Biała lista podatników VAT obowiązuje już od ponad miesiąca. Wciąż jednak pojawiają się nowe pytania podatników w zakresie ujawnianych w niej informacji. Istotne jest aby do końca roku rozwiać wszelkie wątpliwości podatników, gdyż już od 1 stycznia 2020 roku zaczną obwiązywać przepisy, zgodnie z którymi podatnicy będą ponosić konsekwencje za dokonywanie wpłat na niezgłoszone rachunki bankowe.

Co zrobić, gdy numer konta nie jest widoczny na Białej liście podatników VAT?

Co do zasady najczęściej numer konta nie jest uwidoczniony na Białej liście VAT, gdy podczas rejestracji firmy w CEiDG podatnik wskazał rachunek bankowy jako konto osobiste. Najprostszym rozwiązaniem, dzięki któremu rachunek ten zostanie ujawniony w Białej księdze podatników VAT jest zmiana statusu rachunku z osobistego na związany z działalnością gospodarczą. Nie ma bowiem przeszkód, aby rachunek osobisty był przez podatnika traktowany i zgłoszony jako związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ponadto warto podkreślić, że z treści art. 96b ust. 2 pkt 13 ustawy o podatku od towarów i usług w rzeczywistości nie wynika, iż na białej liście wykazywane są jedynie rachunku bankowe otwarte w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Jest tak tylko w przypadku imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem.

Czy odpowiedzialności za wpłatę na niezgłoszony numer rachunku bankowego można uniknąć?

Przedsiębiorca może uniknąć odpowiedzialności solidarnej, pod warunkiem, że w terminie trzech dni od momentu zlecenia przelewu na nieujawniony rachunek bankowy, zawiadomi on właściwego dla kontrahenta naczelnika urzędu skarbowego, o zaistniałych okolicznościach. Treść zawiadomienia musi zawierać przynajmniej:
-nazwę oraz adresu siedziby spółki, a w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną – imię, nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług,
-dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwa albo nazwisko i imię oraz adres),
-numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności, oraz wysokość należności zapłaconej na ten rachunek, a także dzień zlecenia przelewu na ten rachunek.
Kolejnym wyłączeniem odpowiedzialności solidarnej będzie zapłata należności dokonana w trybie split payment, która zabezpiecza budżet państwa przed ryzykiem nieodprowadzenia podatku VAT przez dostawcę.

Czy wszystkie subkonta do konta głównego należy podać urzędowi skarbowemu aby pojawiły się one na białej liście VAT?

Tak, zgodnie z art. 5 ust. 2b pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2019, poz. 63 ze zm.) zgłoszenie identyfikacyjne podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane uzupełniające: skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych – dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe.
Powyższe oznacza, że rachunki pomocnicze (subkonta) powinny być wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym, a tym samym widnieć na białej liście podatników.

Jak zweryfikować rachunek kontrahenta, gdy płatności dokonuje się za pomocą pośrednika?

W przypadku, gdy płatność jest dokonywana za pośrednictwem innego podmiotu, a nie bezpośrednio na rachunek bankowy wystawcy faktury, to wówczas ten właśnie pośrednik w płatnościach ma obowiązek przekazania płatności na rachunek widniejący na białej liście podatników VAT pod rygorem powstania u niego przychodu. Oznacza to, że to wówczas jego obciąża obowiązek płatności na wskazane konto bankowe, zaś dla podatnika dokonującego zapłaty na rzecz takiego pośrednika pozostaje bez znaczenia – dla zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów – na jaki rachunek zapłata została dokonana.

Co powinien zrobić przedsiębiorca zwolniony z VAT, który nie widnieje na Białej liście podatników VAT?

Podatnik, który jest zwolniony podmiotowo lub przedmiotowo z podatku od towarów i usług powinien złożyć zgłoszenie VAT-R ze wskazaniem odpowiedniego zwolnienia. Zarejestrowanie się w urzędzie skarbowym jako podatnik VAT zwolniony powinno spowodować, że przedsiębiorca zostanie wpisany na Białą listę podatników VAT.

Czy i jak udowodnić, że weryfikacja kontrahenta została przeprowadzona lub że transakcja została dokonana na rachunek zgodny z wykazem?

Co do zasady dla zachowania pełnej transparentności przedsiębiorca dokonujący płatności za fakturę, której kwota jest równa lub większa niż 15 tysięcy złotych powinien po weryfikacji numeru rachunku bankowego kontrahenta wygenerować plik PDF zawierający informację o sprawdzaniu wykazu w konkretnym dniu i zachować go w formie elektronicznej lub wydrukować. Taki wydruk może być potraktowany jako dowód na to, że podatnik dokonał zapłaty na widniejący w danym okresie na Białej liście podatników VAT numer rachunku bankowego przez co w razie nieprawidłowości uniknie odpowiedzialności.