Pod koniec września 2019 roku rząd przyjął projekt ustawy wprowadzający tak zwane e-doręczenia. Przepisy w tym zakresie mają zacząć obowiązywać od 1 października 2020 r., z pewnymi wyjątkami takimi jak np. korespondencja sądowa, które zaczną wchodzić w późniejszych terminach.

Czym jest e-doręczenie?

E-doręczenie ma być początkowo domyślnym, ale docelowo podstawowym kanałem wymiany korespondencji, która wymaga potwierdzenia jej nadania lub odbioru. Zgodnie z przyjętym projektem ustawy e-doręczenie będzie pod względem prawnym równe wysłaniu tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. Korespondencja – co do zasady – ma być nadawana i odbierana przez podmiot publiczny w postaci elektronicznej. Oznacza to, że taki podmiot będzie musiał posiadać adres do doręczeń elektronicznych.

Jak jest obecnie?

Aktualnie podstawową formą wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi jest tradycyjny sposób komunikacji – papierowa przesyłka polecona lub osobisty odbiór w punkcie obsługi interesanta. Administracja publiczna coraz częściej zapewnia odbiorcom usługi udostępniane w dedykowanym systemie lub na ePUAP, przeznaczone dla określonego celu lub określonej sprawy. Niestety nie jest to nadal zbyt popularny kanał komunikacji między obywatelami, a administracją publiczną.
Ponadto doręczanie elektroniczne korespondencji za pośrednictwem platformy ePUAP jest skuteczne jednak tylko w komunikacji z podmiotami publicznymi i w ramach spraw wszczętych właśnie na ePUAP. Aktualnie w przestrzeni doręczeń elektronicznych funkcjonuje wiele e-adresów, które są trudne do wyszukania i w praktyce znane są one tylko uczestnikom korespondencji prowadzonej w określonej sprawie.
Innym utrudnieniem jest fakt, że obecnie każdy z podmiotów publicznych zarządza własną listą adresów elektronicznych swoich interesantów, co oznacza, że dany podmiot może posługiwać się innym adresem elektronicznym w sprawach prowadzonych przez różne organy administracji publicznej.

Kto będzie mógł skorzystać z e-doręczeń?

Adresatem nowych regulacji są zarówno osoby fizyczne, jak i przedsiębiorcy. Każdy korzystający z e-doręczeń będzie obowiązany do posiadania elektronicznego adresu do doręczeń. Podatnik będzie mógł uzyskać go na dwa sposoby. Pierwszym sposobem będzie uzyskanie takiego adresu od tak zwanego operatora wyznaczonego, którym jest Poczta Polska. Drugim sposobem jest natomiast kupienie go od komercyjnego dostawcy usług zaufania. E-adres każdego podatnika będzie przechowywany w specjalnie stworzonym rejestrze zwanym bazą adresów elektronicznych. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do tej bazy – zobowiązuje podmiot publiczny do doręczania pism na ten adres. Obywatel czy przedsiębiorca, korzystający z publicznej usługi operatora wyznaczonego będzie miał do niej dostęp ze strony GOV.PL.
Ważne jest to, że wszyscy, którzy będą chcieli tak jak dotąd odbierać korespondencję w formie papierowej, nic się nie zmieni. Dzięki tzw. usłudze hybrydowej operatora wyznaczonego korespondencja do nich zostanie tradycyjnie doręczona przez listonosza.

Jaki jest cel wprowadzenia e-doręczeń?

Zgodnie z zapowiedziami ustawodawcy korzystanie z e-doręczeń ma skrócić czas potrzebny na doręczenie korespondencji. Ponadto e-doręczenia mają rozszerzyć możliwości kontaktowania się urzędów z obywatelami oraz umożliwić podatnikom załatwienie spraw urzędowych na odległość bez konieczności wychodzenia z domu, czy miejsca pracy. Warto wskazać, że usługa ta będzie całkowicie dobrowolna oraz darmowa.