Pułapka przedsiębiorcy, który każdego dnia zajmuje się wszystkim poza tym, co naprawdę rozwija firmę.

W prowadzeniu biznesu bardzo łatwo pomylić zajętość z efektywnością. Kalendarz jest wypełniony spotkaniami, skrzynka mailowa nieustannie przypomina o nowych wiadomościach, a lista zadań wydłuża się szybciej, niż jesteśmy w stanie ją realizować. Każdego dnia coś publikujemy, poprawiamy, analizujemy, odpisujemy i organizujemy. Mimo to pod koniec tygodnia może pojawić się nieprzyjemne pytanie: Co właściwie zrobiłem, aby moja firma naprawdę się rozwinęła?

Problem często nie polega na braku zaangażowania. Przeciwnie, przedsiębiorcy zwykle pracują bardzo dużo. Problemem jest nadmiar zadań, pomysłów, projektów i pozornych priorytetów, które walczą o uwagę.

Greg McKeown w książce „Esencjalista. Mniej, ale lepiej” pokazuje, że nie wszystkie działania są równie ważne. Niektóre mają ogromny wpływ na wyniki, a inne jedynie wypełniają czas i dają poczucie, że jesteśmy potrzebni. Esencjalizm nie polega na robieniu wszystkiego szybciej. Polega na świadomym wybieraniu tego, co rzeczywiście zasługuje na naszą energię.

Przykład:

W małej firmie szefowa może mieć codziennie nowy pomysł: uruchomić podcast, nagrywać rolki, stworzyć kurs online, zmienić ofertę, zacząć newsletter, wejść na nową platformę i przygotować promocję. Każdy pomysł wydaje się pilny i ważny, więc zespół przerywa dotychczasową pracę i zaczyna realizować kolejny projekt. Po kilku tygodniach firma ma wiele rozpoczętych działań, ale żadne z nich nie jest dopracowane ani prowadzone konsekwentnie. Pracownicy nie wiedzą, co jest naprawdę najważniejsze, a szefowa ma wrażenie, że wszyscy dużo pracują, lecz efekty są niewielkie.

To właśnie brak esencjalizmu: zamiast wybrać jeden kierunek i konsekwentnie go rozwijać, firma rozprasza czas, budżet i uwagę na zbyt wiele pomysłów jednocześnie.

Gdy wszystko jest priorytetem, nic nim nie jest

W wielu firmach słowo „priorytet” występuje w liczbie mnogiej. Priorytetem jest sprzedaż. Priorytetem są social media. Priorytetem jest nowa strona internetowa, rozwój kolejnej usługi, networking, automatyzacja, reklama, newsletter i nagrywanie rolek.

W teorii każde z tych działań może być wartościowe. W praktyce nie można realizować ich wszystkich jednocześnie z takim samym zaangażowaniem.

Każde dodatkowe zobowiązanie zabiera czas, uwagę i zdolność podejmowania decyzji. Im więcej projektów rozpoczynamy, tym częściej przełączamy się między zadaniami. W rezultacie wiele rzeczy zostaje rozpoczętych, ale niewiele doprowadzonych do etapu, na którym zaczynają przynosić realne rezultaty.

Przedsiębiorca może przez cały dzień pracować, a jednocześnie unikać jednego najważniejszego zadania: rozmów sprzedażowych, przygotowania oferty, uporządkowania procesu obsługi klienta albo dokończenia produktu.

Najważniejsze działania często nie są najbardziej pilne, najłatwiejsze ani najprzyjemniejsze. Dlatego przegrywają z drobnymi zadaniami, które można szybko wykreślić z listy.

Zajętość może być formą unikania

Odpowiadanie na wiadomości, poprawianie grafik, sprawdzanie statystyk i uczestniczenie w spotkaniach daje poczucie produktywności. Są to działania konkretne, widoczne i często łatwiejsze niż decyzje, które rzeczywiście wpływają na kierunek firmy.

