Co do zasady potencjalny pracodawca może zbierać dane osobowe zakres danych osobowych, które są mu niezbędne do realizowanych przez niego celów tj. rekrutacji.

Jakich danych może wymagać podczas rekrutacji potencjalny pracodawca?

Zgodnie z art. 221 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jakich danych pracodawca nie może wymagać od kandydata do pracy?

Pracodawca nie może żądać od kandydata danych wykraczających poza zakres, który został wskazany w wyżej wskazanym przepisie kodeksu pracy. Inne dane są uważane jako dane nadmiarowe. Oznacza to, że dane takie jak między innymi:
-danych o stanie cywilnym,
-wyznaniu,
-poglądach religijnych,
-orientacji seksualnej.
W określonych przepisami prawa przypadkach pracodawca może żądać od kandydata np. zaświadczenia o niekaralności. Wówczas ma on prawo pozyskać to zaświadczenie. Istotne jest jednak to, że wymóg pobrania danej informacji musi wynikać wprost z przepisów prawa, nie może być wewnętrznym postanowieniem danej firmy. Zawodami, do których dostęp ograniczony jest ze względu na wymóg niekaralności są między innymi:
•nauczyciele (art. 10 ust. 8a ustawy – Karta Nauczyciela), „
•straż graniczna (art. 31 ust. 1 ustawy o Straży Granicznej),
• detektywi (art. 29 ust. 2 ustawy o usługach detektywistycznych),
• osoby ubiegającej się o zatrudnienie w podmiotach sektora finansowego.

Czy po zakończeniu rekrutacji można przechowywać dane osobowe kandydatów, którzy nie zostali przyjęci do pracy?

Potencjalny pracodawca nie może wykorzystywać danych potencjalnego pracownika do celów przyszłej rekrutacji, jeżeli kandydat nie wyraził na to zgody. Pracodawca po zakończeniu procesu rekrutacji powinien usunąć dane osobowe kandydata. Jeżeli jednak kandydat do pracy, w składanych potencjalnemu pracodawcy dokumentach, wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych w celu wzięcia udziału w przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez pracodawcę, dane te mogą być w tym celu przetwarzane. Dlatego też, jeżeli przedsiębiorca zamierza zbierać dane osobowe do potencjalnych przyszłych rekrutacji powinien pobrać od kandydata do pracy stosowną zgodę w tym zakresie.
Należy przy tym zaznaczyć, że przy pobieraniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, wymagane jest pouczenie osoby wyrażającej zgodę o możliwości jej cofnięcia w dowolnym momencie.