Rosnąca popularność modelu workation sprawiła, że coraz więcej osób decyduje się na czasowy wyjazd za granicę bez rezygnowania z pracy dla polskiego pracodawcy lub prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Kilkumiesięczny pobyt w Hiszpanii, Portugalii, we Włoszech czy Tajlandii może wydawać się wyłącznie zmianą miejsca wykonywania obowiązków zawodowych. Z perspektywy prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych sytuacja jest jednak znacznie bardziej złożona.

W praktyce odpowiedź na pytanie, gdzie należy zapłacić podatek od dochodów osiąganych podczas pracy zdalnej za granicą, zależy od wielu czynników. Kluczowe znaczenie mają długość pobytu, kraj wykonywania pracy, status rezydencji podatkowej, forma zatrudnienia, postanowienia właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) oraz – w przypadku państw UE i EOG – przepisy dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Czy wyjazd za granicę oznacza automatyczną zmianę rezydencji podatkowej?

Nie. Sam wyjazd z Polski, nawet na kilka miesięcy, nie powoduje automatycznej utraty polskiej rezydencji podatkowej.

Osoba mająca miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, co oznacza obowiązek rozliczania w Polsce co do zasady wszystkich osiąganych dochodów, z uwzględnieniem postanowień właściwych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Przy ustalaniu rezydencji podatkowej analizowane są przede wszystkim:

– centrum interesów osobistych, obejmujące m.in. miejsce zamieszkania małżonka i dzieci, relacje rodzinne oraz aktywność społeczną,
– centrum interesów gospodarczych, czyli miejsce prowadzenia działalności zawodowej, główne źródła dochodów, posiadany majątek, rachunki bankowe czy inwestycje.

W praktyce osoba wyjeżdżająca za granicę na kilka miesięcy, pozostawiająca w Polsce rodzinę oraz większość swoich powiązań życiowych i gospodarczych, często nadal pozostaje polskim rezydentem podatkowym.

Niezależnie od zasad opodatkowania dochodów, w państwie pobytu mogą występować również lokalne obowiązki administracyjne lub rejestracyjne, które warto zweryfikować przed wyjazdem.

Czy limit 183 dni zawsze rozstrzyga sprawę?

Nie. To jedno z najczęściej spotykanych błędnych przekonań.

Limit 183 dni jest tylko jednym z elementów analizy i sam w sobie nie przesądza ani o zmianie rezydencji podatkowej, ani o miejscu opodatkowania wynagrodzenia.

Może zdarzyć się, że podatnik przebywa za granicą ponad 183 dni, a mimo to pozostaje polskim rezydentem podatkowym. Możliwa jest również sytuacja odwrotna – przeniesienie centrum interesów życiowych do innego państwa może skutkować zmianą rezydencji jeszcze przed upływem tego okresu.

Jeżeli dwa państwa uznają daną osobę za swojego rezydenta podatkowego, zastosowanie znajdują tzw. reguły kolizyjne (tie-breaker rules) zawarte w odpowiedniej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Przykład 1 – praca zdalna z Hiszpanii przez 4 miesiące

Załóżmy, że pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę wyjeżdża do Hiszpanii na cztery miesiące. Nadal wykonuje obowiązki na rzecz polskiego pracodawcy, wynagrodzenie otrzymuje z Polski, a jego rodzina pozostaje w kraju.

W takim przypadku istnieją istotne argumenty przemawiające za tym, że wynagrodzenie będzie opodatkowane wyłącznie w Polsce. Każdorazowo należy jednak zweryfikować, czy spełnione są wszystkie przesłanki wynikające z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, w szczególności dotyczące długości pobytu, podmiotu wypłacającego wynagrodzenie oraz tego, czy wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zagraniczny zakład pracodawcy.

A co ze składkami ZUS?

Kwestie podatkowe to tylko część obowiązków związanych z pracą zdalną z zagranicy.

