Każdy pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowników po zakończeniu przez nich pracy. Do tej pory obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r okres ten został skrócony do 10 lat.

Kogo dotyczy nowy 10-letni okres?

Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy pracodawców, którzy zatrudnili pracowników:
-po 1 stycznia 2019 r.,
-w latach 1999 a 1 stycznia 2019, pod warunkiem, że złożysz do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).
Jeśli pracownicy, których zatrudniałeś pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, raport informacyjny należy złożyć za nich dopiero po zakończeniu stosunku pracy.
Powyższe oznacza, że dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli przez 50 lat. Dla powyższego nie ma znaczenia to, czy osoba ta nadal pracuje, czy nie.

Co zawiera dokumentacja pracownicza?

Do dokumentacji pracowniczej zalicza się:
-akta osobowe pracowników (zawierają informacje i dokumenty zgromadzone
w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy),
-pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami).

Jak liczyć 10-letni okres przechowywania akt pracowniczych?

Okres przechowywania akt pracowniczych należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, albo w którym złożono raport informacyjny (dotyczy pracowników zatrudnionych między 1999 r. a 2019 r.). Oznacza to, że 10-letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym pracowników. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku.

Co należy zrobić z dokumentacją pracowniczą po upływie okresu jej przechowywania?

Po upływie okresu przechowywania dokumentacji, były pracownik będzie miał możliwość odebrać swoją dokumentację od pracodawcy. Będzie mógł to zrobić w terminie miesiąca od dnia upływu okresu jej przechowywania, w trakcie którego dokumentacja nie może być jeszcze zniszczona. Po upływie miesiąca pracodawca nadal może, ale nie musi wydawać byłemu pracownikowi jego dokumentacji pracowniczej. W tym momencie rozpoczyna się bowiem 12 miesięczny termin na zniszczenie dokumentacji. Oznacza to, że dopiero po upływie miesiąca od dnia zakończenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na to, by ją zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe, co oznacza, że pracodawca nie może zachować dokumentów.

W razie pytań skontaktuj się z naszym specjalistą od prawa pracy i kadr, który chętnie odpowie na wszystkie Twoje pytania, a także sporządzi niezbędną dokumentację.