Sytuacja, w której mamy wrażenie, że czas przelatuje przez palce, a efektywność pracy pozostawia wiele do życzenia, jest dość powszechna w dzisiejszym świecie pracy. Istnieje wiele czynników, które mogą prowadzić do tego, że mimo spędzenia całego dnia w biurze lub na home office, wciąż czujemy się niezadowoleni z wykonanej pracy. Jednym z głównych powodów jest rozproszenie i trudności z koncentracją. W dzisiejszym świecie pełnym bodźców, w którym jesteśmy bombardowani informacjami z różnych stron, łatwo jest stracić skupienie. Powiadomienia na telefonie, e-maile, rozmowy z kolegami czy media społecznościowe mogą stać się poważnymi zakłóceniami naszej pracy. Nawet krótkie przerwy na sprawdzenie wiadomości na telefonie mogą prowadzić do utraty koncentracji i trudności w powrocie do zadań.

Dodatkowo, brak jasno określonych celów i planów działania może przyczynić się do bezproduktywności. Jeśli nie mamy wyraźnego planu co do tego, co chcemy osiągnąć w ciągu dnia, łatwo możemy tracić się w codziennych rutynach i tracić czas na rzeczy nieistotne. Warto również wspomnieć o przeciążeniu informacyjnym. W erze internetu mamy dostęp do ogromnej ilości informacji, co może prowadzić do tego, że łatwo jest się zagubić w morzu danych i nie skoncentrować na istotnych zadaniach.

Końcowym efektem tego wszystkiego jest frustracja i demotywacja. Kiedy dochodzi do końca dnia pracy, a my patrzymy na listę zadań niezrealizowanych lub wykonanych niewystarczająco dobrze, łatwo możemy poczuć się przytłoczeni i bezradni. To może prowadzić do obniżenia motywacji do pracy i jeszcze większej bezproduktywności.

Aby temu zapobiec, ważne jest, abyśmy podejmowali świadome wysiłki w celu poprawy naszych nawyków pracy. Oto, co można zrobić.

Na początku każdego dnia warto zastanowić się nad priorytetami i celami, które chcemy osiągnąć.

Ważne jest, aby skoncentrować się na najważniejszych zadaniach i ustalić realistyczne terminy ich realizacji. Ustal priorytety, abyś mógł skoncentrować się na najważniejszych rzeczach. Podczas planowania dnia warto również uwzględnić ewentualne spotkania czy inne zobowiązania, które mogą wpłynąć na harmonogram pracy. Ważne jest również zachowanie elastyczności i umiejętność radzenia sobie z ewentualnymi zmianami w planie.

Na równi z przygotowaniem listy zadań jest świadomość tego, co najbardziej Cię rozprasza. Standardowa lista rozpraszaczy większości z nas obejmuje:

Zakłócenia otoczenia: Hałas w biurze, rozmowy w tle, czy inne zakłócenia otoczenia mogą być bardzo rozpraszające i utrudniać skupienie.

Media społecznościowe: Regularne sprawdzanie aktualizacji na platformach społecznościowych może być bardzo rozpraszające i zabierać dużo czasu.

E-maile i powiadomienia: Ciągłe sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile oraz inne powiadomienia mogą przerywać skupienie i prowadzić do rozproszenia.

Multitasking: Próba jednoczesnego wykonywania wielu zadań może prowadzić do rozproszenia uwagi i obniżenia efektywności pracy.

Nieplanowane przerwy: Niezaplanowane rozmowy z kolegami, nieoczekiwane telefony czy wizyty mogą przerywać ciągłość pracy i trudno jest wrócić do punktu, w którym się skończyło.

Brak organizacji: Kiedy nasze miejsce pracy jest nieuporządkowane lub nie mamy jasno określonych planów działania, łatwo możemy się rozpraszać i tracić czas na szukanie potrzebnych rzeczy.

Gdy uda Ci się już zapanować nad rozpraszaczami, zobacz, jak możesz pomóc sobie w decyzji, które zadania wykonywać w pierwszej kolejności.

Metoda Eisenhowera polega na podziale zadań na cztery kategorie: ważne i pilne, ważne ale niepilne, pilne ale nie ważne, niepilne i nie ważne. Każde zadanie można przyporządkować do jednej z tych kategorii, co ułatwi ustalenie priorytetów.

ABCDE metoda

Kolejna metoda polega na oznaczeniu zadań literami od A do E, gdzie A to zadania najważniejsze i najpilniejsze, a E to zadania, które można odłożyć na później lub zlecić innym.

Matryca MoSCoW

Jest to metoda polegająca na podziale zadań na kategorie Must have (muszą być zrobione), Should have (powinny być zrobione), Could have (mogą być zrobione) i Won’t have (nie powinny być zrobione). To pozwala na określenie priorytetów dla zadań.

Po ustaleniu priorytetów ważne jest konsekwentne trzymanie się ich i skupienie na realizacji najważniejszych zadań, co pozwoli na efektywne zarządzanie czasem i osiągnięcie zamierzonych celów.

Dobra organizacja dnia pracy może wymagać również umiejętności delegowania zadań oraz skupienia na wykonywaniu zadań zgodnie z zasadą „done is better than perfect”. Nie zawsze musimy doskonale wykonywać wszystkie zadania – ważne jest, żeby je zakończyć i iść dalej. Wreszcie, kluczowym elementem planowania dnia pracy jest również dbanie o odpowiednią równowagę między pracą a życiem osobistym. Warto znaleźć czas na odpoczynek, relaks, aktywność fizyczną, rozwijanie zainteresowań czy spędzanie czasu z bliskimi, co pozwoli na lepsze funkcjonowanie w pracy i większą satysfakcję z życia. Warto eksperymentować z różnymi metodami planowania dnia pracy, żeby znaleźć tę, która najlepiej odpowiada naszym potrzebom i pozwala nam efektywnie zarządzać czasem i osiągać zamierzone cele.