Sezon urlopowy rozpoczął się w najlepsze. Wiele osób planuje ten czas spędzić aktywnie nad wodą, lub podczas rowerowych wycieczek. Do tej pory dość powszechną praktyką wśród sezonowych wypożyczalni sprzętu sportowego było żądanie od turystów zdeponowania dowodu osobistego, lub innego dokumentu. W niniejszym artykule zbadamy, czy takie działanie jest zgodne z RODO.
Na wstępie naszych rozważań należy wskazać, że od dnia 25 maja 2018 r. obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO). W praktyce oznacza to, że nasze dane osobowe powinny być lepiej zabezpieczone niż miało to miejsce przed dniem wprowadzenia w życie RODO. Przepisy tego rozporządzenia są stosowane na terytorium całej Unii Europejskiej, co oznacza, że prawa i obowiązki osób fizycznych w zakresie ochrony danych osobowych są takie same, niezależnie od miejsca w którym spędzamy urlop.

Czy dokument tożsamości może być pobrany jako zabezpieczenie przy wypożyczeniu sprzętu?

Jak już wspomniano na wstępie, powszechną praktyką stosowaną przez właścicieli wypożyczalni sprzętu sportowego jest pobieranie dowodów tożsamości klientów do depozytu w celu zabezpieczenia się np. przed kradzieżą kajaków, czy rowerów. Zgodnie z podstawową zasadą RODO, tj. minimalizacją posiadanych danych osobowych, praktyka pobierania dowodów osobistych jako depozytu za sprzęt sportowy jest szeroko krytykowana przez przedstawicieli doktryny, ekspertów z Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Na czym polega zasada minimalizacji posiadanych danych osobowych?

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 3 RODO dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. W tym momencie należy zastanowić się jakie dane są niezbędne do wypożyczenia sprzętu. Można przyjąć, że aby zidentyfikować wypożyczony sprzęt i wypożyczającego nie ma przeszkód by wykorzystać imię i nazwisko. W przypadku, gdy za usługę będzie wystawiona faktura wypożyczający może żądać danych niezbędnych do wystawienia tego dokumentu. Jeżeli rezerwacja sprzętu byłą dokonywana drogę elektroniczną lub telefonicznie wypożyczający może zachować te dane na czas świadczenia usługi w celu np. kontaktu z klientem. Powyższe oznacza, że inne dane niż wskazane powyżej są zbędne. Dlatego też żądanie zostawienia dokumentu tożsamości jakim jest np. dowód osobisty w depozycie wypożyczalni sprzętu jest niedozwolone. Dowód osobisty bowiem, poza wskazanymi wcześniej danymi takimi jak imię i nazwisko posiada również inne dane tj. PESEL, nazwisko rodowe, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, obywatelstwo, czy też zdjęcie. Dane te nie są niezbędne do wykonania usługi wypożyczenia sprzętu, dlatego też żądanie ich przedstawienia łamie określoną w art. 5 ust. 1 pkt 3 Rozporządzenia RODO zasadę minimalizacji danych osobowych. Ponadto warto wskazać, że zgodnie z art. 79 pkt 2 ustawy o dowodach osobistych, kto zatrzymuje bez podstawy prawnej cudzy dowód osobisty podlega karze ograniczenia wolności albo karze grzywny. Powyższe oznacza, że żądanie pozostawienia w depozycie dowodu osobistego jest niezgodne nie tylko ze względu na RODO, ale też ze względu na wyżej zacytowany przepis ustawy o dowodach osobistych.

Konsekwencje pozostawienia dowodu osobistego w depozycie

Pozostawienie dowodu osobistego w depozycie wypożyczalni może spowodować skopiowanie naszych danych osobowych, przekazanie ich bez naszej zgody innym podmiotom, co może sprawić, że coraz więcej firm będzie dysponować naszymi danymi osobowymi, co w dużej mierze może utrudnić dochodzenie swych praw takich jak np. żądanie usunięcia danych. W związku z tym, że dowód osobisty posiada tak szczegółowe informacje jak np. PESEL możliwe jest również wyłudzenie pożyczek przez nieuczciwego posiadacza naszych danych osobowych. Dlatego też ważne jest, aby w momencie zażądania pozostawienia dowodu osobistego w depozycie przez wypożyczającego sprzęt należy powołać się na wskazane w niniejszym artykule przepisy prawa i odmówić dokonania czynności.