Podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie zawsze mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Zgodnie bowiem z § 3 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji, w sytuacji gdy kwota obrotu z tytułu sprzedaży na rzecz wyżej wymienionych osób w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym nie przekroczyła 20 000 zł podatnik nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. W przypadku natomiast, gdy rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego limit 20 000 zł powinien obliczyć proporcjonalnie do czasu prowadzenia przez niego sprzedaży w danym roku.

Ponadto Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zawiera załącznik „Czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania”. Zgodnie z tym załącznikiem podatnik nie ma obowiązku używania kasy fiskalnej gdy przedmiotem jego działalności jest:
-dostawa nieruchomości,
-dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres)
-świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.
-dzierżawa gruntów oraz oddanie gruntów w użytkowanie wieczyste
-dostawa produktów (rzeczy) – dokonywana przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar
-dostawa towarów i świadczenie usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą.

Konsekwencje rezygnacji z kasy fiskalnej

W przypadku, gdy podatnik prowadzący działalność gospodarczą i ewidencjonujący sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej będzie chciał z niej zrezygnować ze względu na to, że spełnia warunki zwalniające go z tego obowiązku, zgodnie z § 34 Rozporządzenia ministra finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących będzie musiał podjąć następujące kroki:
1) wystawić raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny),
2) niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzić z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia,
3) złożyć protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego,
4) sporządzić i złożyć, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

Ponadto zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży zakończą działalność gospodarczą lub nie poddadzą kas rejestrujących w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis, a także w innych przypadkach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7 pkt 2.

Oznacza to, że jeżeli podatnik w ciągu trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej postanowi z niej zrezygnować jest obowiązany zwrócić kwotę wydaną na zakup kasy, którą wcześniej odliczył. Powyższe nie dotyczy podatników, którzy z możliwości zwrotu nie skorzystali.