Jedna rzecz, która przesunie Twój biznes do przodu

Prowadzisz firmę. Od rana odpisujesz na wiadomości, oddzwaniasz do klientów, wystawiasz faktury, poprawiasz ofertę, publikujesz coś w social mediach, rozwiązujesz problem pracownika, sprawdzasz płatności, zaglądasz do statystyk i próbujesz wcisnąć między to wszystko zadanie, które miało być zrobione już trzy dni temu.

Wieczorem jesteś zmęczony. Tylko czy Twój biznes rzeczywiście przesunął się dziś do przodu? To jedno z największych wyzwań przedsiębiorców. Możemy być bardzo zajęci, a jednocześnie poświęcać niewiele czasu na rzeczy, które naprawdę rozwijają firmę.

Gary Keller i Jay Papasan w książce „Jedna rzecz” proponują zupełnie inne podejście do produktywności. Zamiast zastanawiać się: Jak zrobić wszystko?

warto zadać sobie pytanie: Co jest tą jedną rzeczą, którą mogę zrobić, aby dzięki niej wszystko inne stało się łatwiejsze albo niepotrzebne?

To pytanie może zmienić sposób, w jaki zarządzasz nie tylko swoim dniem, ale również całym biznesem.

Nie wszystkie zadania są równie ważne

Lista zadań daje złudzenie, że wszystkie znajdujące się na niej punkty mają podobną wartość. Odpisać na trzy maile. Przygotować ofertę dla dużego klienta. Zamówić materiały do biura. Zadzwonić do księgowej. Napisać artykuł. Sprawdzić statystyki. Przygotować nową usługę.

Na liście każde z tych zadań zajmuje dokładnie jedną linijkę. Ich znaczenie dla biznesu może być jednak zupełnie inne.

Odpowiedź na kilka mało istotnych wiadomości może nie zmienić praktycznie niczego. Przygotowanie dobrej oferty może natomiast doprowadzić do podpisania umowy wartej kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Problem polega na tym, że drobne zadania często wygrywają. Są szybkie. Są konkretne. Możemy je wykreślić z listy i poczuć satysfakcję. Najważniejsze działania bywają natomiast trudniejsze, wymagają skupienia i często nie dają natychmiastowego efektu. Dlatego tak łatwo spędzić cały dzień na drobiazgach.

Zajętość nie oznacza rozwoju

W prowadzeniu firmy zawsze będzie coś do zrobienia. Jeżeli Twoim celem jest „zrobić wszystko”, prawdopodobnie nigdy nie skończysz. Co więcej, wraz z rozwojem biznesu liczba obowiązków najczęściej rośnie. Pojawiają się kolejni klienci, pracownicy, projekty, faktury, procesy i problemy. Dlatego warto przestać mierzyć dobry dzień liczbą wykonanych zadań.

Możesz wykreślić 15 punktów z listy i praktycznie stać w miejscu. Możesz też wykonać jedno ważne zadanie i znacząco zmienić sytuację swojej firmy. Wyobraź sobie przedsiębiorcę, który od miesięcy sam przygotowuje każdą ofertę dla klienta. Każda zajmuje mu około godziny. Może codziennie wpisywać na listę: „Przygotować ofertę dla klienta”. I wykonywać to zadanie przez kolejne lata.

Może też któregoś dnia poświęcić kilka godzin na stworzenie dobrego szablonu oferty i prostego procesu jej przygotowywania. Jedno zadanie może sprawić, że dziesiątki kolejnych staną się łatwiejsze. I właśnie takich działań warto szukać.

Szukaj domina

Autorzy „Jednej rzeczy” wykorzystują metaforę domina. Przewrócenie odpowiedniego klocka uruchamia kolejne. W biznesie również istnieją zadania, które pociągają za sobą następne efekty.

Jeżeli problemem jest brak klientów, Twoją jedną rzeczą może być uruchomienie skutecznego kanału pozyskiwania zapytań.

Jeżeli masz klientów, ale każde zlecenie wygląda inaczej i generuje chaos, najważniejsze może być uporządkowanie procesu realizacji.

Jeżeli większość czasu zajmują Ci powtarzalne czynności, może warto stworzyć automatyzację albo delegować część pracy.

Jeżeli firma ma dużo zapytań, ale niewiele sprzedaży, być może zamiast zdobywać jeszcze większy ruch warto poprawić ofertę lub proces sprzedaży.

Nie chodzi więc o znalezienie najpilniejszego zadania. Chodzi o znalezienie zadania o największej dźwigni. Takiego, którego wykonanie wpływa na wiele kolejnych elementów biznesu.

Jak znaleźć swoją jedną rzecz?

Zacznij od celu. Zamiast rano otwierać skrzynkę mailową i pozwalać, żeby to wiadomości innych ludzi zdecydowały o Twoim planie dnia, zastanów się:

Jaki jest obecnie najważniejszy cel mojego biznesu?

