Organy administracji publicznej przed wydaniem decyzji w prowadzonych przez siebie sprawach, podejmują wszelkie możliwe kroki w celu wyjaśnienia stanu faktycznego i zebrania materiału dowodowego, na podstawie których wydadzą rozstrzygnięcie. W przypadku spraw z zakresu ochrony danych osobowych współpraca z organem jest o tyle istotna, że sprawy te nie dotyczą tylko strony postępowania, ale przede wszystkim osób trzecich, które ponoszą skutki niezastosowania właściwych zabezpieczeń przy przetwarzaniu ich danych osobowych.

Kara za brak współpracy z organem nadzorczym

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nałożył karę w wysokości 18 192 złotych na jedną ze spółek stwierdzając naruszenie przez nią przepisów art. 31 i art. 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679, polegające na braku współpracy z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ramach wykonywania przez niego jego zadań oraz na niezapewnieniu dostępu do danych osobowych i innych informacji niezbędnych Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych do realizacji jego zadań.

PUODO wszczął postępowanie wobec spółki w związku ze złożoną na nią skargą. W celu wyjaśnienia stanu faktycznego zwrócił się do niej z prośbą o ustosunkowanie się do treści skargi oraz o udzielenie odpowiedzi na szczegółowe pytania dotyczące sprawy. Spółka podjęła tylko jedno z czterech skierowanych do niej pism. W związku z nieudzieleniem przez Spółkę informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy Prezes UODO wszczął z urzędu wobec Spółki – w oparciu o art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679, w związku z naruszeniem przez Spółkę art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit a) i e) Rozporządzenia 2016/679 – postępowanie administracyjne w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej. O wszczęciu postępowania Spółka poinformowana została pismem, które zostało zwrócone do nadawcy z adnotacją „zwrot nie podjęto awizowanej przesyłki w terminie”. Pismem tym Spółka wezwana została również – celem ustalenia podstawy wymiaru kary, w oparciu o art. 101a ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) – do przedstawienia sprawozdania finansowego Spółki za rok 2020 lub – w przypadku jego braku – oświadczenia o wysokości obrotu i wyniku finansowego osiągniętego przez Spółkę w 2020 roku.

W ocenie organu nadzorczego, odpowiedzialność za nieudzielenie Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych żądanych przez niego informacji spoczywa na Spółce. Powinnością każdej jednostki organizacyjnej jest bowiem zapewnienie takiej organizacji odbioru pism, aby przebieg korespondencji odbywał się w sposób ciągły i niezakłócony oraz wyłącznie przez osoby uprawnione. Zaniedbania w tym zakresie obciążają tę właśnie jednostkę organizacyjną. Według Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Spółka jako podmiot profesjonalnie uczestniczący w obrocie prawno-gospodarczym, miała świadomość, że jej działanie polegające na niepodejmowaniu korespondencji nadanej przez organ nadzorczy stanowi naruszenie podstawowych obowiązków przedsiębiorcy.

Lekceważenie obowiązków związanych ze współpracą z UODO stanowi naruszenie o dużej wadze i jako takie podlega sankcjom finansowym. Dlatego też w tym przypadku, organ nadzorczy nałożył administracyjną karę pieniężną, która będzie nie tylko w tym indywidualnym przypadku skuteczna, proporcjonalna i odstraszająca, ale też będzie sygnałem dla innych podmiotów, jak ważna jest współpraca z UODO.