Zgodnie z art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Kiedy pracodawca musi zapewnić pracownikom posiłki i napoje profilaktyczne?
Szczególne przypadki, w których pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom posiłki i napoje regeneracyjne zawiera Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Zgodnie z § 3 wyżej wskazanego rozporządzenia pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace:
-związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
-związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet zmiany roboczej , wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10 stopni C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25oC,
-związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,
-pod ziemią.
Paragraf 4 tego samego rozporządzenia wskazuje natomiast, że pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym:
-w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25oC,
-w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,
–przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10 stopni C lub powyżej 25 stopni C,
–przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
-na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28oC.

Posiłki i napoje regeneracyjne jako koszt uzyskania przychodu

Co do zasady przepisy prawa podatkowego nie przewidują szczególnych uregulowań dotyczących zaliczania do kosztów uzyskania przychodów posiłków i napojów profilaktycznych zapewnianych pracownikom. Oznacza to, że do powyższych wydatków ma zastosowanie ogólna zasada dotycząca kosztów wyrażona w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nią posiłki i napoje dla pracowników będą mogły stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że wydatki te są związane z uzyskaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła przychodu oraz są poprawnie udokumentowane.

Posiłki i napoje profilaktyczne a podatek VAT

Na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług gastronomicznych z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Możliwość odliczenia podatku naliczonego od zakupu posiłków profilaktycznych zależy od sposobu ich nabycia. Pracodawca nie będzie miał prawa odliczenia VAT naliczonego w przypadku, gdy zakupi posiłki profilaktyczne dla pracowników w miejscu w którym są one przygotowywane i podawane, np. w restauracji lub barze. Natomiast w przypadku, gdy nabycie posiłków następuje w formie usługi cateringowej, lub w ramach usług stołówkowych wówczas pracodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z tytułu ich nabycia. Powyższe stanowisko znajduje swoje potwierdzenie miedzy innymi w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 11 kwietnia 2012 r., nr ILPP2/443-39/12-4/EN, oraz interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 27 września 2011 r., nr ITPP1/443-998/11/BK.
Ponadto należy zaznaczyć, że nieodpłatne przekazanie posiłków profilaktycznych pracownikom nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Przekazania tego nie można bowiem uznać za przekazanie towarów na cele osobiste pracowników, o którym mowa w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług.