Dla wielu przedsiębiorców koszt zatrudnienia pracownika kojarzy się przede wszystkim z kwotą wynagrodzenia brutto wskazaną w umowie. To jednak dopiero początek kalkulacji.

Pracodawca ponosi również koszty składek finansowanych z własnych środków, urlopów, absencji chorobowych, rekrutacji, szkoleń, wyposażenia stanowiska czy oprogramowania. W przypadku niektórych stanowisk dochodzą także samochód służbowy, telefon, podróże czy dodatkowe świadczenia.

Dlatego przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu warto odpowiedzieć nie tylko na pytanie:

„Ile będzie wynosić pensja pracownika?”

ale przede wszystkim:

„Ile ten pracownik będzie rzeczywiście kosztował moją firmę i jaką wartość musi wygenerować, aby zatrudnienie było opłacalne?”

Wynagrodzenie brutto to nie jest koszt pracodawcy
Przy umowie o pracę pracodawca finansuje nie tylko wynagrodzenie brutto pracownika. Do tego dochodzą m.in. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę oraz składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP, o ile w danym przypadku są należne.

Wysokość kosztu pracodawcy zależy od konkretnej sytuacji, m.in. od wysokości wynagrodzenia, rodzaju umowy oraz obowiązującej dla danego płatnika stopy składki wypadkowej.

Przykład – wynagrodzenie 8 000 zł brutto
Załóżmy, że pracownik zatrudniony na umowę o pracę otrzymuje 8 000 zł brutto miesięcznie.

Przy założeniu standardowych składek finansowanych przez pracodawcę oraz składki wypadkowej na poziomie 1,67%, koszt pracodawcy wyniesie około:

9 638 zł miesięcznie.

Oznacza to, że już na poziomie samego wynagrodzenia i obowiązkowych składek pracodawca ponosi koszt o około 1 638 zł wyższy niż wynagrodzenie brutto.

W skali roku daje to około:

115 661 zł kosztu pracodawcy.

I nadal nie uwzględniamy kosztów stanowiska pracy, urlopów, rekrutacji, szkoleń, sprzętu czy innych świadczeń.

W praktyce rzeczywisty koszt zatrudnienia może być więc jeszcze wyższy.

Co składa się na rzeczywisty koszt pracownika?
Koszty zatrudnienia można podzielić na kilka podstawowych kategorii.

1. Wynagrodzenie i składki
To najbardziej oczywista część kosztów:

-wynagrodzenie brutto,

-składka emerytalna finansowana przez pracodawcę,

-składka rentowa,

-składka wypadkowa,

-Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy,

-FGŚP – jeżeli jest należny.

Warto pamiętać, że wysokość części obciążeń może zależeć od sytuacji konkretnego pracownika i pracodawcy.

2. Urlop – pracownik nie pracuje, ale koszt pozostaje
Pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy oznacza to, że wynagrodzenie jest wypłacane, mimo że pracownik w tym czasie nie wykonuje zadań generujących przychód.

Nie oznacza to oczywiście, że urlop jest „stratą” – jest normalnym elementem zatrudnienia. Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca przy kalkulacji rentowności przyjmuje, że wszystkie godziny wynikające z nominalnego czasu pracy są godzinami, które może sprzedać klientom.

Dlatego przy kalkulowaniu stawki godzinowej warto posługiwać się liczbą rzeczywiście dostępnych i produktywnych godzin pracy, a nie jedynie liczbą godzin wynikającą z kalendarza.

3. Zwolnienie lekarskie – kto ponosi koszt?
Kolejnym elementem, który powinien uwzględnić przedsiębiorca, są absencje chorobowe.

Co do zasady pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym.

W przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, okres ten wynosi 14 dni.

Za ten okres pracownik otrzymuje co do zasady 80% wynagrodzenia, chyba że przepisy lub regulacje obowiązujące u danego pracodawcy przewidują wyższy poziom świadczenia.

