Wielu z nas wydaje się, że nie musimy mieć wypracowanych procesów i poukładanych procedur w naszej firmie, ponieważ są one nudne, nieciekawe i czasochłonne, a przecież działamy już z sukcesem na rynku od dłuższego czasu. Zastanawiamy się, do czego właściwie są one nam potrzebne. Odpowiedź jest banalnie prosta:

DLA NAS:

a) do tego, aby nie trzeba było wymyślać za każdym razem na nowo, od czego zacząć współpracę, o co poprosić klienta i jak podejść do tematu nowych zadań.

b) do tego, aby utrzymywać porządek.

c) do tego, aby można je co jakis czas sprawdzać i usprawniać.

DLA KLIENTA: po to, aby czuł się bezpiecznie.

Ponadto procesy i procedury w istocie w znacznym stopniu ułatwiają życie. To właśnie uporządkowane działania pomagają nam prowadzić własną działalność bezawaryjnie oraz z łatwością podejmować nowe wyzwania.

To, nad czym klient zastanawia się, zanim zacznie współpracę z nami, do „ILE BĘDĘ MUSIAŁ OD SIEBIE DAĆ?” Myśli wtedy nie tylko o pieniądzach, ale też o swoim czasie i energii i zastanawia się, czy da ze wszystkim radę.

Dlatego w komunikacji na stronie WWW, w mediach społecznościowych oraz w zwykłych rozmowach sprzedażowych, warto umieszczać informacje, jak przebiega początek współpracy. Warto odpowiedzieć nie tylko na pytanie „Co będę z tego miał?”, lecz również „Ile będę musiał od siebie dać, aby to otrzymać?”.

Kiedy potendjalny klient otrzyma tę informację, poczuje się bezpieczny.

Od czego zacząć współpracę, kiedy klient już podjął o niej decyzję?

Po pierwsze – specyfikacja

To dokładny opis tego, co klient zamawia, a więc:
– spodziewane efekty, liczba propozycji i ich złożoność,
– cel działania i sposoby użycia projektów,
– wszelkie niezbędne wymogi techniczne,
– wzorce graficzne i stylistyczne,
– określenie, kto dostarcza teksty i w jakiej formie.

Po drugie – umowa

Wydaje się to oczywiste, że podpisujemy umowę, ale jest grupa klientów, która zwleka z podpisaniem tego dokumentu. Umowę spisujemy na gorsze czasy, dlatego w naszym interesie leży, by ją mieć. I co ważne: lepiej przesadzić z długością umowy, niż później rozwiązywać pojawiające się konflikty bez wyraźnie określonych zasad. W umowie powinniśmy opisać wszystkie realne scenariusze i problemy, które mogą wystąpić.

Po trzecie – faktura

Jeśli rozliczamy się z klientem z góry, zadbajmy o to, aby otrzymał na czas fakturę, a jej płatność nie wpływała na rozpoczęcie współpracy. Jeśli klient nie zamierza zapłacić całości od razu, do dobrych praktyk należy wpłata zaliczki lub zadatku.

Po czwarte – możliwość umieszczenia w portfolio

Powinniśmy zagwarantować sobie prawo do chwalenia się projektem w portfolio i na swojej stronie oraz umieszczenia informacji o naszym autorstwie w samym projekcie. Jest to przecież wypróbowana forma promocji i nie warto w tej kwestii liczyć tylko na dobrą wolę klienta, a zagwarantować to sobie w dobrej umowie.

Umowa podpisana? Zaczynamy więc współpracę.

Jakie dane klienta będziemy potrzebować na starcie współpracy?
– logo firmy,
– zdjęcia wykorzystywane przez klienta lub dostęp do jego banku zdjęć,
– szablony grafik, które wykorzystuje klient (np. do postów w mediach społecznościowych),
– dostęp do miejsc, z których będziemy korzystać, tj. do strony www, fanpage’a na Facebooku, konta na Instagramie, czy LinkedIn,
– dostęp do ważnych dokumentów, harmonogramów treści, dysku Google itp.

Jakie narzędzia będą niezbędne we współpracy z klientem?

Oprócz wspomnianych wyżej dokumentów i dostępów, należy przygotować miejsce do gromadzenia tych wszystkich danych. Może do tego służyć specjalnie wydzielony folder na dysku Google, iClaud, czy Dropboxie. Możemy również zaproponować klientowi założenie wspólnej tablicy w programach do zarządzania projektami, takich jak Trello czy Asana.

Bez względu na to, jakie miejsce wybierzemy, należy uporządkować je tak, aby każdy wiedział, gdzie znajdują się poszczególne dokumenty i pliki, a w miarę współpracy możemy je uzupełniać o wszelkie braki.
Teraz jesteśmy już gotowi do podjęcia współpracy.

Podsumowanie

Większość z nas nie przepada za procedurami.  Wymaga to zaangażowania czasu i pieniędzy, ale dobry wzór umowy, czy wypracowany schemat specyfikacji i harmonogramu, pozwoli na łatwiejszą rozmowę z klientem i bazowanie na tych dokumentach w przyszłości. Ponadto zapewniamy w ten sposób odpowiedzi, których klient nie zada nam bezpośrednio, a nad którymi na pewno się zastanawia.