Kiedy warto outsourcować, a kiedy rozwijać kompetencje wewnątrz firmy?

Jedną z najważniejszych decyzji, jakie podejmuje przedsiębiorca, jest odpowiedź na pytanie: co powinniśmy robić samodzielnie, a co lepiej powierzyć zewnętrznym partnerom?

Wiele firm próbuje wykonywać wszystkie zadania we własnym zakresie. Inne z kolei zbyt szybko przekazują na zewnątrz obszary, które decydują o ich przewadze konkurencyjnej. Oba podejścia mogą ograniczać rozwój przedsiębiorstwa.

Alexander Osterwalder w książce „Generowanie modeli biznesowych” zwraca uwagę, że jednym z dziewięciu najważniejszych elementów Business Model Canvas są Partnerzy Kluczowi, czyli Key Partners. Analiza tego obszaru pozwala budować bardziej efektywny, elastyczny i skalowalny model biznesowy.

Dlaczego partnerzy są tak ważni?

Współczesne firmy rzadko działają całkowicie samodzielnie. Nawet największe przedsiębiorstwa opierają swoją działalność na współpracy z dostawcami, producentami, specjalistami, podwykonawcami oraz firmami technologicznymi.

Dobrze dobrani partnerzy pozwalają:

• ograniczyć koszty prowadzenia działalności,
• uzyskać dostęp do specjalistycznej wiedzy,
• szybciej rozwijać produkty i usługi,
• zmniejszyć ryzyko związane z inwestycjami,
• skoncentrować się na tym, co firma robi najlepiej.

Nie chodzi więc wyłącznie o przekazywanie obowiązków na zewnątrz. Partnerstwa powinny być elementem świadomego projektowania całego modelu biznesowego.

Co warto pozostawić wewnątrz firmy?

Nie wszystkie działania nadają się do outsourcingu. Najczęściej warto rozwijać wewnętrznie te obszary, które tworzą przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwa i mają bezpośredni wpływ na wartość dostarczaną klientom.

Wewnątrz firmy warto zająć się na przykład tym:

• rozwój kluczowych produktów lub usług,
• relacje z najważniejszymi klientami,
• strategia firmy,
• unikalne know-how technologiczne,
• projektowanie innowacji,
• budowanie marki i jej pozycjonowania.

Jeżeli dana kompetencja decyduje o tym, dlaczego klient wybiera właśnie Twoją firmę, warto zachować nad nią kontrolę.

Oddanie takiego obszaru zewnętrznemu wykonawcy może doprowadzić do utraty wiedzy, uzależnienia się od partnera, obniżenia jakości lub osłabienia przewagi konkurencyjnej.

Kiedy outsourcing jest dobrym rozwiązaniem?

Outsourcing sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy dane zadanie nie stanowi najważniejszej wartości oferowanej klientowi, a jego realizacja wymaga specjalistycznej wiedzy, narzędzi lub dużych zasobów.

Na zewnątrz często przekazywane są takie obszary jak:

• księgowość,
• obsługa prawna,
• administracja systemami informatycznymi,
• marketing i działania promocyjne,
• kadry i płace,
• logistyka,
• produkcja wybranych komponentów,
• obsługa techniczna.

Dzięki outsourcingowi przedsiębiorca może skoncentrować czas, uwagę i budżet na działaniach, które mają największy wpływ na rozwój biznesu.

Współpraca z wyspecjalizowaną firmą bywa również korzystniejsza niż zatrudnianie pracownika na pełny etat. Organizacja zyskuje wówczas dostęp do wiedzy całego zespołu oraz zaawansowanych narzędzi bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z budowaniem własnego działu.

Najważniejsze powody tworzenia partnerstw według Osterwaldera

W koncepcji Business Model Canvas partnerstwa nie są przypadkową współpracą. Powinny wynikać z konkretnych potrzeb organizacji oraz wspierać realizację jej modelu biznesowego.

