Kwestia korzystania z monitoringu w zakładzie pracy została uregulowana w Kodeksie pracy, chociaż pewne obowiązki w związku z przetwarzaniem obrazu nakłada na pracodawców korzystających z tego narzędzia także tak zwane „RODO”. W dzisiejszym artykule opiszemy jakie wymogi musi spełnić pracodawca, aby w zgodzie z prawem nagrywać co dzieje się na terenie zakładu pracy.

1. Cel
Kodeks pracy nie pozwala na korzystanie z monitoringu w zakładzie pracy w każdym wypadku, a jedynie, gdy wprowadzenie takiej formy nadzoru jest uzasadnione ze względu na co najmniej jeden z poniższych powodów:
-zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa;
-ochronę mienia;
-kontrolę produkcji;
-zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

2. Zakres utrwalania materiału
Kamery zainstalowane w zakładzie pracy mogą rejestrować wyłącznie obraz. Nagrywanie rozmów pracowników jest więc niezgodne z obowiązującymi przepisami.

3. Obszar objęty monitoringiem
Monitoringiem może być objęty teren zakładu pracy oraz obszar wokół tego zakładu, istnieją jednak pewne wyjątki, gdzie zastosowanie monitoringu wymaga spełnienia pewnych dodatkowych warunków.
Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek czy palarni, chyba że spełnione zostaną łącznie dwie przesłanki:
-stosowanie monitoringu w tych miejscach jest niezbędne do realizacji celu, w którym założony został monitoring;
-zastosowanie w tym miejscu monitoringu nie naruszy godności lub innych dóbr osobistych pracowników.
Ponadto umieszczenie monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej lub w przypadku jej braku zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Co więcej nawet w przypadku spełnienia tych wymogów monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

4. Przetwarzanie nagrań z monitoringu
Nagrania pracodawca może przetwarzać tylko do celów, dla których zostały zebrane, a więc dla jednego z tych wskazanych w punkcie pierwszym artykułu. Co więcej przechowywać nagrania pracodawca może tylko do trzech miesięcy, chyba że stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, wówczas termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie powyższych okresów nagrania zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, chyba, że odrębne przepisy stanowią inaczej.

5. Informowanie pracowników o monitoringu
Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, a także celach, zakresie oraz sposobie jego zastosowania nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, zaś w przypadku nowych pracowników musi im te informacje przekazać na piśmie. Poinformowanie pracowników o korzystaniu z monitoringu powinno mieć miejsce w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Pracodawca musi także oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

6. Prawo pracownika dostępu do nagrania
Zgodnie z RODO każdy pracownik ma prawo do informacji czy na nagraniu znajdują się jego/ jej dane osobowe. W przypadku, gdy ma to miejsce pracownik taki ma prawo do uzyskania dostępu do takiego nagrania, a także m.in. informacji o celu przetwarzania takich danych, odbiorcach, którym dane te zostały ujawnione, czy planowanym okresie przechowywania danych osobowych. W tym miejscu należy dodać także, że dane osobowe to nie tylko nazwisko czy numer PESEL, ale wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie. W przypadku nagrań znanych nam pracowników należy więc uznać, że praktycznie w każdym przypadku nagranie zawiera ich dane osobowe.