Firmowe auto to często niezbędne narzędzie pracy wielu przedsiębiorców. Samochód taki może być użytkowany przez przedsiębiorcę w ramach umowy leasingu, lub zakupiony na fakturę. W niniejszym wpisie omówimy możliwość bezpośredniego zakupu samochodu na firmę oraz sposoby rozliczania jego eksploatacji.

Zakup samochodu na fakturę

Tego typu transakcje wiążą się często z jednorazowymi, dużymi nakładami finansowymi. W zależności od ceny samochodu wykazanej na fakturze podatnik będzie obowiązany zaliczyć samochód do środków trwałych. Bowiem, co do zasady przedsiębiorca musi wprowadzić do ewidencji środków trwałych samochód osobowy o wartości przekraczającej 10.000 złotych.
Środki trwałe, co do zasady powinny zostać poddane amortyzacji. Przedsiębiorca może zastosować dwie metody amortyzacji w zależności od tego, czy to samochód nowy, czy używany. W przypadku samochodów używanych można zastosować bowiem stawkę indywidualną. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych za używane auto uznaje się – samochód używany przed nabyciem co najmniej pół roku. W takim przypadku stawka roczna amortyzacji wynosi 40%, a jej okres zostaje skrócony i trwa 2,5 roku. W stosunku do nowych samochodów należy stosować natomiast liniową metodę amortyzacji. Zgodnie z nią standardowy okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych wynosi 5 lat (60 miesięcy), przy zastosowaniu stawki rocznej 20%.
Odpisy amortyzacyjne będą stanowiły dla przedsiębiorcy koszty uzyskania przychodów.

Ograniczenia dotyczące wysokości amortyzacji

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
-225.000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. poz. 317 i 1356),
-150.000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych.

Wartość początkowa samochodu jako środka trwałego

Wartość początkową środka trwałego zazwyczaj określa się jako cenę nabycia. Natomiast zgodnie z art. 22g ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.

Wydatki na eksploatację

Środki wydane na eksploatację auta firmowego, które jest zaliczone do środków trwałych mogą zostać wpisane do kosztów uzyskania przychodów. W zależności od sposobu użytkowania auta (tylko do celów służbowych, lub do celów służbowych i prywatnych) przedsiębiorcę będą obowiązywać różne limity na gruncie podatku dochodowego. Limity te kształtują się następująco:
-do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć 75% wydatku poniesionego na eksploatację samochodu – w przypadku użytku mieszanego tj. na cele mieszane i firmowe samochodu osobowego oraz samochodu ciężarowego niespełniającego definicji pojazdu ciężarowego,
-do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć 100% wydatku poniesionego na eksploatację samochodu – w przypadku użytku samochodu osobowego tylko do prowadzonej działalności gospodarczej. W takim przypadku wymagana jest ewidencja przebiegu pojazdu, sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu oraz zgłoszenia go do urzędu skarbowego na druku VAT-26 (jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT). Innymi pojazdami, które korzystają z możliwości zaliczenia 100 % wydatku na eksploatację do kosztu jest samochód ciężarowy powyżej 3,5 tony lub samochód ciężarowy poniżej 3,5 również z obowiązkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, takiej jak do VAT, sporządzenia regulaminu pojazdu oraz zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26
Do kosztów eksploatacji można zaliczyć paliwo, serwis, nabycie części, myjnię, naprawy.