1. Optymalizacja kosztów i wykorzystania zasobów

Nie wszystko opłaca się tworzyć samodzielnie. Korzystanie z usług wyspecjalizowanych firm często jest tańsze niż budowanie własnych zespołów, infrastruktury, systemów i procesów.

Partner może realizować dane zadanie sprawniej, ponieważ posiada już odpowiednie doświadczenie, pracowników, technologię oraz wypracowane procedury.

2. Ograniczenie ryzyka i niepewności

Współpraca z odpowiednimi partnerami pozwala dzielić ryzyko związane z rozwojem nowych produktów, wchodzeniem na kolejne rynki, inwestycjami lub wdrażaniem technologii.

Partnerstwo może być szczególnie wartościowe w projektach wymagających dużego kapitału albo kompetencji, których firma jeszcze nie posiada.

3. Dostęp do zasobów

Partner może dysponować zasobami, których organizacja nie ma i których samodzielne pozyskanie byłoby trudne lub kosztowne.

Mogą to być między innymi:

• technologia,
• infrastruktura,
• specjalistyczna wiedza,
• sieć dystrybucji,
• baza klientów,
• kontakty biznesowe,
• rozpoznawalna marka.

4. Dostęp do działań i kompetencji

Żadna organizacja nie musi być ekspertem w każdym obszarze. Partnerzy umożliwiają korzystanie z doświadczenia specjalistów bez konieczności zatrudniania ich na stałe lub budowania kompetencji od podstaw.

Pozwala to szybciej realizować projekty i utrzymać wysoką jakość działań.

Jak zdecydować: outsourcing czy in-house?

Decyzja o przekazaniu danego obszaru zewnętrznemu partnerowi powinna zostać poprzedzona dokładną analizą.

Sam koszt realizacji zadania nie powinien być jedynym kryterium.

Warto odpowiedzieć na następujące pytania:

• Czy ta kompetencja tworzy naszą przewagę konkurencyjną?
• Czy dane działanie wpływa bezpośrednio na wartość dostarczaną klientowi?
• Czy klient zauważy różnicę, jeżeli wykonanie powierzymy partnerowi?
• Czy posiadamy odpowiednią wiedzę, narzędzia i zasoby, aby realizować to zadanie samodzielnie?
• Czy budowanie własnego zespołu będzie opłacalne w dłuższej perspektywie?
• Czy partner ma większe doświadczenie i może wykonać zadanie lepiej lub szybciej?
• Jakie ryzyko wiąże się z uzależnieniem od zewnętrznego dostawcy?
• Czy zachowamy kontrolę nad jakością oraz doświadczeniem klienta?
• Czy w przypadku zakończenia współpracy będziemy mogli łatwo znaleźć innego partnera?

Im większy wpływ dane działanie ma na podstawową wartość oferowaną klientowi, tym ostrożniej należy podchodzić do jego outsourcingu.

Korzyści z utrzymywania kompetencji wewnątrz firmy

Realizowanie działań przez własny zespół daje przedsiębiorstwu większą kontrolę nad procesami, jakością oraz sposobem wykorzystywania wiedzy.

Do najważniejszych korzyści modelu in-house należą:

• pełna kontrola nad realizacją zadań,
• szybszy przepływ informacji,
• lepsze zrozumienie strategii i kultury organizacji,
• gromadzenie wiedzy wewnątrz przedsiębiorstwa,
• większa elastyczność przy wprowadzaniu zmian,
• łatwiejsza ochrona poufnych informacji i know-how.

Takie rozwiązanie wiąże się jednak z kosztami rekrutacji, wynagrodzeń, szkoleń, narzędzi oraz zarządzania zespołem. Dlatego utrzymywanie każdej kompetencji wewnątrz firmy nie zawsze jest uzasadnione ekonomicznie.

Najważniejsze ryzyka outsourcingu

Outsourcing może wspierać rozwój firmy, ale nie jest pozbawiony zagrożeń. Przed rozpoczęciem współpracy warto przeanalizować potencjalne ryzyko.

