Jedna faktura została w samochodzie. Druga przyszła na prywatny adres e-mail. Paragon jest gdzieś w kieszeni kurtki, a dokument dotyczący większego zakupu został wysłany kilka tygodni temu przez komunikator.

Pod koniec miesiąca zaczyna się szukanie.

Księgowość pyta o brakujące dokumenty. Przedsiębiorca przegląda skrzynkę, telefon, segregatory i historię płatności. Po godzinie znajduje trzy dokumenty, ale nadal nie wie, gdzie jest czwarty.

Brzmi znajomo?

W wielu firmach taki sposób działania jest traktowany jako drobna niedogodność. „Dokument się znajdzie”, „księgowa przypomni”, „przecież zawsze jakoś to rozliczamy”.

Problem polega na tym, że chaos w dokumentach nie jest bezpłatny.

I bardzo często kosztuje znacznie więcej, niż przedsiębiorca przypuszcza.

Chaos kosztuje przede wszystkim czas właściciela
Najłatwiej zauważyć koszt papieru, programu księgowego czy obsługi księgowej. Znacznie trudniej zauważyć koszt czasu przedsiębiorcy.

A przecież czas właściciela firmy ma konkretną wartość.

Załóżmy, że przedsiębiorca poświęca miesięcznie pięć godzin na:

-szukanie faktur,

-sprawdzanie historii płatności,

-odpowiadanie na dodatkowe pytania dotyczące dokumentów,

-przesyłanie tych samych informacji kilka razy,

-wyjaśnianie, czego dotyczył zakup sprzed kilku tygodni,

-kompletowanie dokumentów na ostatnią chwilę.

Jeżeli przyjmiemy, że godzina jego pracy jest dla firmy warta 200 zł, miesięczny koszt takiego chaosu wynosi 1000 zł.

W skali roku to już:

12 000 zł.

I nie chodzi o 12 000 zł, które przedsiębiorca zobaczy na fakturze.

To koszt ukryty.

W tym czasie właściciel firmy mógł pozyskać klienta, przygotować ofertę, porozmawiać z zespołem, przeanalizować wyniki albo po prostu skończyć pracę wcześniej.

Dlatego pytanie nie powinno brzmieć:

„Ile czasu zajmuje mi szukanie dokumentów?”

Znacznie lepsze pytanie brzmi:

„Ile kosztuje moja firma każda godzina, którą poświęcam na zadania, których można było uniknąć?”

Jedna zagubiona faktura może przejść przez firmę kilka razy
Chaos generuje również pracę, której z pozoru nie widać.

Wyobraźmy sobie dokument, który trafia do księgowości z dużym opóźnieniem.

Najpierw ktoś zauważa, że go brakuje.

Następnie wysyła wiadomość do przedsiębiorcy.

Przedsiębiorca szuka dokumentu.

Potem przesyła go księgowości.

Księgowość musi ustalić, czego dotyczy dokument, którego okresu i transakcji.

Czasem potrzebne jest dodatkowe wyjaśnienie.

W określonych sytuacjach trzeba również sprawdzić, czy wcześniejsze rozliczenia wymagają ponownej analizy lub korekty.

Ten sam dokument zaczyna więc angażować kilka osób i kilka etapów procesu.

Kosztuje nie faktura.

Kosztuje naprawianie procesu, który wcześniej nie zadziałał.

Jeżeli taka sytuacja zdarza się raz w roku, nie musi mieć większego znaczenia.

Jeżeli jednak powtarza się co tydzień lub co miesiąc, firma zaczyna płacić za chaos regularnie.

Opóźnienia nie zatrzymują obowiązków firmy
Przedsiębiorca może być zajęty.

Pracownik odpowiedzialny za dokumenty może zachorować.

Faktura może nie zostać odnaleziona.

Mail może pozostać bez odpowiedzi.

Ale zobowiązania związane z prowadzeniem działalności nie zawsze czekają na moment, w którym firma uporządkuje dokumentację.

