Firma ma milionowe obroty. Co roku wykazuje zysk. Kupuje nieruchomości, samochody i maszyny. Zatrudnia ludzi, zdobywa nowych klientów i z zewnątrz wygląda na przedsiębiorstwo, które świetnie sobie radzi.

A jej właściciel?

Zamiast powiedzieć: „Jestem finansowo w świetnej sytuacji”, coraz częściej mówi:

„Nie wiem, gdzie są te wszystkie pieniądze”.

To jeden z najbardziej paradoksalnych problemów rozwijających się firm.

Bo można prowadzić przedsiębiorstwo, które jest rentowne, dynamiczne i coraz większe, a jednocześnie mieć coraz mniej pieniędzy dostępnych prywatnie.

I nie musi to oznaczać, że ktoś kradnie, księgowość się pomyliła albo firma jest nierentowna.

Czasami pieniądze po prostu… zamieniły się w coś innego.

Wyobraźmy sobie firmę, która zarabia 1 mln zł
Przedsiębiorstwo osiągnęło w ciągu roku:

8 mln zł przychodów

i:

1 mln zł zysku.

Właściciel patrzy na wynik finansowy i może pomyśleć:

„Firma zarobiła milion. Powinienem mieć milion”.

Tyle że firma nie ma miliona złotych na rachunku.

Na koncie znajduje się 350 tys. zł.

Gdzie podziała się reszta?

Odpowiedź może być zaskakująco prosta.

200 tys. zł czeka na zapłatę u klientów.

150 tys. zł znajduje się w magazynie.

250 tys. zł zostało przeznaczone na inwestycję w sprzęt.

100 tys. zł pochłonęły spłaty finansowania.

Pozostała część została przeznaczona na podatki, zobowiązania, koszty działalności i inne przepływy.

Firma zarobiła.

Ale nie oznacza to, że właściciel może wypłacić ten milion.

I właśnie tutaj zaczyna się różnica między zyskiem a pieniędzmi.

Zysk nie siedzi na rachunku bankowym
To jedna z najważniejszych rzeczy, którą powinien rozumieć każdy właściciel firmy.

Zysk jest kategorią ekonomiczną i księgową. Gotówka jest kategorią płynnościową.

Te dwie wartości mogą się znacząco różnić.

Firma może mieć wysoki zysk i jednocześnie problemy z płynnością.

Może być też odwrotnie — przedsiębiorstwo może mieć dużo gotówki, mimo że jego wynik finansowy nie wygląda spektakularnie.

Dlaczego?

Bo pomiędzy momentem sprzedaży, powstania przychodu, rozpoznania kosztu, otrzymania zapłaty i wydania pieniędzy mogą występować tygodnie, miesiące, a czasem lata.

Przykład
Firma wystawia klientowi fakturę na 500 tys. zł.

Transakcja jest prawidłowa. Przychód zostaje rozpoznany.

Na papierze firma jest więc bogatsza.

Problem?

Klient ma 90 dni na zapłatę.

Firma może więc wykazać przychód i zysk, zanim zobaczy pieniądze na swoim rachunku.

A wynagrodzenia, podatki, składki, leasingi i inne zobowiązania trzeba zapłacić teraz.

Dlatego przedsiębiorca powinien znać nie tylko odpowiedź na pytanie:

„Ile zarobiliśmy?”

ale również:

„Kiedy te pieniądze faktycznie wpłyną?”

Pierwsza pułapka: firma finansuje swoich klientów
Rozwijające się przedsiębiorstwa często mają problem, którego na pierwszy rzut oka nie widać.

Sprzedają coraz więcej.

Brzmi świetnie.

Ale im więcej sprzedają, tym więcej pieniędzy może być zamrożonych w należnościach.

Firma wykonała usługę.

Wystawiła fakturę.

Rozpoznała przychód.

Klient jeszcze nie zapłacił.

Jeżeli miesięczna sprzedaż rośnie z 300 tys. zł do 1 mln zł, a kontrahenci płacą po 60–90 dniach, kwota należności może bardzo szybko osiągnąć setki tysięcy złotych.

W praktyce przedsiębiorca zaczyna więc finansować działalność swoich klientów.

Im szybciej rośnie firma, tym większego kapitału obrotowego może potrzebować.

I dlatego czasami zdanie:

„Mamy coraz więcej zamówień”

jest jednocześnie dobrą wiadomością i ostrzeżeniem.

Bo wzrost sprzedaży bez odpowiedniego finansowania może doprowadzić do problemów z płynnością.

Druga pułapka: pieniądze zamieniają się w majątek
Właściciel firmy widzi na rachunku 1 mln zł.

Podejmuje decyzję o zakupie maszyny za 700 tys. zł.

Po transakcji na koncie zostaje 300 tys. zł.

Czy firma straciła 700 tys. zł?

Nie.

Firma zamieniła gotówkę na składnik majątku.

Z perspektywy przedsiębiorcy różnica jest jednak ogromna.

Przed zakupem miał:

700 tys. zł dostępnej gotówki.

Po zakupie ma:

maszynę wartą 700 tys. zł.

Bilans może wyglądać dobrze.

Płynność wygląda już zupełnie inaczej.

Dlatego przedsiębiorca powinien zawsze rozdzielać dwa pytania:

Czy mnie na to stać?

oraz:

Czy stać mnie na to, żeby po tej transakcji mieć mniej gotówki?

To nie jest to samo.

Trzecia pułapka: „Skoro zapłacę podatek, lepiej coś kupić”
To jeden z najbardziej kosztownych mitów w świecie przedsiębiorców.

Kończy się rok.

Firma wykazuje wysoki dochód.

Pojawia się więc pomysł:

„Skoro mamy zapłacić podatek, kupmy samochód”.

Albo:

„Kupmy maszynę”.

Albo:

„Zróbmy remont”.

Sam mechanizm myślenia jest zrozumiały.

Problem polega na tym, że wydanie pieniędzy tylko po to, aby obniżyć podatek, nie musi być dobrą decyzją finansową.

Jeżeli przedsiębiorca wydaje 500 tys. zł, nie oznacza to, że „zaoszczędził 500 tys. zł podatku”.

Koszt podatkowy wpływa na podstawę opodatkowania zgodnie z zasadami właściwymi dla danej sytuacji.

A dodatkowo wydatek może być rozliczany w czasie.

Dlatego pytanie:

„Ile zaoszczędzę na podatku?”

powinno być dopiero jednym z pytań.

Pierwsze powinno brzmieć:

„Czy kupiłbym to również wtedy, gdyby nie było żadnej korzyści podatkowej?”

Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, warto zatrzymać się przed kliknięciem „kup teraz”.

Czwarta pułapka: firma rośnie szybciej niż właściciel
Jest jeszcze jeden ciekawy paradoks.

Firma może rozwijać się bardzo szybko, a jej właściciel wcale nie musi stawać się proporcjonalnie bogatszy.

Przedsiębiorstwo osiąga coraz większe przychody.

Zatrudnia kolejnych pracowników.

Kupuje sprzęt.

Otwiera nowe lokalizacje.

Inwestuje w marketing.

Buduje magazyn.

Finansuje zapasy.

Zaciąga kredyt.

Właściciel słyszy:

„W tym roku zwiększyliśmy przychody o 40%”.

Tylko że razem z przychodami rosną:

koszty stałe,

należności,

zapasy,

finansowanie,

zobowiązania,

potrzeby inwestycyjne,

ryzyko biznesowe.

Firma jest większa.

Ale większa firma nie zawsze oznacza więcej pieniędzy do dyspozycji właściciela.

Czasami oznacza po prostu większą organizację, która potrzebuje więcej kapitału.

Piąta pułapka: pieniądze firmy nie są pieniędzmi właściciela
To szczególnie istotne w przypadku spółek.

Na rachunku firmy może znajdować się 2 mln zł.

Ale właściciel nie powinien automatycznie myśleć:

„Mam 2 mln zł”.

Nie.

Ma je spółka.

Pieniądze mogą być potrzebne na działalność, inwestycje, zobowiązania, zabezpieczenie płynności czy realizację przyszłych projektów.

A sposób, w jaki środki mogą zostać legalnie przekazane właścicielowi, zależy od sytuacji prawnej i podatkowej.

W praktyce więc przedsiębiorca powinien rozdzielić trzy pojęcia:

majątek firmy, gotówkę firmy i majątek prywatny właściciela.

To trzy różne rzeczy.

Ile z miliona naprawdę może trafić do właściciela?
To pytanie jest znacznie ciekawsze niż samo:

„Ile firma zarobiła?”

Załóżmy, że przedsiębiorstwo wypracowało 1 mln zł wyniku.

Nie oznacza to automatycznie, że właściciel może następnego dnia przelać sobie 1 mln zł.

Po drodze mogą pojawić się m.in.:

podatki,

zobowiązania,

potrzeby inwestycyjne,

kapitał obrotowy,

finansowanie działalności,

ograniczenia związane z formą prawną,

sposób wypłaty środków,

konsekwencje podatkowe konkretnej formy wypłaty.

Dlatego „zysk firmy” i „dochód właściciela” to nie są synonimy.

To właśnie tutaj zaczyna się prawdziwe planowanie finansowe przedsiębiorstwa.

Najciekawsze pytanie nie brzmi: „Ile zapłacę podatku?”
Dobre doradztwo podatkowe nie powinno zaczynać się i kończyć na obliczeniu podatku.

Przy większych decyzjach warto spojrzeć szerzej.

Przedsiębiorca powinien wiedzieć:
1. Ile firma zarabia?

Nie tylko pod względem przychodów, ale również marży i rentowności.

2. Ile pieniędzy firma faktycznie generuje?

Czyli jak wygląda przepływ gotówki.

3. Gdzie obecnie znajduje się kapitał?

U klientów? W magazynie? W inwestycjach? Na rachunku?

4. Ile pieniędzy firma będzie potrzebowała za 3, 6 i 12 miesięcy?

5. Ile właściciel może bezpiecznie wypłacić?

6. Jak dana decyzja wpłynie na podatki?

7. Jakie będą konsekwencje tej decyzji za kilka lat?

Dopiero odpowiedzi na wszystkie te pytania pokazują prawdziwy obraz sytuacji.

Cztery liczby, które warto znać lepiej niż sam przychód
Jeżeli właściciel firmy miałby raz w miesiącu poświęcić kilkanaście minut na analizę finansową, powinien zacząć od czterech wartości.

1. Marża
Ile naprawdę zostaje z każdej złotówki sprzedaży?

2. Zysk
Czy działalność jest rentowna?

3. Cash flow
Czy pieniądze rzeczywiście wpływają do firmy szybciej, niż z niej wypływają?

4. Kapitał obrotowy
Ile pieniędzy jest potrzebnych, żeby firma mogła normalnie funkcjonować?

Dopiero razem te liczby odpowiadają na pytanie:

Czy firma rzeczywiście zarabia pieniądze i czy jej wzrost jest bezpieczny?

Bogata firma nie zawsze oznacza bogatego właściciela
I być może właśnie tutaj kryje się odpowiedź na pytanie z początku artykułu.

Firma może być bogata, ponieważ posiada majątek.

Może być rentowna, ponieważ generuje zysk.

Może dynamicznie rosnąć, ponieważ zdobywa nowych klientów.

A właściciel może nadal mieć stosunkowo niewiele gotówki prywatnie.

To nie musi oznaczać problemu.

Wręcz przeciwnie.

Jeżeli pieniądze pozostające w przedsiębiorstwie pracują i generują kolejne zyski, taka sytuacja może być elementem świadomej strategii rozwoju.

Problem pojawia się wtedy, gdy właściciel nie wie, dlaczego pieniędzy nie ma.

Bo wtedy nie zarządza kapitałem.

Tylko reaguje na to, co wydarzyło się w firmie.

Najdroższy błąd? Patrzenie tylko na podatek
Podatek jest ważny.

Ale przedsiębiorca nie prowadzi firmy po to, żeby płacić jak najniższy podatek.

Prowadzi ją po to, żeby budować wartość i zarabiać pieniądze.

Dlatego dobra decyzja biznesowa powinna przejść przez kilka filtrów:

Czy jest ekonomicznie uzasadniona?

Czy firma ma na nią pieniądze?

Czy nie pogorszy nadmiernie płynności?

Jak wpłynie na wynik finansowy?

Jak wpłynie na podatki?

Jak będzie wyglądała za rok, trzy lata i pięć lat?

Dopiero wtedy można mówić o świadomym zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa.

Zanim zapytasz „ile zapłacę podatku”, zapytaj „co zostanie w firmie?”
To niewielka zmiana sposobu myślenia, ale może całkowicie zmienić sposób podejmowania decyzji.

Przedsiębiorca, który pyta wyłącznie:

„Jak zapłacić mniej podatku?”

patrzy na jeden element układanki.

Przedsiębiorca, który pyta:

„Jak sprawić, żeby po opodatkowaniu, inwestycjach i wszystkich zobowiązaniach firma miała zdrową płynność i rosła w wartości?”

patrzy na cały obraz.

I właśnie dlatego podatki powinny być elementem strategii finansowej firmy, a nie jej jedynym celem.

Na koniec: prosty test właściciela firmy
Spróbuj odpowiedzieć bez zaglądania do księgowości:

Ile firma zarobiła w ostatnim miesiącu?

Ile gotówki wygenerowała?

Ile pieniędzy jest obecnie u klientów?

Ile kapitału jest zamrożone w zapasach?

Jakie zobowiązania firma musi zapłacić w ciągu najbliższych 30 dni?

Ile pieniędzy można bezpiecznie wypłacić właścicielowi?

Ile firma będzie potrzebowała na inwestycje w ciągu kolejnych 12 miesięcy?

Jeżeli odpowiedź na większość tych pytań brzmi:

„Muszę zapytać księgową”

— to nie jest powód do wstydu.

To sygnał, że księgowość być może powinna dostarczać nie tylko informacji o tym, co już się wydarzyło, ale również danych potrzebnych do podejmowania decyzji o tym, co wydarzy się dalej.

Bo dobra księgowość pokazuje przeszłość.

Dobre doradztwo pomaga zaplanować przyszłość.

A właściciel firmy powinien wiedzieć nie tylko, ile firma zarobiła, ale przede wszystkim:

gdzie są jej pieniądze, dlaczego właśnie tam są i jak sprawić, żeby pracowały na kolejny etap rozwoju.