Znacznie trudniej zastanowić się:

• Z której usługi powinienem zrezygnować?
• Który projekt nie przynosi już oczekiwanych efektów?
• Jakiego klienta nie powinienem przyjmować?
• Co tylko zajmuje czas, ale nie prowadzi do sprzedaży?
• Które działanie może przynieść największy efekt w ciągu najbliższych miesięcy?

Takie pytania wymagają odwagi, ponieważ odpowiedzi mogą prowadzić do rezygnacji z rzeczy, którym poświęciliśmy już dużo czasu…

McKeown zachęca jednak, aby nie pytać wyłącznie: „Jak mogę zmieścić to w kalendarzu?”. Lepsze pytanie brzmi: „Czy ta rzecz w ogóle powinna znaleźć się w moim kalendarzu?”.

Nie każda okazja jest dobrą okazją

Przedsiębiorcy są przyzwyczajeni do szukania możliwości. Nowe zlecenie, współpraca, konferencja, propozycja partnerstwa czy pomysł na produkt mogą wydawać się szansą, której nie należy odrzucać. Problem w tym, że każda okazja ma również swój koszt. Przyjęcie kolejnego projektu może oznaczać mniej czasu na rozwój głównej usługi. Udział w wydarzeniu może zabrać dzień, który miał być przeznaczony na sprzedaż. Stworzenie nowego produktu może odciągnąć uwagę od oferty, która już działa, ale wymaga dopracowania.

Dobra okazja nie zawsze jest właściwą okazją.

W podejściu esencjalisty decyzja nie polega na wyborze między czymś dobrym a czymś złym. Najczęściej trzeba wybrać pomiędzy kilkoma dobrymi możliwościami i zdecydować, która z nich najlepiej wspiera najważniejszy obecnie cel. To wymaga zaakceptowania, że rezygnacja jest częścią strategii.

Każde „tak” oznacza „nie” dla czegoś innego

Kiedy zgadzasz się na dodatkowe spotkanie, mówisz „nie” pracy w skupieniu. Kiedy podejmujesz się kolejnego projektu, ograniczasz czas na rozwój obecnych działań. Kiedy przyjmujesz przypadkowe zlecenie, możesz nie mieć przestrzeni na klienta, który lepiej pasuje do Twojego modelu biznesowego.

Koszt decyzji nie zawsze jest widoczny od razu. Czasami pojawia się dopiero wtedy, gdy brakuje energii na najważniejsze zadania albo gdy firma zaczyna rozwijać się w kilku przypadkowych kierunkach. Dlatego umiejętność odmawiania nie jest brakiem elastyczności. Jest sposobem ochrony tego, co zostało świadomie wybrane.

Odmowa może być uprzejma i krótka. Nie wymaga długiego tłumaczenia ani usprawiedliwiania się. Wystarczy powiedzieć, że dana propozycja nie pasuje obecnie do kierunku firmy albo że nie masz przestrzeni, aby odpowiednio się w nią zaangażować.

Jeżeli nie potrafisz odmawiać innym, z czasem zaczniesz odmawiać własnym celom.

Najpierw wybierz to, co najważniejsze

Esencjalizm zaczyna się od określenia, co w danym momencie ma największe znaczenie. Nie chodzi o stworzenie listy dziesięciu równorzędnych celów. Chodzi o wybór jednego głównego kierunku, który pomoże oceniać pozostałe decyzje. Dla jednej firmy może to być zwiększenie sprzedaży podstawowej usługi. Dla innej poprawa rentowności, stworzenie stabilnego zespołu, uporządkowanie procesów albo pozyskanie klientów z konkretnej branży.

Najważniejszy cel powinien być wystarczająco konkretny, aby pomagał decydować, czego nie robić.

Jeżeli Twoim celem jest zwiększenie sprzedaży istniejącej usługi, tworzenie trzech nowych produktów prawdopodobnie nie jest teraz priorytetem. Jeżeli chcesz odzyskać czas i ograniczyć przeciążenie, przyjmowanie każdego nowego klienta będzie działało w przeciwnym kierunku.

Dobry priorytet porządkuje firmę. Pozwala filtrować pomysły, projekty i okazje.

