Czym jest podróż służbowa?

Zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością siedziby pracodawcy bądź poza stałym miejscem pracy. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wyjazdem. Z podróżą służbową mamy do czynienia w momencie, gdy występują trzy poniższe elementy:
-wyjazd na polecenie pracodawcy
-wyjazd poza stałe miejsce pracy/poza miejscowość siedziby pracodawcy
-wyjazd w celu wykonania zadania służbowego.

Co można zaliczyć do należności z tytułu podróży służbowej?

Do należności z tytułu podróży służbowej można zaliczyć diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów komunikacją miejską w miejscu oddelegowania, wydatki na nocleg, a także inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową. Należy jednak zaznaczyć, że powyższe wydatki powinny być odpowiednio udokumentowane.

Krajowe podróże służbowe

Wysokość diet przysługujących za krajowe podróże służbowe została ustalona Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W zależności od długości podróży służbowej wysokość diety kształtuje się następująco:
-za podróż służbową trwającą dobę przysługuje 30 zł,
-za podróż służbową trwającą od 8 do 12 godzin przysługuje 50 % diety, czyli 15 zł,
-za podróż służbową trwającą mniej niż 8 godzin dieta nie przysługuje w ogóle,
W przypadku, gdy podróż służbowa trwa dłużej niż jedną dobę, za każdą kolejną dobę przysługuje dieta w wysokości 30 zł, a w przypadku rozpoczętej, ale niepełnej doby wysokość diety kształtuje się na poziomie:
-za rozpoczętą niepełną dobę trwającą do 8 godzin przysługuje 50% diety, czyli 15 zł,
– za rozpoczętą niepełną dobę trwająca ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości, czyli 30 zł.
Powyższe kwoty diety pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
-za śniadanie – 25% diety,
-za obiad – 50% diety,
-za kolację – 25% diety.
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie powyższe zasady stosuje się odpowiednio.
W momencie określania diet za podróże służbowe należy wziąć również pod uwagę wskazane w wyżej wymienionym rozporządzeniu wyłączenia. Dieta nie przysługuje:
-za czas oddelegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
-pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
-jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wyżej wskazany limit. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku dokumentującego poniesione wydatki na usługę noclegową przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje jedynak tylko, gdy nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Zagraniczne podróże służbowe

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
-lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
-lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
-morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
-za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
-za niepełną dobę podróży zagranicznej:
*do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
*ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
*ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
-za śniadanie–15% diety,
-za obiad–30% diety,
-za kolację–30% diety.
Powyższe odliczenia mają również zastosowanie również w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o mowa powyżej. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit wskazany w rozporządzeniu.

Dieta a podatek dochodowy

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Jako odrębne przepisy, o których mowa w cytowanym artykule należy wskazać rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wobec tego, jeżeli pracodawca postanowi wypłacać swoim pracownikom takie świadczenia na warunkach i wysokości określonej we wskazanym rozporządzeniu, będą one zwolnione z podatku dochodowego. Jeżeli wysokość świadczeń z tytułu podróży służbowej przekroczy limity określone w rozporządzeniu, to od nadwyżki płatnik będzie musiał odprowadzić podatek dochodowy.

W razie wystąpienia wątpliwości dotyczących przysługujących diet za podróż służbową, zapraszamy do skontaktowania się z naszymi specjalistami, którzy chętnie odpowiedzą na wszystkie Państwa pytania.