Zgodnie z obowiązującym od 1. maja 2019 roku nowy rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia w sprawie kas rejestrujących ustawodawca nałożył na pracodawców, których pracownicy obsługują kasy rejestrujące dodatkowe obowiązki związane z zapoznaniem tych pracowników z zasadami prowadzenia ewidencji.

Obowiązek zapoznania pracownika z zasadami prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej

Na podstawie § 6 ust. 3 powyższego rozporządzenia podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.

Obowiązek spisania oświadczenia

Pracownik podatnika obsługujący kasy rejestrujące przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji. Informacja o zasadach ewidencji, o której mowa powyżej, oraz oświadczenie, o zapoznaniu się z zasadami ewidencji, są sporządzane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla osoby pracownika. Wzór informacji o zasadach ewidencji oraz oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Jaki jest termin na zapoznanie pracownika za zasadami prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej?

Co do zasady podatnik powinien zapoznać pracownika z zasadami prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji. Ta zasada dotyczy jednak pracowników, którzy wcześniej nie ewidencjonowali sprzedaży w ten sposób. Przypominamy, że natomiast w przypadku pracowników, którzy prowadzili ewidencję przed rozpoczęciem obowiązywania nowego rozporządzenia Ministra Finansów tj. przed 1. maja 2019 r. mieli oni obowiązek złożenia oświadczenia o zapoznaniu się z zasadami ewidencjonowania przy użyciu kas rejestrujących do 31 maja 2019 r.

Jakie konsekwencje przewidziane są za brak zapoznania pracownika z zasadami prowadzenia ewidencji?

Analizując przepisy wskazanego wcześniej rozporządzenia, jak i ustawy o podatku od towarów i usług nie sposób znaleźć regulacje dotyczące kar za brak zapoznania pracownika z zasadami prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej, czy też za niepobranie od niego oświadczenia, o którym mowa wcześniej.
Nie oznacza to jednak, że podatnikowi nie grożą konsekwencje wynikające z kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie bowiem z art. art. 62 § 4 kodeksu karnego skarbowego karze pieniężnej albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie podlega ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży.