Dla Sygnalistów

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH OBOWIĄZUJĄCYCH W CONCEPCION SP. Z O.O.

Wstęp

Niniejszy Regulamin zostaje wprowadzony na podstawie przepisów art. 25-27 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024.926 z dnia 24 czerwca 2024 roku), zwanej
dalej ustawą.

§1.

Cel Regulaminu

Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa, rozumianych jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, oraz postępowania po dokonaniu tych zgłoszeń przez sygnalistów, w rozumieniu art. 4 ustawy.

§2.

Zakres osób, którzy objęci są procedurą dotyczy następujących sygnalistów:

• Pracownik,
• pracownik tymczasowy,
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• przedsiębiorca,
• prokurent,
• akcjonariusz lub wspólnik,
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• stażysta,
• wolontariusz,
• praktykant.

§ 3.

Osoby odpowiedzialne za postępowanie dotyczące zgłoszeń od sygnalistów

Osobami odpowiedzialnymi za odbieranie zgłoszeń od sygnalistów są Pani Katarzyna Bartniczak oraz Pani Aleksandra Szukalska, zwane dalej osobami odpowiedzialnymi. Osoby te stanowią bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną, o której mowa w art. 25 ust. 1 pkt 3 ustawy. Osoby odpowiedzialne zapewniają w ramach swoich możliwości sprawne funkcjonowanie kanału wewnętrznego, w szczególności ochronę tożsamości sygnalisty, oraz zamieszczenie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Zgłoszenie wewnętrzne może zostać zgłoszone bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich.

§ 4.

Procedura składania zgłoszenia wewnętrznego

Zgłoszenie Wewnętrzne powinno być złożone w sposób umożliwiający identyfikację zgłaszającego, jakim jest sygnalista. Zgłoszenie następuje w formie elektronicznej poprzez kanał zgłoszenia jakim jest https://app.gwizdek.legal/concepcion.

Strony zgodnie postanawiają, iż w przypadku powzięcia informacji o podejrzeniu naruszenia prawa, zasad etyki lub postanowień niniejszej Umowy w związku ze świadczeniem usług księgowych, zgłoszenia mogą być dokonywane za pośrednictwem kanału zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Usługodawcy, w zakładce przeznaczonej dla sygnalistów.

Zgłoszenia dokonane za pośrednictwem powyższego kanału będą traktowane z zachowaniem poufności oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 5.

Kanał zgłoszeń w zakładce „Dla Sygnalistów”

1. Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać także za pośrednictwem dedykowanego kanału zgłoszeń udostępnionego na stronie internetowej Spółki w zakładce Dla Sygnalistów.
2. Kanał ten umożliwia bezpieczne i poufne przekazywanie zgłoszeń w formie elektronicznej, z zachowaniem zasad ochrony sygnalisty wynikających z ustawy oraz niniejszego Regulaminu.
3. Dostęp do kanału jest możliwy całodobowo, za pośrednictwem przeglądarki internetowej, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.
4. W zakładce Dla Sygnalistów znajdują się szczegółowe informacje dotyczące sposobu dokonania zgłoszenia, w tym instrukcja korzystania z kanału oraz zasady ochrony danych osobowych.
5. Zgłoszenia przekazane za pośrednictwem kanału internetowego są traktowane równorzędnie z innymi formami zgłoszeń przewidzianymi w niniejszym Regulaminie.
6. Kanał obsługiwany jest przez osoby odpowiedzialne, o których mowa w § 3 Regulaminu, które zapewniają poufność, rejestrację zgłoszeń oraz podejmowanie dalszych działań zgodnie z procedurą.
7. Spółka zapewnia, aby korzystanie z kanału internetowego było możliwe zarówno w przypadku ujawnienia tożsamości sygnalisty, jak i w sposób anonimowy, zgodnie z wyborem zgłaszającego.

§ 6.

Wstępne czynności po przyjęciu zgłoszenia wewnętrznego

1. Osoba odpowiedzialna rozpatrująca zgłoszenie sygnalisty, w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia zewnętrznego, potwierdza sygnaliście przyjęcie Zgłoszenia Wewnętrznego. Wskazany powyżej termin potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego nie dotyczy sytuacji, w której zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie oraz gdy treść przyjętego zgłoszenia nie dotyczy spraw, o których mowa w art. 3 ustawy.
2. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz pozostałe informacje:
   • datę i miejsce naruszenia prawa lub datę i miejsce uzyskania informacji o naruszeniu prawa,
   • opis sytuacji lub okoliczności naruszenia prawa lub stwarzającej możliwość naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego zgłoszenie wewnętrzne dotyczy,
   • wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
   • przedstawienie dowodów i informacji o naruszeniu prawa,
   • wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
3. Zgłoszenie Wewnętrzne powinno być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazane jest świadome składanie fałszywych Zgłoszeń Wewnętrznych (art. 57 ustawy).
4. Niezwłocznie po przyjęciu zgłoszenia zawierającego informacje z pkt 2, osoba odpowiedzialna dokonuje jego rejestracji w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, który obsługiwany jest przez kanał zgłoszeń: https://app.gwizdek.legal/concepcion.

§ 7.

Postępowanie wstępne, wyjaśniające i działania następcze dotyczące przedmiotu przyjętego zgłoszenia

1.  Postępowanie wyjaśniające dotyczące przedmiotu przyjętego zgłoszenia jest przeprowadzane przez osoby odpowiedzialne i poprzedzone jest wstępną analizą zgłoszenia wewnętrznego.
2.  Wstępna analiza zgłoszenia wewnętrznego ma na celu ustalenie, czy nie jest ono w oczywisty sposób nieprawdziwe lub czy istnieje możliwość uzyskania informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
3.  W przypadku, gdy na etapie wstępnej analizy zostanie uznane, że zgłoszenie wewnętrzne jest w oczywisty sposób bezzasadne, nieprawdziwe lub brak jest możliwości uzyskania informacji  niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego, odstępuje się od wszczęcia postępowania wyjaśniającego, o czym osoba odpowiedzialna informuje sygnalistę, w terminie 14 dni od dnia odstąpienia od wszczęcia postępowania wyjaśniającego, w formie wskazanej przez sygnalistę jako preferowana forma kontaktu, chyba że nie jest to możliwe z powodu nie wskazania przez sygnalistę preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
4.  Postępowanie wyjaśniające ma w celu ustalenia zasadności i prawdziwości informacji o naruszeniu prawa wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym. Postępowanie to podejmuje się, z zachowaniem należytej staranności i w tym celu osoba odpowiedzialna może w szczególności wzywać świadków w celu złożenia zeznań oraz analizować dokumentację niezbędną do rozpoznania Zgłoszenia Wewnętrznego. Osoba odpowiedzialna może powołać zespół wyjaśniający, w którego skład wchodzą specjaliści w celu wyjaśnienia zgłoszonej sytuacji/zdarzenia.
5. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego osoba odpowiedzialna podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego. W przypadku gdy osoba odpowiedzialna uzna, że doszło do naruszenia prawa, decyzja ta zawiera rekomendacje krótkofalowe, co do działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz rekomendacje długofalowe, mające na celu zapobieżenie podobnym naruszeniom prawa w przyszłości.
6. Osoby odpowiedzialne po przyjęciu zgłoszenia, podejmują następujące działania, o których mowa w art. 25 pkt 7 ustawy sygnaliście:

§ 8.

W pozostałym zakresie mają zastosowanie przepisy ustawy.