Wymienianie korespondencji za pomocą e-mail, to codzienne zajęcie niemal każdej osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Jednak czy adres poczty elektronicznej powinien być traktowany jako podlegająca ochronie dana osobowa?

Czym są dane osobowe?

Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Czy adres e-mail spełnia definicję danej osobowej?

W kwestii adresu poczty elektronicznej istotne znaczenie dla możliwości zakwalifikowania jej do podlegających ochronie danych osobowych jest nazwa, którą osoba fizyczna posługuje się jako nadawca wiadomości. Najważniejszym kryterium, ułatwiającym uznanie adresu e-mail za daną osobową jest w szczególności jego treść, która zawiera imię i nazwisko, lub skrót imienia i nazwiska. Co istotne za daną osobową nie zostanie uznany adres e-mail, który w swojej treści zawiera zlepek liter lub cyfr, pseudonim lub nazwę fikcyjnej postaci, na podstawie których nie jesteśmy w stanie zidentyfikować posiadacza tego adresu mailowego.

Przykładami adresów e-mail, które będą stanowić podlegające ochronie dane osobowe są:
-jan.kowalski@domena.pl,
-k.nowak@domena.pl

Przykładami adresów e-mail, które nie będą stanowić podlegających ochronie danych osobowych są:
-ps223wg@domena.pl,
-Kubuś.Puchatek@domena.pl,
-siwy22@domena.pl.

Kiedy jeszcze adres e-mail może zostać uznany za daną osobową?

Jak wskazują przedstawiciele doktryny, co do zasady właściciela konkretnego adresu e-mail można zidentyfikować również po numerze IP. Wymaga to jednak specjalistycznej wiedzy, której nie posiada przeciętny użytkownik Internetu, co sprawia, że wyżej wskazane maile mimo wszystko nie będą stanowić danych osobowych.

Jednakże mogą zdarzyć się sytuacje, w których mimo anonimizacji adresu e-mail osoba może zostać w prosty sposób zidentyfikowana. Dzieje się tak na przykład w przypadku, gdy adresy e-mail pracowników firm zawierają w nazwie stanowisko np. dyrektormarketingu@nazwafirmy.pl. W takiej sytuacji, jeżeli dana jednostka na stronie internetowej upubliczniła wizerunek i imię i nazwisko dyrektora marketingu, wówczas powyższy adres e-mail można w prosty sposób połączyć z konkretną osobą fizyczną, co oznacza że nie posiada on cechy anonimowości.

Inaczej sytuacja wygląda natomiast, gdy przedsiębiorca w sposób celowy, w zakładce „Kontakt” udostępnia taki adres e-mail. W takim przypadku nie może on domagać się ochrony danych osobowych jako osoby fizycznej, lecz jako danych firmy. Do takiego wniosku doszedł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 28 listopada 2002 r., sygn.. II SA 3389/2001.