Zgodnie z art. 31 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/W- dalej jako RODO administrator i podmiot przetwarzający oraz – gdy ma to zastosowanie – ich przedstawiciele na żądanie współpracują z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego swoich zadań. Ponadto na podstawie art. 58 ust. 1 lit. e RODO każdemu organowi nadzorczemu przysługują wszystkie następujące uprawnienia w zakresie prowadzonych postępowań w tym uzyskiwanie od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i wszelkich informacji niezbędnych organowi nadzorczemu do realizacji swoich zadań. Niezastosowanie się do wyżej wskazanych regulacji oznacza nałożenie na przedsiębiorstwo kary finansowej przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Kara za brak współpracy

Zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e RODO niezapewnienia dostępu skutkującego naruszeniem art. 58 ust. 1. podlega administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Jedna z najnowszych decyzji wydanych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczy sytuacji, gdy spółka, w stosunku co do której osoba fizyczna wniosła skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie udzieliła pełnych informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy zainicjowanej skargą. Prezes UODO wezwał spółkę do uzupełnienia informacji w sprawie. Brak reakcji ze strony spółki na wezwanie Prezesa Urzędu Ochrony Danych w konsekwencji spowodował wszczęcie z urzędu wobec niej postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej. Jak zaznaczono w decyzji taka postawa spółki wskazuje na brak woli współpracy z Prezesem UODO w ustaleniu stanu faktycznego sprawy i prawidłowym jej rozstrzygnięciu lub co najmniej rażące lekceważenie swoich obowiązków dotyczących współpracy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez niego zadań określonych Rozporządzeniem 2016/679. Powyższe stwierdzenie uzasadnia dodatkowo okoliczność, że spółka w żaden sposób nie próbowała usprawiedliwić faktu braku jakiejkolwiek odpowiedzi na dwa wezwania do złożenia wyjaśnień, nie kontaktowała się również z Urzędem Ochrony Danych Osobowych celem zasygnalizowania ewentualnych wątpliwości, które mogłaby powziąć odnośnie zakresu informacji, których udzielenia żądał Prezes UODO.

Utrudnianie i uniemożliwianie uzyskania dostępu do informacji, których Prezes UODO żądał od spółki, a które niewątpliwie były w posiadaniu spółki stało na przeszkodzie wnikliwemu rozpatrzeniu sprawy oraz skutkowało również nadmiernym i nieuzasadnionym przedłużaniem postępowania, co jest w sprzeczności z podstawowymi zasadami rządzącymi postępowaniem administracyjnym tj. zasadami wnikliwości i szybkości postępowania.

W ocenie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych takie zachowanie spółki stanowiło przesłankę do wszczęcia wobec niej postępowania i nałożenia kary w wysokości 12 838,20 zł.

Nieudzielenie informacji o wysokości obrotu przedsiębiorstwa

Zgodnie z art. 101a ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych w związku z toczącym się postępowaniem w sprawie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej, podmiot, wobec którego toczy się postępowanie jest obowiązany do dostarczenia Prezesowi Urzędu, na każde jego żądanie, w terminie 30 dni od dnia otrzymania żądania, danych niezbędnych do określenia podstawy wymiaru administracyjnej kary pieniężnej. Ustęp drugi tego przepisu stanowi, że w przypadku niedostarczenia danych, lub gdy dostarczone przez ten podmiot dane uniemożliwiają ustalenie podstawy wymiaru administracyjnej kary pieniężnej, Prezes Urzędu ustala podstawę wymiaru administracyjnej kary pieniężnej w sposób szacunkowy uwzględniając wielkość podmiotu, specyfikę prowadzonej przez niego działalności lub ogólnie dostępne dane finansowe dotyczące podmiotu.