Wykorzystywanie źródeł zewnętrznych, zwane outsourcingiem można zdefiniować jako przejęcie przez specjalistyczną w danej dziedzinie firmę/osobę części obowiązków innego podmiotu, na podstawie zawartej wcześniej umowy.

Najczęściej firmy korzystają z outsourcingu określonego zadania, pracy lub procesu w takich dziedzinach, jak: księgowość, administracja, logistyka i transport, audyt, szkolenia, IT, hosting, marketing.

Najważniejsze korzyści płynące z outsourcingu to:

• Oszczędność kosztów

Zlecanie zadania czy projektu w każdym przypadku jest tańsze niż zatrudnienie pracowników na pełny etat. Można nie tylko zaoszczędzić czas i pieniądze związane z rekrutacją pracowników, ale także koszty związane z zakupem sprzętu, czy wyszkoleniem pracowników.

• Oszczędność czasu

Jednym z głównych powodów, dla którego firmy chętnie zlecają pracę na zewnątrz, jest fakt, że będzie ona wykonana szybciej. Współpraca z mniejszą liczbą pracowników przyczynia się do tego, że można dużo szybciej załatwić sprawy, przekazując czasochłonne zadania freelancerom lub agencjom zewnętrznym. Ponadto specjaliści w danej dziedzinie na ogół wykonują swoje zadania szybciej niż ludzie, którzy muszą uczyć się czegoś od zera.

• Optymalizacja biznesu

Outsourcing pozwala menadżerom w firmie skupić się na tym, co ma naprawdę znaczenie w osiąganiu sukcesu. Przekazując procesy wspierające, można skoncentrować wszelkie działania i posiadane umiejętności na wzmacnianiu i doskonaleniu podstawowych procesów, które pomogą sprawić, że firma stanie się bardziej konkurencyjna na rynku. Przy okazji outsourcing odciąży pracowników, którzy będą mogli całą uwagę skupić na wykonywaniu tego, co potrafią najlepiej, przez co staną się wydajniejsi.

• Spokój

Świadomość, że zdecydowaliśmy się na outsourcing z wiarygodną, kompetentną osobą lub agencją, upewnia nas w przekonaniu, że zadania są obsługiwane profesjonalnie i skutecznie, bez martwienia się, że coś mogłoby pójść nie tak.

Rodzaje outsourcingu:

• outsourcing pełny dotyczy kompleksowej obsługi całego działu firmy,
• outsourcing selektywny pozwala określić obszary, które zostaną przekazane,
• outsourcing kontraktowy, gdy firma rezygnuje z prowadzenia danej funkcji przekazując ją na mocy długoterminowego kontraktu niezależnemu podmiotowi gospodarczemu,
• outsourcingkapitałowy, gdy firma wydziela pewną funkcję, przybierająca postać spółki-córki, powiązanej z nią kapitałowo. Tutaj jest większa możliwość kontroli i planowania strategicznego.

Umowa outsourcingu powinna zawierać mechanizmy pozwalające zlecającej firmie na odpowiednie motywowanie usługodawcy i reagowanie na jego słabe wyniki. Pojawia się także kwestia odpowiedniego ustalenia zakresu odpowiedzialności w umowie outsourcingu. Często może też pojawić się konieczność odpowiedniego zabezpieczenia tajemnic przedsiębiorstwa.

Umowa outsourcingu powinna zawierać wszelkie mechanizmy pozwalające zlecającej firmie na odpowiednie motywowanie usługodawcy i reagowanie na jego słabe wyniki. Pojawia się także uregulowanie sprawy odpowiedniego ustalenia zakresu odpowiedzialności w umowie outsourcingu. Często może też pojawić się konieczność odpowiedniego zabezpieczenia tajemnic przedsiębiorstwa.

Decydując się na skorzystanie z usług outsourcingowych musimy być pewni, że pozwoli nam to ograniczyć koszty firmy oraz że usługodawca będzie świadczyć nam usługę przynajmniej na tym samym poziomie, co dotychczas w przedsiębiorstwie, ale za niższą cenę.

Podsumowując, powierzenie wiarygodnym firmom zewnętrznym wykonywania części zadań jest sprawdzonym sposobem na optymalizację Twojego przedsiębiorstwa.