W wielu zakładach pracy jest zamontowany całodobowy monitoring, który ma na celu między innymi ochronę mienia firmy przed włamaniem lub kradzieżą oraz nadzorować pracę personelu. Nagranie z monitoringu jest też świetnym materiałem dowodowym w przypadku wystąpienia na przykład wypadku na terenie zakładu pracy. Wszechstronność zastosowania kamer sprawia, że wielu pracodawców decyduje się na ich montaż w siedzibie swoich firm. Kamery nie są jednak jedynym rodzajem monitoringu, jaki może być używany przez pracodawcę.

Rodzaje monitoringów stosowanych przez pracodawców

Kiedy słyszymy słowo „monitoring” wyobrażamy sobie zamontowane pod sufitem kamery, które śledzą każdy nasz ruch. Ale czy zdajemy sobie sprawę, że nasze poczynania można również obserwować za pomocą kontrolowania telefonu komórkowego, poczty elektronicznej, połączeń internetowych, czy też sygnału GPS. O zastosowaniu monitoringu w środowisku pracowniczym pracodawca musi poinformować pracowników i osoby niezatrudnione przebywające na terenie zakładu pracy.

Prowadzenie monitoringu zgodnie z przepisami Kodeksu pracy

Zgodnie z art. 222 § 1 Kodeksu Pracy monitoring w zakładzie pracy można stosować, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Na podstawie § 6 tego artykułu cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Pomieszczenia, które polegają monitoringowi powinny być w sposób czytelny i widoczny oznakowane. Dotyczy to nie tylko sytuacji, gdy stosowany jest monitoring wizyjny (z zastosowaniem kamer), ale także, gdy np. śledzona jest trasa samochodu służbowego za pomocą sygnału GPS. Oznacza to, że w pojeździe również powinna być umieszczona w widocznym miejscu informacja o monitorowany trasy przejazdu auta.

Monitoring w firmie? Nie wszędzie!

Co do zasady kodeks pracy określa również miejsca, w których monitoring nie może być zamontowany. Dotyczy to:
-pomieszczeń sanitarnych.
-szatni,
-stołówek,
-palarni.
Ustawodawca zezwala jednak na umieszczenie jednak monitoringu w tych miejscach, jeżeli jest to niezbędne do wskazanego już wcześniej do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji , których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę pracodawcy. Istotne w tym przypadku jest jednak to, że taki monitoring nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Podstawa prawna RODO stosowania monitoringu

Pracodawcy mogą zamontować na terenie zakładu pracy monitoring, na podstawie art. 6 ust. 1 lit a, c lub f Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Pierwszy przypadek dotyczy sytuacji, gdy osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów. Drugą przesłanka wystąpi, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. W trzecim przypadku zastosowanie monitoringu jest możliwe, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.