Dlaczego zarządzanie czasem jest ważne?
Czas to nieprzerwany ciąg sekwencji zdarzeń i każdy z nas ma tyle samo czasu na dobę. Dzieje się jednak tak, że w tym samym czasie jednym udaje się osiągnąć dużo więcej niż innym. Z czego to wynika, że wydajność pracy jednych i drugich jest tak różna? W czym tkwi sekret wykorzystania czasu, a tym samym uzyskania lepszych wyników życiowych: finansowych i osobistych?
Zarządzanie czasem i organizacja pracy mają z sobą wiele wspólnego, gdyż dobra organizacja pracy stwarza warunki do efektywnego wykorzystania czasu, natomiast zła może poczynić wiele szkód. Nawet, wydawałoby się małe błędy w organizacji pracy, mogą mieć istotny wpływ na zmniejszenie efektywności, ponieważ powtarzają się przy wielu czynnościach.
Niewłaściwa organizacja pracy może spowodować olbrzymie kłopoty, bo osoba źle zorganizowana:
♦ traci czas na poszukiwanie potrzebnych informacji czy dokumentów;
♦ nie potrafi systematycznie korzystać z kalendarza;
♦ chaotycznie wykonuje jednocześnie kilka zadań, próbując zdążyć z nakładającymi się terminami;
♦ jest źle przygotowana i spóźnia się na spotkania;
♦ nie nadąża w wykonywaniem papierkowej roboty, pracuje w bałaganie;
♦ ma duże problemy w komunikowaniu się z innymi i źle prowadzi dokumentację.
W rezultacie osoba taka marnuje czas, jest zestresowana, gdyż nie dotrzymuje terminów, a efekty jej pracy są niewystarczające, choć na pozór włożyła w ich osiągnięcie odpowiednią ilość czasu i wysiłku. Zła organizacja pracy jednej z osób w zespole wpływa destrukcyjnie na pozostałe osoby z nią współpracujące, a winowajcę uważają za niesolidnego.
Jak zmienić dotychczasowe metody działania, aby czas dobrze wykorzystać do swoich celów?
Efektywnie można wykorzystać czas tylko wtedy, gdy nauczymy się bardziej dbać o swoje interesy. Jeśli będziemy pracować zgodnie ze swoimi wartościami, skupiając się na właściwych zadaniach i przy odpowiednim poziomie energii do wykonywanej pracy, to podświadomie będziemy dążyć do stworzenia sobie satysfakcjonującego życia. Ważne jest uświadomienie sobie, że zarządzanie czasem jest pewnym skrótem myślowym, a w rzeczywistości chodzi o ustalenie priorytetów życiowych i potem konsekwentne zajmowanie się nimi.
Tylko wtedy, gdy umiemy je odpowiednio ustalić i poświęcić im tyle czasu, ile trzeba, aby zrealizować określone cele, można uznać, że dobrze wykorzystujemy dany nam czas i przeznaczamy go na wykorzystanie swoich talentów. Prawidłowe podejście do życia polega na tym, aby posiąść umiejętność pozbycia się jak największej liczby zbędnych zadań. Doraźnie, wykonując dużą liczbę zadań można czuć się ważnym, bo „jestem zajęty”, niemniej w dłuższej perspektywie, jest to strata czasu.
Oto 3 rady co można zrobić, aby znacznie polepszyć swoją organizację czasu:
- Każdego dnia zaczynaj od dużych zadań
W książce „Zjedz tę żabę” Brian Tracy mówi o priorytetyzacji. Wyczyszczenie jednego dużego zadania robi przestrzeń na kolejne i uwalnia mnóstwo energii. Od tego zaczynaj każdy dzień 🙂
2. Jeśli jakieś zadanie zajmuje kilka minut, rób je od razu.
Nie odładaj na później zadań, których możesz pozbyc sie natychmiast. Oczywiście zacznij je robić w momencie, w którym masz za sobą wykonane duże zadanie.
3. Wpisuj wszystko na listę „to-do”
Nawet jeśli ma ona 2 strony A4 – warto wierzć z czym musisz się zmierzyć w ciągu dnia.
A Wy jak radzicie sobie z organizacją czasu?
