Wśród podatników często dominuje przeświadczenie, że nieodebranie pisma nadanego przez organ podatkowy skutkuje zaprzestaniem kontynuowania wobec niego postępowania podatkowego. Co w rzeczywistości dzieje się w momencie, gdy podatnik nie podejmie w terminie pisma nadanego do niego przez organ podatkowy?

W jaki sposób można dokonać doręczenia pisma?

Co do zasady organ podatkowy doręcza pisma:
-za pokwitowaniem, za pośrednictwem operatora pocztowego, pracowników urzędu obsługującego ten organ, funkcjonariuszy lub upoważnionych pracowników innego organu podatkowego, lub przez organy lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów, lub
-za urzędowym poświadczeniem odbioru, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Pisma doręcza się osobom fizycznym pod adresem miejsca ich zamieszkania albo pod adresem do doręczeń w kraju. Pisma osobom fizycznym mogą być także doręczane:
-w siedzibie organu podatkowego;
-w miejscu zatrudnienia lub prowadzenia działalności przez adresata – adresatowi lub osobie upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji;
W razie niemożności doręczenia pisma w powyższy sposób, a także w innych uzasadnionych przypadkach pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.
Ponadto w przypadku nieobecności adresata w miejscu zamieszkania albo pod adresem do doręczeń w kraju pisma doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, a gdyby go nie było lub odmówił przyjęcia pisma – sąsiadowi, zarządcy domu lub dozorcy – gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi, zarządcy domu lub dozorcy umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję, na której zamieszkuje adresat lub której adres wskazano jako adres do doręczeń.

Czym jest fikcja doręczenia?

W razie niemożności doręczenia pisma w jeden z powyżej wskazanych sposobów operator pocztowy przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej. Jeżeli pismo doręczona było za pośrednictwem pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie gminy (miasta). Zawiadomienie o pozostawaniu pisma w miejscu określonym w jednym z powyżej wymienionych miejsc, wraz z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy w terminie 7 dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, lub miejsca wskazanego jako adres do doręczeń w kraju, na drzwiach jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
              W przypadku niepodjęcia pisma w terminie 7 dni pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pierwszego zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy. W przypadku niepodjęcia pisma, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, w którym można było je odebrać, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Ponadto należy zaznaczyć, że jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, wówczas jest ono zwracane nadawcy wraz z adnotacją o odmowie odbioru pisma i datą odmowy. Z taką sytuacją wiąże się jednak konsekwencja uznania za datę doręczenia pisma dzień odmowy jego przyjęcia. Jeżeli podatnik ustanowił osoba upoważnioną do jego reprezentowania, a organ podatku nie jest w stanie ustalić adresu osoby fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata, pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.
                Powyższe oznacza, że nieodebranie pisma nadanego przez organ podatkowy nie ma wpływu na kontynuowanie prowadzenia postępowania podatkowego w stosunku do podatnika, który nie podjął pisma. Należy jednak zwrócić uwagę, że niepodjęcie listu z organu podatkowego zawierającego decyzję lub postanowienie skutkuje tym, że podatnik nie będzie mógł w terminie wnieść zażalenia na postanowienie lub odwołania od decyzji, co spowoduje ich uprawomocnienie się. Oczywiście prawo podatkowe nie jest do końca bezwzględne i w sytuacji, gdy nieodebranie pisma, a co za tym idzie uchybienie terminowi na złożenie środka odwoławczego od orzeczenia organu podatkowego nie nastąpiło z winy podatnika można zastosować instytucję przywrócenia terminu.