Dlatego przekazywanie dokumentów na ostatnią chwilę powoduje presję nie tylko po stronie przedsiębiorcy, lecz także wszystkich osób odpowiedzialnych za prawidłowe rozliczenia.

Im mniej czasu pozostaje na analizę dokumentów, tym mniej czasu pozostaje również na:

-wyjaśnienie niejasności,

-sprawdzenie nietypowej transakcji,

-uzyskanie dodatkowych informacji,

-wychwycenie potencjalnego błędu,

-spokojną rozmowę z klientem.

W praktyce dobra organizacja dokumentów nie polega więc wyłącznie na tym, żeby „księgowość miała faktury”.

Chodzi o to, aby informacje pojawiały się w odpowiednim momencie.

Najdroższy dokument może być tym, który trafił do księgowości miesiąc za późno
Nie każda strata wynikająca z bałaganu przyjmuje postać odsetek, kary czy dodatkowej faktury.

Czasami znacznie większym kosztem jest utracona możliwość podjęcia lepszej decyzji.

Przedsiębiorca planuje większy zakup.

Podpisuje umowę.

Kupuje samochód.

Rozpoczyna inwestycję.

Zatrudnia kolejną osobę.

Zawiera nietypową transakcję.

A dopiero później pyta:

„Jak to teraz rozliczyć?”

To jedno z najważniejszych rozróżnień w zarządzaniu podatkami i finansami firmy.

Istnieje ogromna różnica pomiędzy pytaniem:

„Co możemy zrobić?”

a pytaniem:

„Co możemy zrobić teraz, kiedy wszystko zostało już podpisane i zapłacone?”

W drugim przypadku możliwości bywają znacznie mniejsze.

Dlatego dobry obieg dokumentów powinien obejmować nie tylko faktury dotyczące zdarzeń, które już nastąpiły.

Powinien także zapewniać odpowiedni przepływ informacji o większych planowanych decyzjach.

Księgowość czy doradca podatkowy mogą być znacznie bardziej użyteczni przed transakcją niż po jej zakończeniu.

Bałagan w dokumentach oznacza również gorsze informacje o firmie
Jest jeszcze jeden koszt, o którym mówi się zdecydowanie za rzadko.

Nieuporządkowana dokumentacja powoduje, że właściciel może otrzymywać niepełny albo spóźniony obraz własnego biznesu.

Jeżeli część dokumentów jest przekazywana regularnie, część z kilkutygodniowym opóźnieniem, a część dopiero po przypomnieniu, trudno szybko odpowiedzieć na podstawowe pytania:

Ile firma rzeczywiście zarabia?

Jak szybko rosną koszty?

Jakie zobowiązania czekają ją w najbliższych tygodniach?

Który obszar działalności jest najbardziej rentowny?

Czy firma zachowuje bezpieczną płynność?

Ile pieniędzy rzeczywiście można przeznaczyć na inwestycję?

To właśnie tutaj widać różnicę między księgowością rozumianą jako spełnienie obowiązku a księgowością wykorzystywaną jako źródło informacji zarządczej.

Uporządkowana księgowość nie powinna służyć wyłącznie do rozliczeń. Powinna przede wszystkim dostarczać przedsiębiorcy wiarygodnych informacji o jego własnej firmie.

A trudno uzyskać dobre informacje z niekompletnych danych.

„Ale przecież mam wszystko w mailach”
To częsty argument.

Problem polega na tym, że posiadanie dokumentu gdzieś w firmie nie oznacza jeszcze posiadania dobrze działającego obiegu dokumentów.

Faktura może znajdować się:

-w skrzynce jednego pracownika,

-na prywatnym adresie właściciela,

-w aplikacji bankowej,

-w systemie dostawcy,

-na telefonie,

-w komunikatorze,

-na dysku,

-w papierowym segregatorze.

Teoretycznie wszystkie dokumenty istnieją.

