W związku z licznymi kontrolami do Urzędu Ochrony Danych Osobowych przedsiębiorcy zwracają się z pytaniami, czy w ramach przeprowadzanych kontroli instytucje, takie jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) czy Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), mogą mieć wgląd do akt osobowych pracowników. W najnowszym komunikacie Urząd Ochrony Danych Osobowych rozwiał wszelkie wątpliwości w tej kwestii.

Od ogółu do szczegółu…

Uprawnienie do wglądu do akt osobowych pracowników zazwyczaj nadawane jest na podstawie przepisów szczególnych. Rozporządzenie w zakresie RODO jest aktem prawnym o charakterze ogólnym. Oznacza to, że wszędzie tam gdzie obowiązują przepisy szczegółowe, których przestrzeganie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, będą miały one zastosowanie. Do takich szczególnych aktów prawnych można zaliczyć między innymi ustawę o Państwowej Inspekcji Pracy lub ustawę o Systemie Ubezpieczeń Społecznych. Podstawą prawną przetwarzania przez te instytucje danych jest art. 6 ust. 1 pkt c), który legalizuje przetwarzanie, gdy dochodzi do niego w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Jakie więc dane może przetwarzać podczas kontroli ZUS, a jakie PIP?

Kontrola z ZUS

Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych w trakcie przeprowadzania kontroli inspektorzy ZUS mają prawo m.in. badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Mogą również dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek oraz zabezpieczać zebrane dowody. Ponadto mogą żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego, legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli. Inspektorzy mogą również przesłuchiwać świadków oraz płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.
Płatnicy składek są zobowiązani m.in. udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Dotyczy to także tych dokumentów czy nośników, które przechowują także u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. Płatnicy muszą też udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek. Mogą mieć również obowiązek sporządzenia i wydania kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora. Kontrolujący może też domagać się, by płatnik udzielał mu wyjaśnień.

Informacje zgromadzone w trakcie trwania zatrudnienia, które znajdują się w aktach osobowych pracownika mogą pozwolić na prawidłową ocenę wywiązania się przez płatnika składek z nałożonych na niego obowiązków. Dla przykładu kontrola obejmująca prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych może uprawniać ZUS do żądania m.in. zawartej umowy o pracę, listy płac i listy obecności, które stanowią element akt osobowych pracownika.

Kontrola z PIP

Zgodnie z ustawą z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy w ramach uprawnień kontrolnych inspektorzy PIP mają m.in.: prawo swobodnego wstępu na teren zakładu pracy, przeprowadzenia oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń. Mogą też żądać okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy, modernizacji zakładu pracy czy przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Powyższe oznacza, że w momencie gdy instytucje wykonują swoje zadania na podstawie uprawnień ustawowych, nie można im odmówić udostępnienia żądanych dokumentów. Jednakże należy zaznaczyć przy tym, że inspektorzy przeprowadzający czynności kontrolne są zobowiązani do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskali podczas wykonywania czynności służbowych, oraz stosować się do przepisów RODO.