Zakładając fundację lub stowarzyszenie, najczęściej kierujemy się chęcią realizacji ważnych celów społecznych, wspierania potrzebujących lub działania na rzecz lokalnej społeczności. Szybko jednak okazuje się, że działalność organizacji pozarządowej wymaga nie tylko zaangażowania i pasji, ale również znajomości przepisów prawnych, podatkowych i rachunkowych.

Księgowość organizacji pozarządowych (NGO) znacząco różni się od księgowości prowadzonej dla jednoosobowych działalności gospodarczych czy spółek. Brak wiedzy o specyfice trzeciego sektora może prowadzić do problemów podczas kontroli, błędów w rozliczaniu dotacji lub nieprawidłowej sprawozdawczości. Na co należy zwrócić szczególną uwagę?

1. Rodzaje działalności w NGO – dlaczego ich rozdzielenie jest tak ważne?
W przeciwieństwie do tradycyjnych przedsiębiorstw fundacje i stowarzyszenia mogą prowadzić kilka rodzajów działalności jednocześnie. Ich prawidłowe wyodrębnienie w ewidencji księgowej jest jednym z podstawowych obowiązków organizacji.

Działalność statutowa nieodpłatna
To podstawowa działalność organizacji realizująca jej cele statutowe, np. bezpłatne warsztaty, działania edukacyjne, pomoc społeczna czy wsparcie osób potrzebujących. Beneficjenci nie ponoszą kosztów uczestnictwa w takich działaniach.

Działalność statutowa odpłatna
W tym przypadku organizacja może pobierać opłaty za realizowane działania, np. szkolenia, wydarzenia kulturalne czy zajęcia edukacyjne. Należy jednak pamiętać, że działalność odpłatna pożytku publicznego podlega określonym ograniczeniom ustawowym. Jeżeli przychody z tej działalności przekraczają dopuszczalne limity lub spełnione zostaną przesłanki ustawowe, działalność może zostać uznana za działalność gospodarczą.

Działalność gospodarcza
Fundacja lub stowarzyszenie może również prowadzić działalność gospodarczą, której dochód przeznaczany jest na realizację celów statutowych organizacji. Wymaga to odpowiednich zapisów w statucie oraz wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS.

Kluczowa zasada
Poszczególne rodzaje działalności powinny być wyodrębnione w ewidencji księgowej w sposób umożliwiający prawidłowe przypisanie przychodów, kosztów oraz wyniku finansowego do konkretnego obszaru działalności. Takie rozdzielenie jest niezbędne zarówno dla celów sprawozdawczych, jak i podczas kontroli.

2. Dotacje, darowizny i zbiórki – każdy rodzaj finansowania wymaga odpowiedniej ewidencji
Organizacje pozarządowe korzystają z wielu źródeł finansowania, a każde z nich wiąże się z odmiennymi obowiązkami dokumentacyjnymi i rozliczeniowymi.

Dotacje i granty
Środki pochodzące z dotacji publicznych, samorządowych lub funduszy unijnych wymagają szczególnie starannej dokumentacji. Wydatki muszą być zgodne z umową, harmonogramem projektu oraz jego budżetem.

Nieprawidłowe wydatkowanie lub rozliczenie środków może skutkować obowiązkiem zwrotu części lub całości dotacji wraz z odsetkami.

Darowizny
Darowizny otrzymywane od osób fizycznych lub przedsiębiorców powinny być odpowiednio udokumentowane, np. umową darowizny lub potwierdzeniem przelewu. Szczególną uwagę należy zwrócić na darowizny celowe, które powinny zostać wykorzystane zgodnie z wolą darczyńcy.

Zbiórki publiczne i środki z 1,5% podatku
Zbiórki publiczne podlegają odrębnym zasadom wynikającym z przepisów dotyczących ich prowadzenia i rozliczania. Natomiast środki otrzymywane przez organizacje pożytku publicznego (OPP) z tytułu 1,5% podatku wymagają właściwego ujęcia w księgach rachunkowych oraz wykazania w odpowiedniej sprawozdawczości.

3. Uproszczona ewidencja czy pełna księgowość?
Niektóre organizacje mogą korzystać z Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów (UEPiK), co pozwala ograniczyć obowiązki rachunkowe.

Możliwość wyboru tej formy ewidencji dotyczy jednak wyłącznie organizacji spełniających warunki określone w przepisach, w tym m.in. dotyczące rodzaju prowadzonej działalności oraz wysokości osiąganych przychodów.

W praktyce wiele organizacji decyduje się na prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych, szczególnie gdy:

– realizują projekty grantowe,

– korzystają z finansowania publicznego,

– posiadają status Organizacji Pożytku Publicznego,

– prowadzą działalność gospodarczą,

– planują dalszy rozwój działalności.

Pełna księgowość zapewnia większą przejrzystość finansową oraz ułatwia rozliczanie projektów i współpracę z instytucjami finansującymi.

4. CIT-8 i obowiązki podatkowe organizacji pozarządowych
Jednym z najczęściej powtarzanych mitów jest przekonanie, że organizacje non-profit są całkowicie zwolnione z obowiązków podatkowych.

Deklaracja CIT-8
Co do zasady fundacje i stowarzyszenia będące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych mają obowiązek składania rocznej deklaracji CIT-8, nawet jeśli korzystają ze zwolnień podatkowych lub nie prowadzą działalności gospodarczej.

Zwolnienia podatkowe
Wiele organizacji może korzystać ze zwolnień przewidzianych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Zwolnienie nie ma jednak charakteru automatycznego.

Warunkiem jest między innymi przeznaczenie i wydatkowanie dochodów na cele wskazane w przepisach, takie jak działalność naukowa, oświatowa, kulturalna, charytatywna czy związana z ochroną zdrowia.

W przypadku wykorzystania środków na cele niespełniające warunków ustawowych organizacja może utracić prawo do zwolnienia i zostać zobowiązana do zapłaty podatku.

Dlaczego warto powierzyć księgowość NGO specjalistom?
Księgowość fundacji i stowarzyszeń wymaga znajomości nie tylko przepisów podatkowych i rachunkowych, ale również zasad rozliczania grantów, dotacji oraz środków pochodzących od darczyńców.

Dodatkowym wyzwaniem są obowiązki sprawozdawcze, w tym sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z odpowiednimi przepisami ustawy o rachunkowości oraz wymaganiami instytucji finansujących.

Powierzając obsługę księgową organizacji specjalistom, zyskujesz pewność, że dokumentacja będzie prowadzona prawidłowo, terminy zostaną dochowane, a organizacja będzie mogła skupić się na realizacji swojej misji.

Prowadzisz fundację lub stowarzyszenie?
Szukasz księgowości, która rozumie specyfikę trzeciego sektora?

Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci prawidłowo prowadzić ewidencję księgową, rozliczać dotacje i granty, przygotowywać sprawozdania oraz bezpiecznie realizować cele statutowe Twojej organizacji.