Dopiero po wykorzystaniu tego okresu finansowanie świadczenia przechodzi na system zasiłkowy, a w określonych przypadkach wypłata zasiłku jest finansowana przez ZUS.

Z perspektywy przedsiębiorcy istotne jest jednak coś jeszcze: w czasie nieobecności pracownik nie wykonuje pracy, a firma może jednocześnie ponosić dodatkowe koszty związane z zastępstwem.

4. Rekrutacja również kosztuje
Koszt pracownika zaczyna powstawać jeszcze przed podpisaniem umowy.

Przedsiębiorca może ponosić wydatki związane z:

-publikacją ogłoszeń,

-usługami agencji rekrutacyjnych,

-selekcją kandydatów,

-rozmowami kwalifikacyjnymi,

-przygotowaniem dokumentacji,

-badaniami wstępnymi,

-czasem pracowników zaangażowanych w proces rekrutacyjny.

W małej firmie szczególnie istotny może być koszt czasu właściciela lub kadry zarządzającej poświęconego na znalezienie odpowiedniej osoby.

5. Wdrożenie i szkolenia
Nowy pracownik zazwyczaj nie osiąga pełnej efektywności od pierwszego dnia.

Potrzebuje czasu na poznanie:

-firmy,

-klientów,

-produktów lub usług,

-procedur,

-systemów informatycznych,

-zasad organizacji pracy.

Często szkolenie prowadzi inny pracownik, który w tym czasie również nie może w pełni realizować swoich standardowych zadań.

W efekcie koszt wdrożenia może obejmować nie tylko wynagrodzenie nowej osoby, ale także koszt czasu osób, które ją szkolą.

6. Stanowisko pracy
Pracownik potrzebuje odpowiednich narzędzi.

W zależności od rodzaju działalności może to być:

-komputer,

-telefon,

-monitor,

-samochód,

-oprogramowanie,

-licencje,

-narzędzia,

-odzież robocza,

-sprzęt specjalistyczny,

-dostęp do systemów informatycznych.

W niektórych branżach koszt wyposażenia jednego stanowiska może być niewielki. W innych może wynosić kilkanaście, kilkadziesiąt, a nawet więcej tysięcy złotych.

7. B2B to inny model kalkulacji
Przedsiębiorca porównujący zatrudnienie pracownika powinien również uwzględnić współpracę z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, czyli model B2B.

W tym przypadku przedsiębiorca otrzymuje fakturę od kontrahenta, a struktura kosztów wygląda inaczej niż przy umowie o pracę.

Przykładowo, przy współpracy B2B:

-koszt po stronie firmy jest zasadniczo związany z wynagrodzeniem wynikającym z faktury,

-część obowiązków i kosztów związanych z prowadzeniem działalności ponosi kontrahent,

-kwestia urlopu i nieobecności może być uregulowana umownie,

-ryzyko związane z chorobą lub brakiem możliwości świadczenia usług może być w większym stopniu po stronie kontrahenta.

Nie oznacza to jednak, że B2B jest automatycznie tańsze od etatu.

Jeżeli specjalista wystawia fakturę na 15 000 zł miesięcznie, dla firmy jest to zupełnie inna struktura kosztowa niż przy wynagrodzeniu pracownika w wysokości 15 000 zł brutto. Jednocześnie kontrahent B2B sam ponosi swoje koszty działalności, podatki i składki.

Dlatego porównując UoP i B2B, należy zestawiać całkowity koszt obu modeli, a nie tylko kwotę brutto i kwotę faktury.

Najważniejszy jest koszt produktywnej godziny
Dla wielu przedsiębiorstw samo określenie miesięcznego kosztu pracownika nie wystarczy.

Znacznie bardziej użyteczne jest obliczenie kosztu jednej produktywnej godziny pracy.

Przykładowo:

jeżeli całkowity roczny koszt pracownika wynosi 120 000 zł, nie należy automatycznie dzielić tej kwoty przez 2 080 godzin.

