Sygnalista to osoba, która zgłasza nieprawidłowości, naruszenia prawa lub inne działania, które mogą być niezgodne z przepisami, zasadami etyki lub zagrażać interesowi publicznemu. Sygnaliści mogą być pracownikami, współpracownikami, kontrahentami, a nawet osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, którzy decydują się na poinformowanie odpowiednich organów lub swoich przełożonych o nadużyciach występujących w organizacji, w której pracują lub z którą współpracują. Ich działania mogą dotyczyć różnych obszarów, takich jak korupcja, oszustwa, łamanie przepisów dotyczących ochrony środowiska, zdrowia publicznego, bezpieczeństwa pracy, praw konsumentów czy ochrony danych osobowych.

Państwa członkowskie Unii Europejskiej, w tym Polska, są zobligowane do systematycznego harmonizowania swojego prawa z przepisami unijnymi.

Unijna dyrektywa o sygnalistach

Dyrektywa dotycząca sygnalistów, czyli Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 roku, odnosi się do ochrony osób zgłaszających naruszenia przepisów unijnych. Dyrektywa ta wprowadza jednolite standardy ochrony sygnalistów w całej Unii Europejskiej, zobowiązując państwa członkowskie do przyjęcia odpowiednich przepisów krajowych.

Dyrektywa obejmuje szeroki zakres naruszeń, od działań sprzecznych z prawem w dziedzinach takich jak finanse, ochrona środowiska, zdrowie publiczne, po kwestie związane z prawami konsumentów i ochroną danych osobowych.

Przewiduje ona, że sygnaliści muszą mieć dostęp do bezpiecznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz zapewnia im ochronę przed odwetem, np. utratą pracy, degradacją, czy innymi formami represji.

Dyrektywa ma na celu stworzenie bezpiecznego i zachęcającego środowiska dla sygnalistów, aby mogli bez obaw zgłaszać naruszenia, przyczyniając się tym samym do większej przejrzystości i przestrzegania prawa w Unii Europejskiej.

Ustawa o sygnalistach z 2024 roku jest polską legislacją, która ma na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscu pracy – o naruszeniach prawa Unii Europejskiej. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r.
Sygnaliści to osoby, które informują o działaniach niezgodnych z prawem, korupcji, oszustwach, czy innych nadużyciach, jakie mają miejsce w ich organizacji. Ustawa wprowadza mechanizmy ochrony sygnalistów przed represjami, takimi jak zwolnienia z pracy, szykany, czy inne formy odwetu.

Obowiązki pracodawcy wobec instytucji sygnalisty

Nowe przepisy dotyczące sygnalistów w Polsce, zgodnie z nowelizacją ustawy, mają wejść w życie 25 września 2024 roku. Data ta oznacza początek obowiązywania przepisów, które nakładają na pracodawców obowiązek wprowadzenia wewnętrznych procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów.
Do tego czasu organizacje muszą dostosować swoje struktury i procedury do nowych wymogów prawnych, aby być w pełni przygotowanym na wejście ustawy w życie.

Do wdrożenia odpowiednich procedur ochronnych, w relatywnie krótkim czasie, zobowiązani są:
– przedsiębiorcy zatrudniający 50 lub więcej pracowników,
– wszystkie jednostki sektora publicznego (z wyłączeniem organów gmin i powiatów z populacją do 10 000 mieszkańców).

Dla podmiotów z sektora publicznego oraz dla organizacji zatrudniających powyżej 250 osób, termin wprowadzenia wewnętrznych procedur został ustalony na 15 grudnia 2024 roku.

Przygotowanie się na zmiany dotyczące sygnalistów wymaga kilku kluczowych kroków, które zapewnią zgodność z nowymi przepisami i ochronę dla sygnalistów w organizacji.

1. Zrozumienie przepisów

Pierwszym krokiem jest dokładne zapoznanie się z ustawą oraz dyrektywą dotyczącą sygnalistów. Warto zrozumieć, kogo obejmują nowe przepisy, jakie obowiązki nakładają na pracodawców, oraz jakie prawa mają sygnaliści.

2. Wdrożenie procedur zgłaszania nieprawidłowości

Organizacje powinny opracować i wdrożyć wewnętrzne procedury umożliwiające pracownikom i współpracownikom zgłaszanie naruszeń. Procedury te muszą być jasne, dostępne i łatwe w użyciu. Ważne jest, aby zapewnić różne kanały zgłaszania, takie jak specjalne linie telefoniczne, dedykowane adresy e-mail, czy platformy online.

3. Szkolenie pracowników

Pracownicy powinni być regularnie szkoleni na temat nowych procedur, aby wiedzieli, jak zgłaszać nieprawidłowości oraz jakie prawa i ochrona im przysługują. Szkolenia powinny również obejmować menedżerów, aby wiedzieli, jak odpowiednio reagować na zgłoszenia sygnalistów.

4. Zapewnienie anonimowości

Kluczowe jest zapewnienie sygnalistom anonimowości i ochrony przed represjami. Organizacje muszą stworzyć mechanizmy, które będą chronić tożsamość zgłaszających i uniemożliwiać ich identyfikację. Dodatkowo, należy zapewnić, że sygnaliści nie będą narażeni na negatywne konsekwencje w pracy.

5. Monitorowanie i aktualizacja procedur

Procedury zgłaszania nieprawidłowości powinny być regularnie monitorowane i w razie potrzeby aktualizowane. Ważne jest, aby organizacja na bieżąco reagowała na zmiany w przepisach prawnych oraz dostosowywała swoje wewnętrzne regulacje do potrzeb pracowników i współpracowników.

6. Konsultacja z ekspertami

Warto skonsultować się z prawnikami specjalizującymi się w ochronie sygnalistów, aby upewnić się, że wdrażane procedury są zgodne z prawem i spełniają wszystkie wymogi. Przygotowanie się na zmiany dotyczące sygnalistów to nie tylko kwestia formalnego dostosowania się do nowych przepisów, ale również budowania kultury otwartości i zaufania w organizacji. Właściwie przygotowane firmy będą nie tylko chronić swoich pracowników, ale także zwiększać swoją wiarygodność i transparentność.