Co do zasady ustawodawca nie zakazuje dokonywania płatności za towar lub usługę w formie gotówkowej. Nakłada jednak na przedsiębiorców w tej kwestii obostrzenia.

Kiedy dokonanie zapłaty za towar lub usługę w formie gotówkowej jest zakazane?

Zgodnie z art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy,
w każdym przypadku gdy:
-stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
-jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Powyższe oznacza, że obligatoryjnie za pomocą rachunków bankowych muszą być realizowane płatności dokonywane między przedsiębiorcami, których wysokość jest równa lub przekracza kwotę 15 000 złotych.

Ponadto należy pamiętać, że wyżej wskazana norma wynikająca z ustawy Prawo przedsiębiorców jest skierowana do podmiotów podlegających obowiązkowi wpisu do CEIDG albo rejestru przedsiębiorców. Oznacza to, że art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców ma zastosowanie zarówno do podmiotów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółek i innych podmiotów podlegających obowiązkowemu wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego.

Jakie są konsekwencje dokonania płatności gotówką, której wysokość przekracza kwotę 15 000 złotych?

Na podstawie art. 22p ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 15d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Ponadto zgodnie z art. art. 22p ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz odpowiednio art. 15d ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo zwiększają przychody – w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Pozostałe skutki dokonania płatności gotówką w kwocie powyżej 15 000 zł w podatku dochodowym

Wskazane powyżej przepisy dotyczące zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów są również stosowane odpowiednio w przypadkach nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych  i prawnych. Zgodnie z art. 22p ust. 3 pkt 1 u.p.d.o.f. oraz odpowiednio art. 15d ust. 3 pkt 1 u.p.d.o.p.. w zakresie w jakim na wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych składają się płatności dokonane z naruszeniem obowiązku określonego w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców:
-odpisy amortyzacyjne nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów – w przypadku odpisów amortyzacyjnych dokonywanych po dokonaniu płatności,
-podatnicy są obowiązani zmniejszać koszty uzyskania przychodów (względnie zwiększać przychody) o kwoty zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych – w przypadku odpisów amortyzacyjnych dokonanych i zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów przed dokonaniem płatności.