Trzeba uwzględnić urlopy, święta, absencje, szkolenia, spotkania oraz czas przeznaczony na zadania, które nie generują bezpośrednio przychodu.

Jeżeli w efekcie pracownik dysponuje np. 1 500 godzinami rzeczywiście produktywnej pracy w roku, koszt jednej takiej godziny wynosi:

120 000 zł / 1 500 godzin = 80 zł.

To właśnie taka kalkulacja może być znacznie bardziej przydatna przy ustalaniu cen usług.

Przychód pracownika nie jest tym samym co jego zyskowność
Załóżmy, że pracownik generuje dla firmy sprzedaż na poziomie 30 000 zł miesięcznie, a jego całkowity koszt wynosi 15 000 zł.

Nie oznacza to jeszcze, że firma zarabia na nim 15 000 zł.

Pozostała część przychodu musi również pokryć koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa, takie jak:

-czynsz,

-księgowość,

-marketing,

-administracja,

-zarządzanie,

-oprogramowanie,

-energia,

-koszty sprzedaży,

-finansowanie działalności.

Dlatego przy ocenie pracownika należy patrzeć przede wszystkim na marżę, a nie wyłącznie na wygenerowany przychód.

Ile powinien wygenerować pracownik?
Nie istnieje jedna uniwersalna wartość.

Pracownik administracyjny, handlowiec, programista, doradca czy pracownik produkcji mogą mieć zupełnie inne modele rozliczania rentowności.

W przypadku pracownika bezpośrednio wykonującego usługi dla klientów można analizować np.:

przychód → koszty bezpośrednie → marża → koszty pracownika → udział w kosztach pośrednich → wynik.

Dopiero taki model pozwala odpowiedzieć na pytanie, czy dane stanowisko rzeczywiście przyczynia się do wzrostu zysku przedsiębiorstwa.

Jakie wskaźniki warto monitorować?
Przedsiębiorca powinien regularnie analizować między innymi:

-całkowity koszt zatrudnienia,

-koszt pracownika w relacji do przychodów,

-przychód na pracownika,

-marżę na pracownika,

-koszt jednej produktywnej godziny,

-liczbę godzin przeznaczonych na pracę dla klientów,

-poziom absencji,

-koszt rekrutacji i wdrożenia,

-rentowność poszczególnych stanowisk lub zespołów.

Dzięki temu decyzje kadrowe mogą być podejmowane na podstawie danych finansowych, a nie wyłącznie intuicji.

Podsumowanie
Zatrudnienie pracownika jest inwestycją, a nie tylko kosztem wynagrodzenia.

Przy kalkulacji należy uwzględnić nie tylko pensję brutto i składki finansowane przez pracodawcę, ale również urlopy, absencje chorobowe, rekrutację, wdrożenie, szkolenia, wyposażenie stanowiska i pozostałe koszty związane z organizacją pracy.

Jeszcze ważniejsze jest jednak zestawienie tych kosztów z wartością, jaką pracownik generuje dla przedsiębiorstwa.

Właściciel firmy powinien więc znać nie tylko koszt zatrudnienia pracownika, ale również jego rzeczywistą rentowność.

Dobrze przygotowana analiza finansowa pozwala odpowiedzieć na pytania, które mają bezpośredni wpływ na wynik firmy:

Czy stać mnie na zatrudnienie kolejnej osoby?

Jaki poziom sprzedaży musi wygenerować pracownik?

Jaka powinna być cena mojej usługi, aby pokryć rzeczywisty koszt pracy?

Czy bardziej opłacalny będzie etat, czy współpraca B2B?

Które stanowiska generują dla firmy największą wartość?

Właśnie dlatego analiza kosztów zatrudnienia powinna być elementem bieżącego zarządzania finansami przedsiębiorstwa, a nie jedynie kalkulacją wykonywaną w momencie podpisywania umowy.