Narzędzie marketingowe, jakim jest webinar (webinarium), to spotkanie online w czasie rzeczywistym. Może ono pełnić takie funkcje komunikacyjne, jak: szkolenia, seminarium, prezentacja, wywiad, spotkanie na żywo. Głównym założeniem jest interakcja z obecnymi lub potencjalnymi klientami marki i prowadzącym oraz używanie nowych technologii. Webinary przeprowadzane są przy pomocy specjalnego programu dostępnego przez przeglądarkę internetową i w zasadzie nie wymagają od uczestników instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania.

Aktualnie coraz więcej firm wykorzystuje webinary, aby dzielić się swoją wiedzą, pozyskiwać nowych klientów, a także zwiększać sprzedaż i rozpoznawalność marki.

Aby webinar spełnił nasze oczekiwania i swoją funkcję, musi być doskonale przygotowany.

Oto kilka etapów tych przygotowań, z których każdy jest jednakowo ważny.

Krok nr 1. Ustalenie celu, który firma zamierza osiągnąć dzięki webinarowi

Celem może być pozyskanie potencjalnych klientów, kreowanie wizerunku marki, rozbudowa bazy mailingowej lub też instruowanie klientów w zakresie nowych funkcjonalności produktu.

Krok nr 2. Zorganizowanie odpowiednio dobranego zespołu współpracowników realizującego webinar oraz rozpoczęcie przygotowań

W skład zespołu powinni wchodzić przedstawiciele działu sprzedaży, marketingu i IT. Tematy, które należy omówić, to:
ustalenie dla grupy docelowej interesującego tematu webinaru,
przygotowanie scenariusza oraz prezentacji, która musi być nie tylko interesująca merytorycznie, ale też ciekawa od strony graficznej i wykonana przez profesjonalnego grafika, ustalenie programu działania po zakończeniu webinaru – ustalenie osób do kontaktu z potencjalnymi klientami.

Krok nr 3. Pozyskanie uczestników webinaru

Celem pozyskania uczestników webinaru wykorzystywany jest najczęściej e-mail marketing, szczególnie gdy posiadamy sprawdzone bazy danych własne lub podmiotów zewnętrznych. Sam proces pozyskiwania uczestników winien być w taki sposób monitorowany, aby w razie zbyt małej liczby zapisów w odpowiednim momencie podjąć działania korygujące.

Krok nr 4 . Próba generalna

Webinar nalewarto wcześniej przećwiczyć. Ważne, aby mierzyć czas jego trwania. Jeśli okaże się, że prezentacja jest zbyt przeciągnięta w czasie, warto ją skrócić. Próba umożliwia także ocenę, czy treści są dobrze przygotowane, czy pasują do prezentacji, czy ona sama jest logiczna itp.

Krok 5. Webinar

Z punktu widzenia praktycznego, prelegentowi powinien towarzyszyć moderator, gdyż może on się okazać bardzo pomocny w obsługiwaniu wirtualnego pokoju, a także w komunikacji z uczestnikami; może np. odczytywać prelegentowi pytania, które uczestnicy zadali na czacie.
Wirtualny pokój warto otworzyć na 5-10 minut przed rozpoczęciem webinaru. Zapytajmy uczestników, którzy już oczekują na jego rozpoczęcie, czy dobrze cię słychać. Jeśli zajdzie potrzeba dostosowanie głośności mikrofonu, to mamy jeszcze chwilę, aby to zrobić.

Krok 6. Ocena efektów webinaru

Po zakończeniu webinaru, gdy emocje już opadną, przejrzyjmy statystki dostępne w programach do webinarów. Dowiemy się z nich, ile osób zalogowało się do webinaru, jaka jest średni czas przebywania na szkoleniu, kto brał w nim udział (dane pochodzą z liczby logowań uczestników).

Krok 7. Po zakończeniu webinaru, wysyłka materiałów po do jego uczestników

Zwykle jest to prezentacja z webinaru oraz jego nagranie. Można również dołączyć dodatkowe materiały informacyjne.

Podsumowanie

Webinar jest narzędziem marketingowym dla tych firm, które prowadzą lub planują prowadzić stałą komunikację z klientami oraz dla tych, które są na etapie wdrażania strategii content marketingu. Miesięczne licencje na programy do webinarów nie są zbyt kosztowne, gdyż zaczynają się już od kilkudziesięciu złotych. Do tego dochodzą koszty pracy własnej lub firmy organizującej webinary. Mimo wszystko webinar jest kosztowo bardzo atrakcyjnym narzędziem marketingu online.