Relacje w biznesie nie opierają się tylko i wyłącznie na zakupie i sprzedaży towarów i usług. Równie istotne co bieżąca działalność są tak zwane kontakty biznesowe, które pozwolą przedsiębiorcy na zachowanie pozycji na rynku oraz utrzymanie dotychczasowych umów, co może przełożyć się na wyższy zysk przedsiębiorcy.

Czy wszystkie wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego nie wszystkie wydatki na rzecz kontrahentów mogą Niestety wydatki na rzecz kontrahentów stanowić koszt uzyskania przychodu.

Od czego zależy możliwość zaliczenia wydatku na rzecz kontrahenta do kosztów uzyskania przychodów?

Możliwość zaliczenia wydatku na rzecz kontrahenta do kosztów uzyskania przychodu zależy s pierwszej kolejności od tego, czy wydatek ten został poniesiony w celu reklamowym, czyli ma na celu zwrócenie uwagi na firmę, przekazanie o niej i jej usługach istotnych informacji, czy też reprezentacyjny.
Co do zasady przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia do kosztów działalności gospodarczej wydatków poniesionych na reklamę swojej firmy. Podkreślić należy przy tym, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się wydatków poniesionych na reprezentację, którymi są w szczególności koszty poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów.

Jak odróżnić wydatek na reklamę od wydatku związanego z reprezentacją?

Do upominku przekazanego kontrahentowi, który jest związany z reklamą firmy można bez wątpliwości zaliczyć wszelkiego rodzaju produkty opatrzone w logo firmy przedsiębiorcy. Mogą to być przykładowo notesy, kalendarze, smycze do kluczy czy też długopisy). Gadżety te mają na celu reklamę działalności podatnika.
W odniesieniu do upominków związanych z reprezentacją należy zwrócić uwagę, że będą to zazwyczaj przedmioty bardziej wartościowe od tych wymienionych wcześniej oraz będą one przekazywane tylko konkretnym kontrahentom. Przykładem takich wydatków może być np. alkohol.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12 czerwca 2018 r. o sygn. 0111–KDIB2–3.4010.54.2018.2.PB, w której organ podatkowy zauważa, że: „gadżety w postaci akcesoriów z kolekcji produktów marek samochodów, które sprzedaje Wnioskodawca (np. plecaki, parasole, czapki), o ile opatrzone są logo producenta samochodów sprzedawanych przez Wnioskodawcę lub logo Spółki, zabawki z etykietą zawierającą nazwę marki albo producenta samochodów, kwiaty, słodycze i inne drobne upominki zapakowane w opakowanie z logo firmy Wnioskodawcy w sytuacji gdy są rozdawane masowo tzn. przekazywane w taki sposób by każdy zainteresowany miał możliwość ich otrzymania podczas organizowanych akcji promocyjno–marketingowych np. w przypadku organizowania przez Wnioskodawcę imprez o charakterze „drzwi otwartych” powinny być traktowane jako przedmioty reklamowe, a wydatki na ich nabycie winny stanowić koszty uzyskania przychodów (…) oraz „wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na zakup butelek wina, w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wyłączone będą z kosztów uzyskania przychodów, gdyż stanowią koszty reprezentacji, o których mowa w tym artykule ustawy i jako takie nie mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy. Fakt iż są one zapakowane w opakowanie opatrzone logo firmy jak i zamiar dotarcia do jak najszerszej grupy odbiorców nie zmieni ich mającego funkcje reprezentacyjne charakteru (…). Upominki są kierowane do wyselekcjonowanych Partnerów, ograniczonej grupy odbiorców, należy stwierdzić, że wydatki takie noszą znamiona reprezentacji.”.

Spotkanie z poczęstunkiem, a możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu

Organy podatkowe wskazują, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z kosztami przygotowania poczęstunku. Bez znaczenia jest to, czy posiłek będzie spożywany w siedzibie firmy, czy też w restauracji. Powyższe wynika wprost z interpretacji ogólnej Ministra Finansów z dnia 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD–120521.

Co istotne, aby wydatek na poczęstunek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi być on poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Oznacza to, że podczas spotkania z poczęstunkiem powinny być prowadzone rozmowy biznesowe, negocjacje czy też przedstawienie oferty współpracy. Organy podatkowe podkreślają, że takiego charakteru nie będzie miało spotkanie z poczęstunkiem, którego głównym celem będzie reprezentacja podatnika, stworzenie lub wykreowanie jego wizerunku i pozytywnych relacji z partnerem biznesowym .