądać od kandydata do pracy

Jak wskazano powyżej, pracodawca może żądać od potencjalnego pracownika danych wskazanych w Kodeksie pracy. Oznacza to, że podczas rekrutacji nie wolno pozyskiwać np. danych o stanie cywilnym, wyznaniu, poglądach politycznych, wyznaniu religijnym czy orientacji seksualnej).

Pozyskiwanie danych niewymienionych w art. 221 Kodeksu pracy

Może zdarzyć się, że osoba kandydująca na konkretne stanowisko będzie musiała spełnić pewne określone prawem wymogi, np. wymóg niekaralności i wówczas pracodawca będzie uprawniony do pozyskania informacji o nim w tym zakresie. Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym, prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w rejestrze, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Przykładem dla zastosowania powyższej reguły może być art. 10 ust. 5 pkt 4 ustawy Karta Nauczyciela, zgodnie z którym „Stosunek pracy z nauczycielem mianowanym i z nauczycielem dyplomowanym nawiązuje się na podstawie mianowania, jeżeli nie był skazany prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe”. Ustęp 8a tego samego artykułu stanowi, że „W celu potwierdzenia spełniania warunku, o którym mowa w ust. 5 pkt 4, nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego (…)”. Powyższy przepis jest podstawą do tego, aby zebrać od kandydata do pracy dodatkową daną osobową dotyczącą niekaralności.

Konieczność poinformowania kandydata do pracy o przetwarzaniu danych osobowych

Każdy potencjalny pracodawca, prowadzący rekrutacje zobowiązany jest poinformować osoby, których dane pozyskuje o: pełnej nazwie i adresie swojej siedziby, danych kontaktowych inspektora ochrony danych (o ile go wyznaczył), celu przetwarzania danych oraz podstawie prawnej przetwarzania, znanych mu w chwili gromadzenia danych odbiorcach danych, zamiarze transgranicznego przetwarzania danych (jeżeli taki istnieje), okresie, przez który dane będą przetwarzane bądź kryteriach ustalania tego okresu, przysługujących jej prawach do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeżeli dane są zbierane na podstawie zgody), prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO, dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach ich nie podania.
Klauzula informacyjna dla potencjalnego pracownika powinna być przedstawiona w sposób czytelny i jasny oraz łatwo dostępny dla kandydata. Można to zrobić np. w treści ogłoszenia o pracę.

Zgoda kandydata na przetwarzanie danych osobowych

Zazwyczaj kandydaci do pracy w składanych dokumentach np. CV, lub listach motywacyjnych umieszczają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych. Co istotne, dane te zostały określone w art. 221 Kodeksu pracy, a w CV często umieszczane są informacje, które wykraczają poza ten zakres. Co w takiej sytuacji powinien zrobić pracodawca, który ma do czynienia z danymi nadmiarowymi? Co do zasady przyjąć należy, że jeżeli dane te nie należą do kategorii danych wrażliwych, to pracodawca może je przetwarzać na podstawie wyrażonej przez kandydata zgody. Kandydat bowiem zna zakres danych, jaki przekazuje pracodawcy. Oznacza to, że zwykłe dane osobowe, które wykraczają poza zakres uregulowany przepisami prawa pracy, są przetwarzane przez pracodawcę na podstawie zgody kandydata, która przejawia się przez działanie, polegające np. na przesłaniu potencjalnemu pracodawcy CV.

Jak długo należy przechowywać dane potencjalnego kandydata do pracy, który nie przeszedł pomyślnie procesu rekrutacyjnego?

Co do zasady dokumenty kandydata do pracy, który nie został wybrany na dane stanowisko należy zniszczyć i zaprzestać ich przetwarzania. Możliwe jest jednak przetwarzanie tych danych na poczet przyszłych rekrutacji, jeżeli kandydat do pracy, w składanych potencjalnemu pracodawcy dokumentach, wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych w celu wzięcia udziału w przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez pracodawcę.