W państwach Unii Europejskiej zastosowanie mają przepisy rozporządzenia (WE) nr 883/2004 dotyczącego koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Co do zasady pracownik podlega systemowi ubezpieczeń społecznych państwa, w którym wykonuje pracę, jednak przepisy przewidują liczne wyjątki, m.in. dotyczące delegowania pracowników, wykonywania pracy w dwóch lub większej liczbie państw oraz – w określonych przypadkach – transgranicznej pracy zdalnej.

W praktyce przed wyjazdem warto przeanalizować możliwość uzyskania z ZUS zaświadczenia A1, potwierdzającego dalsze podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Nie w każdym przypadku wydanie takiego dokumentu będzie jednak możliwe – zależy to od charakteru wyjazdu oraz spełnienia warunków określonych w przepisach unijnych.

Przykład 2 – praca z Portugalii przez 8 miesięcy

Załóżmy, że pracownik wyjeżdża do Portugalii na osiem miesięcy, wynajmuje tam mieszkanie, przenosi się wraz z partnerem, otwiera lokalny rachunek bankowy i organizuje tam swoje codzienne życie.

W takim przypadku ryzyko uznania go za portugalskiego rezydenta podatkowego znacząco wzrasta. Jeżeli oba państwa uznają podatnika za swojego rezydenta, konieczne będzie zastosowanie reguł kolizyjnych zawartych w odpowiedniej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania. Ich celem jest ustalenie, które państwo należy uznać za miejsce rezydencji podatkowej dla celów tej umowy.

Co w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (B2B)?

Jeszcze bardziej złożona jest sytuacja przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Długotrwałe wykonywanie działalności z terytorium innego państwa może – w określonych okolicznościach – prowadzić do powstania tzw. zagranicznego zakładu (Permanent Establishment – PE).

Nie oznacza to jednak, że każda praca wykonywana z wynajętego mieszkania lub przestrzeni coworkingowej automatycznie skutkuje powstaniem zakładu podatkowego. Każdy przypadek wymaga indywidualnej analizy, uwzględniającej m.in. stopień trwałości działalności, charakter wykorzystywanego miejsca oraz zakres wykonywanych czynności.

Czy pracodawca również może ponieść konsekwencje?

Tak. Praca zdalna pracownika za granicą może rodzić również obowiązki po stronie pracodawcy.

W zależności od okoliczności mogą pojawić się kwestie związane z obowiązkami płatnika podatku, składkami na ubezpieczenia społeczne czy ryzykiem powstania zagranicznego zakładu przedsiębiorstwa. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy pracownik posiada szerokie kompetencje do zawierania umów lub odgrywa kluczową rolę w procesie ich negocjowania i zawierania.

Z tego względu wiele przedsiębiorstw wprowadza wewnętrzne procedury regulujące możliwość wykonywania pracy zdalnej z zagranicy.

Najczęstsze błędy
– utożsamianie limitu 183 dni z automatyczną zmianą rezydencji podatkowej,
– brak analizy właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania,
– wyjazd bez poinformowania pracodawcy,
– nieuwzględnienie kwestii ubezpieczeń społecznych oraz możliwości uzyskania zaświadczenia A1,
– ignorowanie ryzyka powstania zagranicznego zakładu przy prowadzeniu działalności gospodarczej,
– brak dokumentacji potwierdzającej miejsce pobytu oraz centrum interesów życiowych.

Podsumowanie

Praca zdalna z zagranicy przez kilka miesięcy nie oznacza automatycznie zmiany miejsca opodatkowania ani obowiązku opłacania składek w innym państwie. Każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny z uwzględnieniem krajowych przepisów podatkowych, właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz – w przypadku państw UE i EOG – regulacji dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Przed wyjazdem warto przeprowadzić analizę planowanego modelu pracy oraz sprawdzić konsekwencje podatkowe i ubezpieczeniowe zarówno w Polsce, jak i w państwie, z którego praca będzie wykonywana. Pozwoli to ograniczyć ryzyko podwójnego opodatkowania, problemów z ubezpieczeniami społecznymi oraz ewentualnych obowiązków podatkowych zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.