Zarządzanie przez motywację polega na wpływaniu na zachowania i postawy ludzi za pośrednictwem określonych bodźców, które przekształcają się w motywy działania uruchamiające ich aktywność.

W zarządzaniu przez motywację nie jest rzeczą łatwą sformułowanie określonej procedury postępowania kierowniczego z podwładnymi, ponieważ musiałaby ona uwzględnić całe bogactwo różnorodnych, indywidualnych postaw i zachowań pracowniczych.

Aby grupa pracowała wydajnie, musi nią ktoś kierować, motywować ich do działania.

Zdolność motywowania innych do pracy nie jest umiejętnością, z którą ludzie się rodzą – tego trzeba się po prostu nauczyć. Nie jest to zadanie łatwe, gdyż wymaga zmiany niektórych naszych przyzwyczajeń, lecz jest to możliwe do wykonania. Nie wszyscy mają jednakową zdolność motywowania innych do pracy.

Motywowanie do pracy polega na stosowaniu wielu różnorodnych narzędzi i instrumentów oddziaływania na człowieka. Każda firma tworzy własny system motywacyjny, czyli system oddziaływań na swoich uczestników, którego celem jest zwiększenie aktywności zawodowej pracowników.

Motywowanie do pracy sprowadza się przede wszystkim do:

• stwarzania określonych zachęt stricte materialnych, takich jak premia, płaca, nagroda, jak i niematerialnych np. pochwała, prośba, wyrazy uznania,
• stwarzania sytuacji przymusowych przez stosowanie nakazów, gróźb i różnego rodzaju kar, które jednak mają zdecydowanie mniejszą siłę motywacyjną niż środki zachęty.

Motywowanie poprzez oddziaływanie ujemne może ludzi zmuszać do pracy, lecz nie wytworzy w nich entuzjazmu i zamiłowania do niej.

Natomiast motywowanie pozytywne powoduje znacznie większą aktywizację pracownika i maksymalne wykorzystanie jego możliwości z uwagi na większe zaangażowanie uczuciowe.

Motywacja odnosi się zatem w szczególności do przeżyć psychicznych człowieka, od których zależy możliwość i kierunek ludzkiej aktywności. Steruje ona czynnościami tak, aby prowadziły do zamierzonego celu i określonego wyniku.
Motywacja rozumiana jako mechanizm psychologiczny uruchamiający i organizujący zachowanie człowieka skierowane na osiągnięcie zamierzonego celu – niewątpliwie stanowi jego wewnętrzną siłę, analogiczną do siły fizycznej. Jej skuteczność w dużej mierze zależy od realności zadań wyznaczanych pracownikowi i jego przeświadczenia, że sukces jest możliwy.