Przedsiębiorcy w celu pozyskania nowych klientów często decydują się na przesłanie swojej oferty potencjalnym klientom. Jednak czy takie działanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami?

Przepisy obowiązujące w Polsce w zakresie możliwości przesłania oferty handlowej nie ograniczają się tylko do ustawy o ochronie danych osobowych

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej. Informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny.
Powyższe oznacza, że aby przedsiębiorca mógł wysłać ofertę do potencjalnego klienta potrzebuje jego zgody.

Czym jest zgoda na przesłanie oferty handlowej?

Na podstawie art. 4 pkt 11 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) „zgoda” osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Jak uzyskać zgodę na możliwość wysyłania ofert handlowych drogą elektroniczną?

Przedsiębiorcy chcąc pozyskać dane kontaktowe potencjalnych klientów stosują wiele taktyk marketingowych. Jedną z nich jest na przykład prezent. Może on przybrać postać rabatu lub darmowego e-booka. Przepisy z zakresu ochrony danych osobowych nie zabraniają przedsiębiorcy stosowania takich praktyk, jednak potencjalny klient musi zostać wyraźnie poinformowany, że warunkiem uzyskania prezentu jest zapisanie go do bazy z listą mailingową.

Kolejną sytuacją, w której przedsiębiorca może uzyskać zgodę na wysyłanie oferty handlowej drogą elektroniczną jest zaproponowanie klientowi zapisanie się do newslettera w momencie, gdy odwiedza naszą stronę lub się na niej rejestruje. Należy przy tym jednak zaznaczyć, że nie można zmusić klienta do zaakceptowania takiej zgody. Oznacza to, że zapisanie do newslettera nie może być obowiązkiem, którego niespełnienie nie upoważnia klienta do zapoznania się z treścią strony internetowej przedsiębiorcy.

Kiedy zgoda na wysyłanie ofert drogą elektroniczną nie jest wymagana?

Zgoda na przesłanie do klienta informacji nie jest wymaga w oczywistych przypadkach, gdy przedsiębiorca komunikuje się z klientem w celu realizacji zmówienia lub usługi. Są to wtedy wiadomości o stanie realizacji zamówienia, czy też informacje na temat przewidywanego czasu jego dostarczenia. Ofertę handlową można również wysłać w sytuacji, gdy potencjalny klient wyrazi chęć zapoznania się z nią. Jednak przy tym należy pamiętać, że klient pytający o ofertę w domyśle chce otrzymać od przedsiębiorcy w pierwszej fazie komunikacji pojedynczą informację. Przedsiębiorca nie ma więc prawa zapisania adresu pytającego przedsiębiorcy i wysyłania mu innych ofert lub informacji np. newslettera. Kolejną sytuacją, w której można przesłać ofertę na konkretny adres e-mail jest moment, w którym potencjalny klient upublicznia adres skrzynki mailowej w celu otrzymania na nią ofert lub reklam.

Czy można swobodnie wysyłać oferty pocztą tradycyjną?

W przypadku wysyłania ofert za pomocą poczty tradycyjnej ustawodawca, w porównaniu do wysyłki drogą elektroniczną nie zastosował żadnych dodatkowych ograniczeń prawnych. Dlatego też w tym przypadku przedsiębiorca powinien kierować się przede wszystkim przepisami Rozporządzenia w sprawie ochrony danych osobowych. Oznacza to, że aby móc przesłać ofertę pocztą tradycyjną wymagana jest zgoda na przetwarzanie lub posiadanie prawnie uzasadnionego interesu. Pierwszą przesłankę, czyli wyrażenie zgody przedsiębiorca może spełnić na przykład otrzymując od potencjalnego klienta jego wizytówkę. Druga przesłanka zostanie spełniona natomiast, gdy osoba, do której zostanie wysłana oferta handlowa pocztą tradycyjną może się spodziewać przetwarzania danych w tym konkretnym celu.

Jeżeli przedsiębiorca uzna, że spełnia jedną z powyższych przesłanek i zechce wysłać potencjalnemu klientowi ofertę handlową za pomocą tradycyjnego listu pocztowego musi pamiętać również o wskazaniu podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych klienta.
Ważne jest to, że wymóg dostarczenia informacji dotyczących przetwarzania danych występuje bez względu na wybraną przez przedsiębiorcę podstawę przetwarzania.