Może nim być:

• zdobycie pięciu nowych klientów,
• zwiększenie rentowności,
• uruchomienie nowej usługi,
• zmniejszenie liczby godzin pracy właściciela,
• uporządkowanie obsługi klientów,
• zwiększenie liczby zapytań ze strony internetowej.

Dopiero później pytaj:

Co mogę zrobić, żeby najbardziej przybliżyć się do tego celu?

A następnie:

Czy istnieje działanie, które ułatwi albo wyeliminuje inne zadania?

W ten sposób możesz odkryć, że Twoim problemem wcale nie jest brak czasu. Problemem może być brak priorytetu.

Najważniejsze zadanie powinno dostać najlepszy czas

Samo znalezienie jednej rzeczy nie wystarczy. Trzeba jeszcze znaleźć na nią miejsce w kalendarzu.

Częsty scenariusz wygląda tak:

„Najpierw szybko odpiszę na maile, potem zrobię kilka drobiazgów i później spokojnie zajmę się ważnym projektem”.

Tyle że później pojawia się telefon.

Potem klient potrzebuje czegoś „na już”.

Następnie wpada kolejne spotkanie.

Jest 16:00, a najważniejsze zadanie nadal czeka.

Dlatego warto odwrócić kolejność.

Nie próbuj znaleźć czasu na najważniejsze zadanie po wykonaniu wszystkiego innego. Najpierw zarezerwuj czas na najważniejsze zadanie, a pozostałe obowiązki organizuj wokół niego.

Jeżeli najlepiej pracujesz rano, może to oznaczać zablokowanie pierwszych dwóch godzin dnia na pracę wymagającą skupienia.

Bez maila. Bez komunikatorów. Bez social mediów. Bez drobnych spraw, które mogą poczekać.

To właśnie wtedy pracujesz nad rzeczą, która ma największą szansę wpłynąć na przyszłość firmy.

Pilne czy ważne?

W prowadzeniu biznesu łatwo wpaść w pułapkę pilności. Telefon dzwoni teraz. Mail przyszedł teraz. Klient zadał pytanie teraz. Powiadomienie pojawiło się teraz.

Dlatego mamy wrażenie, że powinniśmy natychmiast reagować.

Tymczasem najważniejsze działania biznesowe bardzo często nie krzyczą.

Strategia nie wyśle Ci powiadomienia. Nowa oferta nie zadzwoni. Automatyzacja procesu nie napisze, że potrzebuje odpowiedzi do 12:00. Budowanie marki nie oznaczy wiadomości czerwonym wykrzyknikiem. A jednak to właśnie te działania mogą zdecydować o tym, gdzie Twoja firma znajdzie się za rok. Jedna rzecz może być inna na różnych etapach firmy.

Nie istnieje jedno uniwersalne zadanie, które powinien wykonywać każdy przedsiębiorca. Twoja „jedna rzecz” zmienia się razem z sytuacją biznesu.

Na początku może nią być zdobycie pierwszych klientów.

Później stworzenie procesu sprzedaży.

Następnie zatrudnienie odpowiedniej osoby.

Jeszcze później uporządkowanie procesów, poprawa rentowności albo stworzenie produktu, który można skalować.

Dlatego warto regularnie wracać do pytania:

Co w tej chwili najbardziej ogranicza rozwój mojej firmy?

A potem:

Jakie jedno działanie może najmocniej wpłynąć właśnie na ten obszar?

Nie chodzi o robienie jednej rzeczy przez cały dzień

Idea „Jednej rzeczy” nie oznacza oczywiście, że przedsiębiorca ma wykonywać tylko jedno zadanie.

Maile nadal trzeba przeczytać.

Faktury wystawić.

Do klientów oddzwonić.

Problemy rozwiązać.

Chodzi o coś innego: wśród kilkunastu lub kilkudziesięciu rzeczy, które możesz zrobić, jedna prawdopodobnie ma większe znaczenie niż pozostałe.

I to ona powinna otrzymać Twoją uwagę, energię i najlepszy czas.

Dopiero później zajmujesz się resztą.

Zadaj sobie jedno pytanie

Jeżeli masz dziś przed sobą listę kilkunastu zadań, nie zaczynaj automatycznie od pierwszego punktu.

Spójrz na całość i zapytaj:

Które z tych działań najbardziej przesunie mój biznes do przodu?

A jeszcze lepiej:

Które sprawi, że część pozostałych zadań stanie się prostsza albo całkowicie niepotrzebna?

Być może okaże się, że zamiast przez kolejne trzy godziny gasić drobne pożary, powinieneś przez godzinę popracować nad rozwiązaniem, dzięki któremu przestaną powstawać.

Bo rozwój firmy nie zawsze wymaga robienia więcej.

Czasami wymaga po prostu wybrania właściwej rzeczy i zrobienia jej jako pierwszej.