Od 2019 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące zaliczania przez przedsiębiorców do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z używaniem samochodów osobowych.

Brak potrzeby prowadzenia ewidencji przebiegu w przypadku korzystania przez przedsiębiorcę z samochodu prywatnego

W przypadku korzystania przez przedsiębiorców w prowadzonej przez nich działalności gospodarczej z samochodów prywatnych nie ś oni już obowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu związaną z tą eksploatacją. Aktualnie przedsiębiorcę wykorzystującego na potrzeby własnej działalności gospodarczej samochód prywatny obowiązuje stały limit wydatków związanych z wykorzystywaniem tego samochodu. Wysokości tego limitu to 20 %. Powyższe oznacza, że taki przedsiębiorca z faktur dokumentujących poniesione wydatki na używanie jego prywatnego samochodu może odliczyć 20 % tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Takie rozwiązanie powoduje brak obowiązku sporządzania ewidencji przebiegu tego pojazdu.
Na marginesie należy zaznaczyć, że obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu istnieje nadal w przypadku wykorzystywania przez pracowników przedsiębiorcy samochodów prywatnych do celów jego działalności.

Brak potrzeby prowadzenia ewidencji przebiegu w przypadku korzystania przez przedsiębiorcę z samochodu na podstawie umowy najmu krótkoterminowego lub innej umowy o podobnym charakterze

Podatnik będący przedsiębiorcą nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu samochodu wykorzystywanego w przedsiębiorstwie na podstawie umowy użyczenia, najmu krótkoterminowego, lub innej umowy o podobnym charakterze. W takim przypadku jako koszt uzyskania przychodu podatnik będzie mógł uznać udokumentowane fakturami poniesione wydatki związane z tym samochodem w wysokości 75 %.

Obowiązek ewidencyjny w przypadku wyłącznego używania samochodu w działalności gospodarczej podatnika

W przypadku, gdy podatnik będący przedsiębiorcą zamierza używać samochodu tylko i wyłącznie do celów działalności gospodarczej i zaliczać do kosztów uzyskania przychodów 100 % wydatków poniesionych w związku z jego eksploatacją musi rozpocząć prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu. Zasada ta ma zastosowanie do wszystkich pojazdów używanych wyłącznie na cele służbowe tzn. zarówno samochodów stanowiących środki trwałe jak i tych używanych na np. umowy leasingu lub dzierżawy.
Na marginesie należy również wskazać, że ewidencję przebiegu pojazdu są zobowiązani prowadzić również podatnicy, którzy chcą odliczyć 100% podatku VAT od zakupu samochodu oraz związanych z nim wydatków eksploatacyjnych. Dotyczy to pojazdów o masie nieprzekraczającej 3,5 tony, które wykorzystywane są wyłącznie na cele związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu zarówno dla celów odliczenia 100% podatku od towarów i usług, jak i zaliczenia 100 % wydatków do kosztów uzyskania przychodów powinna zawierać:
-numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
-dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
-stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
-wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:
-kolejny numer wpisu,
-datę i cel wyjazdu,
-opis trasy,
-liczbę przejechanych kilometrów,
-imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem (potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem),
-liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.