Każdemu z nas zdarza ci się czasami zapomnieć o ważnym spotkaniu, albo umówić inne, podczas gdy ten termin mamy już zajęty. W jaki sposób poradzić sobie z nadmiarem terminów i ważnych dat? W tym celu najlepiej jest wykorzystać terminarz lub inne narzędzia do zarządzania czasem, które pomogą nam wszystko uporządkować.

Z całą pewnością zależy nam bowiem, aby wykonywać to, co zaplanowane w terminie i bez spóźnień, warto więc zacząć korzystać z odpowiednich narzędzi do zarządzania czasem.

Terminarz

Najprostszym narzędziem może okazać się zwykły książkowy terminarz, w którym można zaplanować co do godziny każdy dzień. Możemy w nim starannie zaplanować zarówno spotkania z klientami, inne ważne obowiązki, jak również zakupy, czy nawet czas na klub fitness. Przecież to dla dobra naszego organizmu, nie powinniśmy zaprzątać sobie głowy terminami, lepiej je zapisywać w terminarzu i regularnie sprawdzać i uzupełniać. Pozwoli to nam maksymalnie ograniczyć spóźnienia w realizacji zadań.

Wadą tego rozwiązania może być brak mobilności, stosunkowo duże gabaryty i konieczność zabierania go ze sobą w każde miejsce. Nie zawsze jest to wygodna opcja. W momencie zagubienia go w sytuacji braku kopii, może też powstać duży problem z odtworzeniem zapisanych w nim danych.

Jakie więc są inne rozwiązania?

MS Outlook

Jeśli korzystamy z poczty Microsoftu, możemy również używać prostego kalendarza. Umożliwia on zaplanowanie spotkań, ustawienie przypomnienia, zapraszanie na spotkania osób ze swojej listy kontaktów lub też wykonywanie notatek. To mało skomplikowane narzędzie zawsze przypomni nam o zaplanowanych terminach i umożliwi prostą ich edycję i ewentualne przesunięcia.

Wydarzenia można podzielić dziennie, tygodniowo bądź miesięcznie, dzięki temu różne widoki przydają się do kompleksowego ich planowania. Minusem tego narzędzia jest brak fizycznego kontaktu i konieczność dostępu do komputera (ewentualnie telefonu), a nie w każdej sytuacji jest to możliwe.

Google Calendar

Na podobnej zasadzie funkcjonuje inne narzędzie tj. Google Calendar, Posiada te same zalety i wady, co Outlook. Jednak trzeba przyznać, że usługi potentata Google zdominowały naszą codzienność. Powszechnie znane są bowiem z wyszukiwarka internetowa, poczta e-mail, nawigacja Google Maps, a także mobilna aplikacja do zarządzania czasem Google Calendar. Bardzo ciekawą i przydatną opcją jest możliwość ustawiania przypomnień do wpisanych przez nas do kalendarza wydarzeń.

Inne rozwiązania

Istnieją jeszcze mniej znane aplikacje, które mogą nam ułatwić życie. Jedna z nich to Evernote – program, pozwalający nie tylko na zapisywanie listy zadań i wydarzeń, ale także robienie odpowiednich notatek i spisywanie swoich pomysłów. Można go zainstalować na telefonie komórkowym, bądź korzystać z niego przez komputer. Zalety tej aplikacji to przede wszystkim możliwość tworzenia przypomnień do zadań, łatwość nagrywania notatek, wykonywanie zdjęć i skanów oraz ich późniejsza edycja oraz możliwość udostępniania danych innym użytkownikom.

Nieco podobny, lecz bardziej rozbudowany program, umożliwiający ponadto tworzenie list zadań i zaawansowanych projektów, to Wunderlist. Aplikacja ta pozwala na tworzenie i edytowanie wspólnej checklisty z pozostałymi uczestnikami projektu i to na kilku poziomach.

Zatem jakie wybrać narzędzie do zarządzania czasem?

Na tak postawione pytanie musimy sami sobie odpowiedzieć. Powinniśmy kierować się bowiem swoimi potrzebami, liczbą i stopniem zaawansowania wydarzeń i projektów, jak i tym, jak często potrzebujemy do niego dostępu. Sami najlepiej wiemy, czy bardziej lubimy gadżety elektroniczne, które dają nam większą mobilność i wygodę, czy też tradycyjną formę książkową, która wiąże się z ręcznym zapisywaniem swoich obowiązków. Pamiętajmy jednak o jednym: każde rozwiązanie, które pozwoli nam w przyjemny sposób na uporządkowanie czasu i systematyzację pracy, będzie dla nas korzystne.

W kalendarz warto sobie również wpisać: czas tylko dla siebie i pilnować realizacji tego „zadania” 🙂