Zgodnie z nowymi regulacjami sprawozdanie finansowe sporządza się i przesyła do Krajowego Rejestru Sądowego i do Krajowej Administracji Skarbowej tylko w formie elektronicznej. Nie ma już możliwości przesyłania skanów dokumentów finansowych.

Kto ma obowiązek złożyć e-sprawozdanie finansowe?

Do złożenia e-sprawozdań finansowych obowiązane są jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, za wyjątkiem jednostek sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości oraz podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych.
Sprawozdanie finansowe składa się co do zasady z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Sprawozdanie finansowe niektórych podmiotów może dodatkowo zawierać m.in.: zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, zestawienie zmian w aktywach netto, rachunek przepływów pieniężnych, czy też zestawienie lokat. Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej.

Jakie dokumenty będące częścią rocznego sprawozdania finansowego muszą mieć postać elektroniczną?

Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Sprawiedliwości znajdującymi się na stronie ekrs.ms.gov.pl postać elektroniczną muszą mieć następujące dokumenty:
• roczne sprawozdanie finansowe (te jak to wyżej wspomniano w obowiązkowym formacie XML jeżeli nie są sporządzone wg MSR),
• sprawozdanie z działalności,
• sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
• opinia biegłego rewidenta/sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego,
• skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,
• sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,
• skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

Oprócz samych sprawozdań finansowych inne powyższe dokumenty mogą mieć inną niż XML formę elektroniczną (np. TXT, DOC, PDF, czy XLS). Ważne jest natomiast to, że nie mogą mieć one formy zeskanowanego dokumentu. Warto wskazać, że nie ma obowiązku przygotowania postaci elektronicznej:
• uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego;
• uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty.
Te dokumenty mogą być dołączone do e-sprawozdań finansowych w postaci skanów dokumentów papierowych.

Podpisywanie e-sprawozdań finansowych

Sprawozdanie finansowe powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu. Minister Finansów w odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w kwestii e-sprawozdań finansowych wskazał, że złożenie podpisu tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości. Ponadto, jak wskazano już wcześniej sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane przez wszystkich członków organu kierującego jednostką. Nie można upoważnić jednego członka zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym. Wybór dopuszczalnych metod podpisu pomiędzy kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym zależy od preferencji osób podpisujących sprawozdanie i obie formy traktowane są równorzędnie.

Do kiedy należy składać e-sprawozdania finansowe?

Termin na złożenie e-sprawozdania finansowego jest zależny od rodzaju podmiotu, który jest zobowiązany to zrobić.
Do 30 kwietnia e-sprawozdanie finansowe muszą złożyć za pomocą środków komunikacji elektronicznej Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe.
Do 10 lipca (czyli w terminie 10 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego) e-sprawozdanie są zobowiązani złożyć podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, z wyłączeniem podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, jeżeli ich sprawozdania podlegają obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta. W takiej sytuacji przekazują oni do urzędu skarbowego sprawozdanie wraz ze sprawozdaniem z badania przez biegłego rewidenta.
Do 15 lipca (czyli w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego) podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego muszą złożyć e-sprawozdanie za pośrednictwem systemu eKRS do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Krajowy Rejestr Sądowy przekaże je następnie szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Powyższe oznacza, że podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego nie muszą składać e-sprawozdań do urzędu skarbowego.

W razie pytań lub wątpliwości zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy chętnie odpowiedzą na wszystkie państwa pytania.