Praktycznie nikt nie ma pewności, czy wszystkie zostały przekazane do właściwego miejsca.

Dobry system powinien więc odpowiadać na bardzo proste pytanie:

Czy każda osoba w firmie wie, co zrobić z dokumentem w momencie, kiedy go otrzyma?

Jeżeli odpowiedź brzmi „to zależy”, warto przyjrzeć się procesowi.

Ile może kosztować rok dokumentacyjnego chaosu?
Spróbujmy policzyć bardzo prosty przykład.

Mała firma usługowa.

Właściciel poświęca miesięcznie około pięciu godzin na szukanie dokumentów, odpowiadanie na dodatkowe wiadomości i uzupełnianie braków.

Przy wartości jego czasu wynoszącej 200 zł za godzinę:

5 godzin × 200 zł × 12 miesięcy = 12 000 zł rocznie.

Do tego dochodzi czas pracowników.

Załóżmy bardzo ostrożnie kolejne:

3 000 zł rocznie.

Dochodzi dodatkowa obsługa nietypowych sytuacji, ponowne sprawdzanie danych czy poprawianie błędów:

2 000–4 000 zł rocznie.

Już jesteśmy w okolicach:

17 000–19 000 zł.

A przecież nadal nie uwzględniliśmy najtrudniejszego do policzenia elementu: jednej złej decyzji biznesowej podjętej na podstawie niepełnych danych albo bez wcześniejszej konsultacji.

Wtedy koszt może wzrosnąć o kolejne kilka, kilkanaście, a w większej firmie nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Nagle okazuje się, że „trochę bałaganu w papierach” wcale nie jest drobnym problemem administracyjnym.

Może być jednym z kosztów prowadzenia firmy.

Tyle że nigdzie nie pojawia się jako osobna pozycja na fakturze.

Jak ograniczyć ten koszt?
Rozwiązaniem nie musi być kolejny segregator ani bardziej rozbudowany arkusz.

Najważniejsza jest prostota procesu.

W dobrze zorganizowanej firmie powinno być jasne:

gdzie trafiają dokumenty, kto za nie odpowiada, do kiedy mają zostać przekazane i co dzieje się z nimi dalej.

Im mniej wyjątków, tym lepiej.

Jeżeli faktury raz trafiają e-mailem, raz komunikatorem, raz papierowo, a innym razem ktoś przekazuje je dopiero po przypomnieniu, nawet najlepsza księgowość będzie musiała poświęcać czas na uzupełnianie braków.

Dobry proces sprawia natomiast, że dokument:

trafia raz, we właściwe miejsce i w odpowiednim czasie.

To pozornie niewielka zmiana.

W skali całego roku może jednak oznaczać dziesiątki zaoszczędzonych godzin.

Porządek w dokumentach nie jest kwestią estetyki
Można mieć perfekcyjnie opisane segregatory i nadal źle zarządzać informacją.

Można też prowadzić firmę niemal całkowicie cyfrowo i mieć bardzo uporządkowany system.

Nie chodzi więc o papier.

Chodzi o przepływ informacji.

O to, czy właściciel firmy może szybko podejmować decyzje.

Czy księgowość dysponuje kompletnymi danymi.

Czy ważne informacje docierają do doradcy zanim, a nie dopiero po podjęciu istotnej decyzji.

I czy ludzie w firmie poświęcają swój czas na rozwój biznesu zamiast na poszukiwanie dokumentów.

Dlatego porządek w dokumentacji nie powinien być traktowany jako obowiązek administracyjny.

Jest elementem zarządzania finansami firmy.

A dobrze zorganizowana księgowość zaczyna się dużo wcześniej niż w momencie zaksięgowania faktury.

Zaczyna się wtedy, kiedy przedsiębiorca potrafi odpowiedzieć na jedno proste pytanie:

Czy wiem, gdzie znajdują się wszystkie informacje potrzebne do podejmowania dobrych decyzji w mojej firmie?