Dnia 6 lutego 2019 roku Ministerstwo cyfryzacji opublikowało przewodnik „RODO dla Administracji”. Dokument ten zawiera listę 27 pytań i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w związku z przetwarzaniem danych osobowych  w różnych sektorach.

Jedno z pytań dotyczyło tego, czy na liście obecności można wymienić na jednej stronie kilku pracowników w kolumnach, czy też każdy pracownik powinien mieć oddzielną stronę. W odpowiedzi na tak postawione pytanie powołana tzw. Grupa Robocza ds. Ochrony Danych Osobowych zwróciła uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2003 r., w którym skład orzekający stwierdził, że: „nazwisko i imię jest skierowanym na zewnątrz znakiem rozpoznawczym osoby fizycznej i ujawnienie go w celu jej identyfikacji nie może być zasadniczo uznane za bezprawne, o ile nie łączy się z naruszeniem innego dobra osobistego, np. czci, prywatności lub godności osobistej. Ujawnienie przez pracodawcę nazwiska (imienia) pracownika bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego, jeżeli jest usprawiedliwione zadaniami i obowiązkami pracodawcy związanymi z prowadzeniem zakładu, jest niezbędne i nie narusza praw oraz wolności pracownika”. Ponadto Sąd w powyższym wyroku wskazał, że „najistotniejszym składnikiem zakładu pracy (przedsiębiorstwa) są ludzie, a funkcjonowanie zakładu wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi – kontrahentami, klientami (…)”.

Powyższe oznacza więc, że dane pracowników w postaci imienia i nazwiska mogą być udostępniane przez pracodawcę również na zewnątrz, jeżeli jest to usprawiedliwione zadaniami i obowiązkami pracodawcy związanymi z prowadzeniem przedsiębiorstwa i nie ma wpływu na prawa oraz wolności pracownika.

Odnosząc powyższe do sporządzania listy obecności pracowników, należy zauważyć, że pracodawca może ujawniać nazwiska swoich pracowników, którzy zajmują określone stanowiska w jego przedsiębiorstwie. Pozbawienie go takiej możliwości spowodowałoby poważne utrudnienia w działalności pracodawcy i nie miałoby żadnego uzasadnienia w przedmiocie ochrony interesów i praw pracownika. Ponadto przy rozpatrywaniu tego zagadnienia Ministerstwo Cyfryzacji zwróciło uwagę, że zarówno imiona jak i nazwiska pracowników często widnieją na drzwiach w zakładach pracy, pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z wykonywaną pracą, czy też prezentuje się je w informatorach o danych instytucjach, czy przedsiębiorstwach. Powszechne umieszczanie imion i nazwisk pracowników w takich miejscach powoduje, że są one jawne. Oznacza to, że nie ma przeszkód by imiona i nazwiska pracowników mogły być udostępniane do użytku wewnętrznego przedsiębiorstwa. Osoby wchodzące w skład Grupy Roboczej ds. Ochrony Danych Osobowych zaznaczają jednak, że na listach obecności prowadzonych przez zakład pracy nie może być wskazana przyczyna nieobecności pracownika (np. zwolnienie lekarskie, urlop wypoczynkowy).

Mimo, iż ustawodawca nie zabrania publikacji imion i nazwisk pracowników na jednej zbiorczej liście obecności do użytku wewnętrznego przedsiębiorstwa, trzeba jednak zwrócić uwagę na to, że takie listy obecności powinny być w odpowiedni sposób przechowywane, tak aby nie miały do nich dostępu osoby postronne, które nie są zatrudnione w zakładzie pracy.