Eliminowanie zadań jest częścią pracy

Większość systemów produktywności skupia się na dodawaniu: nowych narzędzi, procedur, aplikacji, harmonogramów i metod planowania.

Tymczasem czasami największą poprawę przynosi nie lepsze zarządzanie zadaniami, lecz usunięcie części z nich.

Warto regularnie sprawdzać, które działania:

• nie przynoszą oczekiwanych efektów,
• mogą zostać zautomatyzowane,
• może wykonać ktoś inny,
• są wykonywane wyłącznie z przyzwyczajenia,
• nie wspierają najważniejszego celu,
• zostały rozpoczęte, ale nie powinny być kontynuowane.

Nie każde zadanie trzeba delegować. Niektóre należy po prostu przestać wykonywać.

To ważne rozróżnienie. Delegowanie niepotrzebnego procesu nie sprawia, że staje się on potrzebny. Automatyzowanie działania, które nie ma znaczenia, pozwala jedynie szybciej robić coś zbędnego.

Zasada 90%

Ciekawym przykładem z książki jest zasada 90 procent. Greg McKeown proponuje, aby podczas oceniania nowych możliwości przyjąć jedno najważniejsze kryterium i przyznać danej propozycji ocenę od 0 do 100. Jeżeli nie otrzyma co najmniej 90 punktów, należy ją odrzucić. Dzięki temu nie zgadzamy się na przeciętne pomysły tylko dlatego, że wydają się „całkiem dobre”.

Chroń czas na pracę, która rozwija firmę

Najważniejsze zadania rzadko wykonują się przy okazji. Potrzebują miejsca w kalendarzu, skupienia i ochrony przed bieżącymi sprawami. Jeżeli rozwój firmy zależy od tworzenia ofert, pozyskiwania klientów, budowania produktu lub pracy strategicznej, te działania powinny mieć zarezerwowany czas. Nie mogą być realizowane dopiero wtedy, gdy skończą się maile, spotkania i drobne prośby.

One nigdy się nie skończą.

Warto więc zaplanować najważniejsze zadanie jako pierwsze, zanim dzień zostanie przejęty przez cudze potrzeby. Pomocne może być także ograniczenie liczby spotkań, wyłączenie powiadomień oraz ustalenie godzin odpowiadania na wiadomości. Skupienie nie pojawia się przypadkiem. Trzeba stworzyć dla niego warunki.

Mniej działań może oznaczać lepsze wyniki

Rezygnacja z części pomysłów może początkowo wywoływać niepokój. Pojawia się obawa, że coś nas ominie, konkurencja zrobi więcej albo klienci przestaną o nas pamiętać. Jednak rozproszenie również ma swoją cenę. Firma, która próbuje robić wszystko dla wszystkich, często nie jest kojarzona z niczym konkretnym. Oferta staje się nieczytelna, komunikacja chaotyczna, a właściciel coraz bardziej zmęczony. Ograniczenie liczby działań pozwala wykonywać pozostałe lepiej. Można dopracować ofertę, poprawić obsługę, zbudować rozpoznawalność i konsekwentnie rozwijać jeden kierunek.

„Mniej, ale lepiej” nie oznacza braku ambicji. Oznacza skupienie ambicji na działaniach, które mają największą szansę przynieść rezultat.

Zadaj sobie trzy pytania

Zanim podejmiesz się kolejnego projektu lub rozpoczniesz nowy tydzień, zastanów się:

• Co jest obecnie najważniejszym celem mojej firmy?
• Które działanie może mieć największy wpływ na jego realizację?
• Z czego muszę zrezygnować, aby naprawdę znaleźć na nie czas?

Ostatnie pytanie jest szczególnie ważne. Każdy wybór wymaga miejsca. Jeżeli kalendarz jest już wypełniony, nowy priorytet pozostanie jedynie deklaracją, dopóki nie usuniesz czegoś innego. Rozwój firmy nie zawsze wymaga większej liczby działań. Czasami wymaga zatrzymania się, odrzucenia przypadkowych okazji i konsekwentnego wykonywania kilku rzeczy, które naprawdę mają znaczenie.