Epidemia koronawirusa sprawiła, że wielu pracodawców postanowiło wprowadzić w swoich firmach system pracy zdalnej. Niektórzy z nich byli w stanie zapewnić pracownikom sprzęt firmowy, jednak część bazuje na prywatnym sprzęcie osób zatrudnionych.

Czy pracodawca powinien wypłacić pracownikowi dodatkowe pieniądze z tytułu korzystania przez niego z prywatnego sprzętu podczas pracy zdalnej?

Zgodnie z art. 6711 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego, ubezpieczyć sprzęt, pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie, o której mowa w § 2.
Na podstawie wskazanego wcześniej § 2 pracodawca i telepracownik mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego; zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika. W przypadku korzystania przez pracownika ze sprzętu prywatnego w celu wykonania pracy zdalnej, telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 676 Kodeksu Pracy, lub w umowie, o której mowa w § 2. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.
Przepisy kodeksu pracy nie przewidują obligatoryjnego wypłacania pracownikom ekwiwalentu w związku z używaniem przez nich własnych narzędzi, materiałów, sprzętu przy wykonywaniu pracy.
Powyższe oznacza, że pracodawca może, ale nie musi wypłacać takie świadczenie oraz, że w przypadku, gdy postanowi to robić powinien zawrzeć z pracownikiem odrębną umowę z zakresie korzystania przez niego z prywatnego sprzętu do celów służbowych i określenia w niej wysokości wypłacanego na jego rzecz ekwiwalentu.

Czy wypłacany ekwiwalent z tytułu używania przez pracownika prywatnego sprzętu podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby ekwiwalent korzystał ze zwolnienia podatkowego?

Należy zaznaczyć, że ze zwolnienia korzysta ekwiwalent, który ma charakter pieniężny, wypłacany w związku z używaniem przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu nienależącego do pracodawcy, lecz będącego własnością pracownika. Ustawodawca nie wprowadza żadnych limitów kwotowych zwolnienia. Warto jednak pamiętać, że wysokość ekwiwalentów powinna być ustalona w wysokości realnej.