Najczęstsze problemy to:

• uzależnienie od jednego dostawcy,
• utrata kontroli nad jakością,
• utrudniona komunikacja,
• różnice w priorytetach firmy i partnera,
• ryzyko ujawnienia poufnych informacji,
• utrata wewnętrznej wiedzy i kompetencji,
• problemy z ciągłością działania po zakończeniu współpracy.

Dlatego wybór partnera nie powinien opierać się wyłącznie na najniższej cenie. Znaczenie mają także doświadczenie, wiarygodność, sposób komunikacji, standardy jakości oraz zgodność celów obu organizacji.

Partnerstwo to element strategii, a nie tylko sposób na oszczędności

Wielu przedsiębiorców postrzega outsourcing głównie jako sposób na obniżenie kosztów. Tymczasem podejście przedstawione przez Osterwaldera pokazuje znacznie szerszą perspektywę.

Dobrze zaprojektowane partnerstwa pozwalają firmie:

• szybciej reagować na zmiany rynkowe,
• korzystać z kompetencji najlepszych specjalistów,
• rozwijać ofertę bez budowania wszystkiego od podstaw,
• testować nowe rozwiązania przy mniejszym ryzyku,
• łatwiej skalować działalność.

Właśnie dlatego wiele innowacyjnych przedsiębiorstw koncentruje się na swoich najmocniejszych stronach, a pozostałe elementy modelu biznesowego rozwija wspólnie z odpowiednimi partnerami.

Jak przeanalizować Partnerów Kluczowych w Business Model Canvas?

Podczas pracy nad obszarem Partnerów Kluczowych warto określić, jakie organizacje i osoby są niezbędne do sprawnego działania modelu biznesowego.

Pomocne mogą być pytania:

• Kim są nasi najważniejsi partnerzy?
• Kim są nasi kluczowi dostawcy?
• Jakie zasoby pozyskujemy od partnerów?
• Jakie działania wykonują dla nas partnerzy?
• Które partnerstwa ograniczają koszty lub ryzyko?
• Które relacje są niezbędne do dostarczania wartości klientom?
• Czy mamy alternatywę na wypadek zakończenia współpracy?

Odpowiedzi pozwalają ocenić, czy obecna sieć współpracy rzeczywiście wzmacnia firmę, czy jedynie zwiększa jej zależność od zewnętrznych podmiotów.

Outsourcing, in-house czy model hybrydowy?

W praktyce wybór nie zawsze musi ograniczać się do dwóch skrajnych rozwiązań. Wiele organizacji stosuje model hybrydowy, łącząc własne kompetencje z wiedzą zewnętrznych specjalistów. Firma może na przykład samodzielnie opracowywać strategię marketingową, a zewnętrznym wykonawcom zlecać tworzenie grafik, kampanie reklamowe lub produkcję materiałów wideo. Może również utrzymywać wewnętrzny zespół technologiczny odpowiedzialny za kluczowy produkt, korzystając jednocześnie z zewnętrznych ekspertów przy wdrażaniu wybranych funkcji. Model hybrydowy umożliwia zachowanie kontroli nad strategicznymi obszarami oraz elastyczne korzystanie ze specjalistycznego wsparcia wtedy, gdy jest ono potrzebne.

Podsumowanie

Nie istnieje uniwersalna odpowiedź na pytanie, czy lepiej rozwijać kompetencje wewnątrz firmy, czy korzystać z outsourcingu. Warto świadomie określić, które działania stanowią serce modelu biznesowego, a które mogą być realizowane przez zaufanych partnerów.

Business Model Canvas zachęca do spojrzenia na partnerstwa nie tylko jak na koszt lub sposób wykonywania zadań. Są one strategicznym elementem budowania przewagi konkurencyjnej. Właściwe decyzje w tym obszarze pozwalają zwiększyć efektywność, ograniczyć ryzyko i skoncentrować zasoby na tym, co rzeczywiście tworzy wartość dla klientów.